La gestión básica de archivos en 3D Studio es similar al de otros programas basados en Windows, por lo que en este apartado únicamente se hace una breve referencia a ellos explicando con detalle únicamente aquellos aspectos típicos del programa.

Al iniciar una sesión con 3D Studio se presenta una escena nueva en la cual poder comenzar a trabajar. También se puede crear una nueva escena una vez abierto el programa para lo cual se presentan dos opciones en el menú Archivo:

• Nuevo: permite comenzar a trabajar en una escena nueva sin cambiar la configuración del sistema (visores, ajuste, Editor de materiales, imagen de fondo, etc.).
  Al acceder a la orden se muestra el cuadro de diálogo que muestra la siguiente imagen:
  
  Seleccionar la opción Todos nuevos y hacer clic sobre el botón Aceptar para comenzar en una escena vacía. Si se selecciona la opción Con objetos la nueva escena presenta los mismos objetos que la escena que estaba abierta.
• Reiniciar: permite comenzar a trabajar en una nueva escena estableciendo la configuración inicial del sistema, este proceso equivale a cerrar y abrir el programa.
  Al acceder a la orden se mostrará un cuadro de diálogo que solicita confirmación para reiniciar.

Para conservar los cambios realizados en la escena es necesario guardar la misma para lo cual:

1. Seleccionar la opción Guardar del menú Archivo.
2. En el apartado Guardar en del cuadro de diálogo que se presenta, indicar la ubicación en la cual se va a guardar el archivo.
   
3. Escribir el nombre del archivo en el cuadro de texto Nombre de archivo.
4. Hacer clic sobre el botón Guardar.

Si una vez guardada la escena se realizan cambios en la misma hay que tener en cuenta que dichos cambios no se almacenan automáticamente en el archivo creado. Por tanto, para que el archivo contenga las últimas modificaciones realizadas, habrá que volver a guardar la escena seleccionando la opción Guardar del menú Archivo.

Por defecto, al ejecutar de nuevo la orden Guardar 3D Studio almacena en el archivo MaxBack.bak una copia de la escena sin actualizar, crea una copia de seguridad de la escena que se va a guardar. Cada vez que se guarda la escena se realiza el mismo proceso por lo que el archivo MaxBack.bak se actualizará sustituyendo la copia de seguridad que contenía por la nueva.

Pongamos un ejemplo del proceso que sigue el programa:

1. Se accede a una nueva escena, se dibuja una esfera y se guarda la escena con el nombre ejemplo.max. El archivo contendrá la esfera dibujada.
2. Se dibuja en la escena una caja y se guarda la escena. En este momento 3D Studio almacena en el archivo MaxBack.bak el contenido del archivo ejemplo.max antes de actualizar este último, por tanto MaxBack.bak contiene únicamente la esfera mientras que ejemplo.max contiene la esfera y la caja.
3. Se dibuja a continuación una nueva esfera y se guarda la escena. Se vuelve a repetir el proceso anterior y antes de actualizar ejemplo.max guarda su contenido en MaxBack.bak  por lo que este último contiene la esfera y la caja mientras que ejemplo.max contiene las dos esferas y la caja.

El archivo MaxBack.bak no se puede abrir con 3D Studio pero si en algún momento es preciso recuperar el contenido del mismo se puede renombrar sustituyendo la extensión bak por max, lo que le convierte en una escena de 3D Studio.

3D Studio presenta la opción de crear copias de seguridad automáticas de la escena en la cual se está trabajando. Este aspecto no suprime la necesidad de ir guardando la escena, se trata de una medida de seguridad ante la posibilidad de producirse un fallo y no haber guardado recientemente la misma.

Por defecto, el programa guarda una copia de seguridad automática cada 5 minutos asignado al primer archivo el nombre autobak1.mx, al segundo archivo autobak2.mx y al tercero autobak3.mx, las posteriores copias actualizarán los archivos ya creados guardándose la cuarta en el archivo autobak1.mx, la quinta en autobak2.mx y así sucesivamente.

Si se quiere establecer otro valor de tiempo, número de archivos que se crean o nombre de los mismos se puede modificar la configuración. Los pasos a seguir son:

1. Acceder al menú Personalizar y seleccionar la opción Preferencias.
2. Hacer clic sobre la solapa Archivo.
3. Comprobar que está activada la opción Activar del área Copia de seguridad automática, si no es así activarla.
   
4. En Nª de archivos de seguirdad Indicar el número de archivos que se van a crear antes de actualizar de nuevo el primero (el valor máximo es 9).
5. En Intervalo copia (minutos) establecer el tiempo que va a transcurrir entre copia y copia.
6. Si se quiere asignar a los archivos que se van a crear un nombre concreto escribirlo en el cuadro de texto Nb arch. copia seg. automática. Independientemente del nombre que se asigne la extensión siempre será mx.
7. Finalmente hacer clic sobre el botón Aceptar.

En algunas ocasiones es posible que se quiera conservar la escena tal y como está en ese momento antes de continuar realizando modificaciones sobre la misma. El proceso a seguir para crear una copia de la escena es:

1. Guardar la escena para que se guarden las últimas modificaciones realizadas sobre la misma.
2. Acceder a la opción Guardar como del menú Archivo.
3. Indicar una nueva ubicación y/o un nuevo nombre para el archivo que se va a crear.

Si se quiere crear una copia de la escena pero únicamente con alguno de los objetos de la misma los pasos a seguir son:

1. Seleccionar los objetos que se quieren copiar a la nueva escena.
2. Seleccionar la opción Guardar selecciones del menú Archivo.
3. Asignar una nueva ubicación y un nombre al archivo que se va a crear.

Si se quieren añadir a una escena objetos creados en otras escenas de 3D Studio (archivos de extensión max), los pasos a seguir son:

1. Teniendo abierta la escena a la cual añadir los objetos seleccionar la opción Fusionar del menú Archivo.
2. En el cuadro de diálogo que se presenta localizar el archivo que contiene los objetos que se quieren añadir a la escena y abrirlo. Se mostrará el cuadro de diálogo que muestra la siguiente imagen.
   
3. La lista de la izquierda presenta el nombre de los objetos que contiene el archivo, hacer clic sobre el botón Todo (bajo la lista) para seleccionar todos los objetos o seleccionar aquellos que se quieren fusionar haciendo clic sobre su nombre manteniendo pulsada la tecla Ctrl.
4. Una vez seleccionados los objetos que se quieren fusionar hacer clic en Aceptar.

3D Studio permite importar objetos creados con otros programas o bien con versiones anteriores. Aunque el proceso inicial es el mismo, en función del archivo a importar el proceso a seguir difiere.

En este apartado se explica únicamente la importación de mallas de 3D Studio con el fin de poder añadir a la escena objetos creados con versiones anteriores del programa.

Los pasos a seguir para importar objetos contenidos en archivos de extensión 3ds son:

1. Seleccionar la opción Importar del menú Archivo.
2. En el cuadro de diálogo que se presenta comprobar que en la lista Tipo está seleccionada la opción Malla de 3D Studio (*.3DS,*.PRJ), si no es así seleccionarla.
3. Localizar el archivo que contiene los objetos que se quieren añadir a la escena y abrirlo. Se presentará el cuadro de diálogo que muestra la siguiente imagen.
   
4. Seleccionar la opción Fusionar objetos si se quieren añadir los objetos a la escena actual y Sustituir por completo si se quieren añadir a una nueva escena.
5. Si la opción Convertir unidades está activada, el programa presupone que las unidades del archivo importado son pulgadas y las convierte al sistema de unidades actual. Desactivar la opción si se considera que los objetos a importar no están en pulgadas.
6. Finalmente hacer clic en Aceptar.
7. Si se muestra el siguiente cuadro de diálogo seleccionar cualquiera de las opciones, cuando se explique la animación se entenderá el proceso que se realizaría en cada caso.