Curso de Access XP Avanzado

Hasta ahora sólo se han establecido los campos y sus propiedades, por lo cual si se accede a la Vista Hoja de datos, se observa que la misma no presenta ningún registro, ya que no se han introducido. Por tanto, la fase siguiente consiste en introducir datos en la tabla, generando de esta forma los registros.

Para comenzar a introducir datos hay que situar el cursor en el campo en el cual introducir datos, en el registro que aparece en blanco en la ventana Vista Hoja de datos y que presenta el siguiente icono a la izquierda del mismo .

Al empezar a introducir el dato el icono anterior presenta el siguiente aspecto que indica el registro en el que se están introduciendo datos. También se observa como debajo del registro se presenta un nuevo registro en blanco, representado por el icono a su izquierda, que indica la posibilidad de introducir un nuevo registro.

Según se introducen los valores en cada uno de los campos de un registro éstos se van guardando en la base de datos.

De este modo se pueden introducir tantos registros como sean necesarios.

Una vez introducidos registros en una tabla es posible realizar modificaciones en la estructura de la tabla. Los pasos a seguir son:

1. Establecer la visualización Vista Diseño.
2. Realizar los cambios que sean necesarios, cambiar el nombre de los campos, el tipo de dato, las propiedades, o incluso introducir nuevos campos.
3. Acceder a la visualización Vista Hoja de datos. El programa detecta las modificaciones y presenta el siguiente mensaje:   

   

4. Antes de cambiar la visualización de la tabla es necesario guardarla, por lo cual hacer clic en el botón Sí.
5. Se pueden establecer tantos cambios como sean necesarios. Una vez realizados los mismos hacer clic sobre el botón Cerrar, de la barra de títulos de la tabla, para cerrarla y visualizar la ventana de la base de datos.

Para realizar modificaciones en la tabla basta con situar el cursor en el apartado que se quiera modificar, haciendo clic sobre él o a través del teclado. En este último caso las teclas y funciones de las mismas son:

• Con las flechas é y ê se accede a la fila superior e inferior respectivamente.
• Para acceder al panel de Propiedades, del campo seleccionado, se pulsa la tecla F6.
• Las teclas Tabulador y Mayús+Tabulador desplazan el cursor a la columna siguiente y anterior respectivamente.

Haciendo doble clic sobre un apartado se selecciona el texto que hay en él pudiendo suprimir el mismo con la tecla Supr o tecleando el nuevo valor.

Para insertar un nuevo campo entre dos ya existentes, hay que situar el cursor en cualquier parte de la fila inferior y a continuación seleccionar la opción Filas del menú Insertar, o hacer clic sobre el botón Insertar filas de la barra de herramientas.

Para eliminar un campo ya existente, seleccionar la opción Eliminar fila del menú Edición, o hacer clic sobre el botón Eliminar filas de la barra de herramientas, con el cursor situado en cualquier parte de la fila.