Curso de Access XP Avanzado

Una operación muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la información introducida y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo como Excel, Word, Dbase, ... es la de poder importar convirtiendo de formato a formato Access dicha información.

Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de datos de Access (de  la versión que se está empleando o de versiones anteriores), e incluso datos de otros programas y formatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox.

¿Qué diferencias existen entre importar y vincular?

• Si se importan los datos se crea una copia de la información en una tabla nueva de la base de datos. En este caso la tabla o archivo de origen no se modificará. Tras realizar esta operación de importar, la tabla creada en Access no depende en absoluto de la original, no existe nexo de unión entre ambas.
• Si se vinculan los datos se establece una conexión a los datos de otra aplicación de modo que los datos se puedan ver y modificar tanto en la aplicación original como en Microsoft Access. Es por ello que el formato del origen de datos externo no se modifica, pero se pueden agregar, eliminar o editar sus datos utilizando Microsoft Access. La vinculación o conexión entre el archivo de datos de la otra aplicación y la tabla vinculada de Access es bidireccional, es decir, si modificamos los datos en Access, quedan modificados en el archivo original, y si se modifican en el archivo original, también repercute dicha modificación en Access.

Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla vinculada se elimina el vínculo con la tabla pero no la tabla externa, manteniéndose el archivo original intacto. Se rompe "el cordón umbilical" que existe entre ambas fuentes de datos.

¿Cuándo importar y cuándo vincular?

Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. Si utiliza esta opción, puede conservar los métodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estén utilizando en el programa original.

El proceso para importar datos es muy similar al de vincularlos siendo los pasos a seguir los que se indican a continuación:

1. Hacer clic sobre el menú Archivo y a continuación sobre la opción Obtener datos externos.
2. Si se quieren importar los datos hacer clic sobre la opción Importar y si se quieren vincular sobre Vincular tablas. La siguiente imagen muestra el aspecto del cuadro de diálogo que se presenta.

3. En la lista desplegable Buscar en seleccionar la carpeta en la cual se encuentra el archivo que se quiere importar o vincular y en la lista Tipo de archivo (abajo) seleccionar la extensión correspondiente a dicho archivo (desplegando del triangulito de la derecha, aparecen todos los formatos contemplados por Access para importar). Finalmente seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón Importar o Vincular.
4. En función del tipo de archivo seleccionado se presentará un Asistente que guiará el proceso de importación. En el ejemplo se van a importar los datos contenidos en una hoja de cálculo de Excel, en este caso se presenta en primer lugar el siguiente cuadro de diálogo en el cual se deberá indicar la hoja del libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera).
   
   
5. Tras seleccionar la hoja y pulsar el botón Siguiente, en el cuadro de diálogo que se muestra indicar si la primera fila de la tabla corresponde a los títulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una tabla de datos suele contener los rótulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos).
   
   
6. Tras pulsar el botón Siguiente seleccionar la opción En una nueva tabla para que los datos importados se localicen o ubiquen en una tabla nueva (tabla que crea el propio proceso de importación).
   
   
7. Seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas características para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada campo, si van a ser indexados o no...Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver modificado su diseño de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseño como para cualquier tabla existente en la base de datos actual).
8. En el último cuadro de diálogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para finalizar, hacer clic sobre el botón Terminar.

Las tablas importadas presentan el icono típico de una tabla de Access mientras que las vinculadas presentan un icono relacionado con el tipo de archivo al cual está vinculada la tabla. En la siguiente imagen se observan los dos, siendo la tabla Listín una tabla importada y la tabla Listin2 una vinculada (el icono, en este caso representa una tabla vinculada con datos provenientes de Excel).