Las consultas son objetos de la base de datos (que aparecerán en el panel de consultas) que permiten seleccionar un conjunto de registros (de una o varias tablas) con los que poder trabajar en un momento determinado. Una consulta es un filtro sofisticado.

Las consultas permiten:

• Visualizar los registros que cumplen una determinada condición.
• Visualizar a la vez datos de distintas tablas (deberán estar relacionadas).
• Ver determinados campos de los registros que cumplen la condición, colocados a voluntad.
• Ordenar a capricho y representar de distintos modos los registros seleccionados.
• Calcular nuevos valores, para cada uno de los registros, a partir de los datos almacenados en una tabla.
• Calcular parámetros estadísticos, referidos a todos o algunos registros (sumas, promedios,...).

Las consultas pueden ser de varios tipos:

• Consultas de selección: Son aquellas que permiten dar respuesta a las preguntas que se puedan plantear sobre los datos introducidos en las tablas. Estas consultas permiten seleccionar datos de varias tablas a la vez (pero deberán estar relacionadas).
• Consultas de acción: Son aquellas que permiten realizar diversas operaciones (acciones) con los datos de una tabla, de modo automático: Añadir registros procedentes de una tabla a otra, actualizar u operar con los datos de un campo de una tabla, eliminar registros de las tablas, crear tablas con ciertos datos de otra, ...

Los criterios que se establecen en las consultas son introducidos en las celdas de la fila Criterios, en la parte inferior de la ventana de diseño, tecleándolos directamente o utilizando el Generador de expresiones, el cual se explicará en el siguiente punto.

Si se introducen varias condiciones en una fila de criterios, todas ellas deben cumplirse simultáneamente para que el registro quede seleccionado.

Los elementos que se pueden introducir en un criterio son diversos, algunos de los cuales ya se conocen al ser empleados en los filtros. A continuación se pasan a detallar los mismos en función de su utilidad.

El criterio más sencillo que se puede establecer es el de localizar por un determinado valor dentro de un campo. Para realizar este proceso basta con situarse en la celda Criterios correspondiente al campo que va a contener el dato y teclear el mismo en ella.

Para introducir un valor hay que tener en cuenta el tipo de dato que contiene el campo:

• Los textos: Han de introducirse entre comillas. De no hacerlo, Access al detectar que es un criterio bajo un campo de texto lo entrecomilla automáticamente.
• Los números: Ya sean para campos de tipo Numérico, Moneda o Autonuméricos, se introducen tal cual, sin ningún símbolo adicional, solo se puede utilizar la coma para establecer valores con decimales.
• Las fechas: Se introducen entre signos de almohadilla #.  (#12 de abril de 1999# ó #12/4/99#), para ser reconocidas como tales. De no colocarlo entre estos signos, Access los coloca automáticamente.
• Campos lógicos (Sí/No): Se pueden introducir los valores Sí, No, Verdadero, Falso, Activado o Desactivado. De colocar el valor lógico Sí debe ir con acento para que Access lo reconozca.

Ejemplo: Consulta para seleccionar los socios de Arnedo.

Ejemplo: Consulta para seleccionar los socios de Arnedo y federados

Para establecer comparaciones en un criterio, se emplean los siguientes operadores:

Ejemplo: Socios con cuota mayor o igual de 3 euros.

Los operadores lógicos más utilizados son Y y O, los cuales permiten establecer varias condiciones sencillas dentro de una misma celda de criterio.

Se utiliza el operador Y para establecer que dos o más comparaciones deben cumplirse simultáneamente (mayor que Y menor o igual que Y distinto de...).

Se utiliza el operador O para establecer que al menos una de las condiciones debe cumplirse. (una O la otra...).

El operador Negado se utiliza para establecer las condiciones que no se quieren cumplir (negado mayor que 500, selecciona todos aquellos valores menores de 500).

Ejemplo: Socios de Arnedo o Nájera

Existe otra forma para utilizar el operador lógico O en una consulta. Recordemos que en los filtros por formulario, las condiciones enlazadas con O respecto a otras, se colocaban bajo otra solapa Or. Pues bien, aquí, en las consultas, las condiciones que se quieran tratar bajo el operador O, serán especificadas en una línea por debajo de los criterios principales. En la fila O de la parrilla inferior de criterios en la consulta.

De este modo, el ejemplo anterior se resolvería, también de la siguiente manera:

El resultado será el mismo.

El operador Como, permite establecer patrones de búsqueda, gracias al empleo de caracteres comodín. Estos caracteres son ya conocidos. El * sustituye a un grupo indeterminado de caracteres, mientras la ? sustituye a un único carácter en la posición donde aparezca el símbolo ?.

Algunos de los patrones posibles son:

No será necesario introducir la palabra Como ni las comillas, el programa lo realiza automáticamente.

Ejemplo: socios cuyo nombre empiece por 'A' ordenados por población