Es posible agrupar registros según el valor de un determinado campo y resumir dichos grupos mediante cálculos tales como sumar, contar o bien calcular el promedio de los valores almacenados en cada campo.

Para realizar esta operación es necesario seleccionar la opción Totales del menú Ver o hacer clic sobre el botón Totales de la barra de herramientas. En ambos casos en la ventana de diseño de la consulta se muestra una nueva fila Total.

Para volver a establecer el estado normal de la consulta hay que volver a seleccionar la opción totales ("soltando" el botón ).

Es el caso más sencillo que se puede presentar. Los pasos a seguir son:

1. Establecer una consulta en visualización Vista Diseño.
2. Agregar "bajando" en el línea Campo, situada en la parte inferior de la hoja de diseño, aquellos campos sobre los que se va a realizar el cálculo.
3. Seleccionar la opción Totales .
4. Situar el cursor en cada una de las celdas correspondiente al campo Total y seleccionar una de las opciones que se presentan en la lista desplegable:

• Suma: calcula la suma total de los valores almacenados en el campo (en este caso para toda la tabla).
• Promedio: calcula la media aritmética de los valores de ese campo en la tabla.
• Mín: establece el valor más pequeño para ese campo en la tabla.
• Máx: establece el valor mayor para ese campo en la tabla.
• Cuenta: cuenta el número de registros que contienen un valor no Nulo (con datos) en el campo dentro de la tabla.
• DesvEst: calcula la desviación típica (función estadística).
• Var: calcula la varianza (función estadística).

Por ejemplo: Queremos calcular la suma de todas las cuotas. La consulta en su modo Vista diseño queda como sigue.

El resultado de ejecutarla es: (La suma de todas las cuotas es 3.369 euros)

Es posible establecer la opción anterior pero agrupando los resultados en función de algún campo. Los pasos a seguir son similares a los descritos anteriormente, estableciendo en el campo por el cual se quiere agrupar la opción Agrupar por, de la lista desplegable de la celda correspondiente a la fila Total.

La opción Agrupar por permite que los cálculos indicados en las otras columnas se realicen sobre cada uno de los grupos de registros que se forman a partir de los diferentes valores almacenados en el campo de la columna Agrupar por.

Es posible establecer más de un campo por el cual agrupar, teniendo en cuenta que éstos deben situarse en orden creciente de prioridad, de izquierda a derecha, esto es, primero se agrupa según el campo más a la izquierda y los registros con igual dato en este campo se agrupan a su vez según el campo especificado a la derecha del anterior, y así sucesivamente.

Por ejemplo: Calculamos la suma de las cuotas agrupadas por poblaciones. La consulta en su modo Vista diseño queda como sigue.

El resultado de ejecutarla es:

Es posible utilizar criterios en una consulta de totales (de este modo, los totales no se aplican sobre todos los registros de la tabla sino sobre los que satisfacen unas condiciones o criterios), pero hay que tener muy presente el tipo de indicación que hay en la fila Total de la columna en la cual se establece el criterio, si es del tipo Agrupar por o es de tipo cálculo. Los resultados en función de ello son:

• Agrupar por: el efecto que produce un criterio es similar al habitual, esto es, los grupos y cálculos realizados se establecen en función de aquellos registros que cumplen los criterios. Primero se filtran los registros y luego se establecen los grupos según el o los campos Agrupar por y se calculan los totales.
• Cálculos: si en la celda Total se ha establecido una opción de cálculo (suma, promedio, etc.), los criterios se evalúan después de realizados los cálculos. Primero se realizan los cálculos y luego se filtran los registros.

Es posible especificar un criterio para un campo cualquiera, que no se evalúe en la consulta de totalizar (poner una condición por un campo por el que no se va ni a agrupar ni a totalizar), no estableciéndose grupos en función de dicho campo. Para ello es preciso establecer la opción Dónde de la celda Totales y desactivar la casilla correspondiente a la celda Mostrar, de este modo se filtrarán los datos en función de los criterios colocados bajo este campo pero el mismo no será mostrado en la consulta (interviene para criterios pero no afecta en nada para los totales o las agrupaciones). La opción Dónde, digamos que equivale a decir Nada especial para este campo.

Por ejemplo: en el siguiente caso se totalizan las cuotas por poblaciones de todos los socios que están federados. Los campos intervinientes son Localidad (para agrupar por localidades: Agrupar por), Cuota (para calcular las sumas por cada valor del campo agrupar, en esta caso por cada población: Suma) y Federado (que solo interviene para fijar por él el criterio de Federado=Sí pero para nada mas: Dónde).

El resultado de la consulta es: