En posteriores lecciones se van a desarrollar con detalle todos los aspectos relacionados con cada uno de los objetos que puede contener una base de datos, ya que cada uno de ellos tiene aspectos distintos, si bien también poseen algunos comunes que son los que se pasan a detallar a continuación:

• Para crear un nuevo objeto bastará con seleccionar la solapa correspondiente al tipo de objeto que se desea crear y a continuación hacer clic en el botón Nuevo.
• Para modificar las características de un objeto, se selecciona el mismo en la Ventana de documentos y a continuación se selecciona el botón Diseño.
• Para visualizar los datos de una tabla, consulta, formulario o informe, se selecciona el objeto y a continuación se hace clic en el botón Abrir (Vista previa en el caso de los informes), o hacer doble clic sobre el objeto en cuestión.

Cuando se "Abre" un objeto, se visualiza el mismo en su modo de visualización habitual (según se apreciará en posteriores lecciones).

• Se pueden conmutar en cualquier momento la visualización que se precise, la Visualización Normal del objeto o la Vista Diseño. Se puede acceder a ambas opciones a través del menú de Ver, o bien a través de los botones de la barra de herramientas que se detallan a continuación:

Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentará en una ventana de documento y se podrán gestionar del mismo modo que cualquier ventana de Windows (mover, minimizar, cambiar el tamaño, etc.). El menú Ventana contiene en todo momento la lista de las ventanas de los objetos abiertos.

Para poder acceder a la ventana de la base de datos, se selecciona su nombre en la lista del menú Ventana o se hace clic sobre el botón Ventana base de datos de la barra de herramientas.

Para cerrar una base de datos basta con cerrar la Ventana de la base de datos, haciendo clic sobre el botón Cerrar , situado en su barra de títulos o seleccionando a la opción Cerrar del menú Archivo.

Todas las operaciones que se van realizando en la base de datos se van almacenando en el archivo en el cual se ubicó la misma al ser creada (recordar lo visto en el apartado Crear una base de datos). Por tanto, al cerrar una base de datos se almacenan todos los objetos contenidos en la misma (tablas, consultas, formularios, etc.) en dicho archivo, sin necesidad de acceder a la opción Guardar.

Para salir de Access basta con cerrar la Ventana del programa, haciendo clic sobre el botón Cerrar de la barra de títulos o accediendo a la opción Salir del menú Archivo.

Si en ese momento hay una base de datos abierta, los objetos contenidos en la misma serán almacenados en el archivo correspondiente como se ha explicado en el apartado anterior.

La pantalla de Access

Ejecutar Access y crear una nueva base de datos que se denomine Socios del club.

Localizar los siguientes objetos en la pantalla:

1. Ventana de la aplicación.
2. Ventana de la base de datos.
3. Solapa de Tablas, Consultas, Formularios e Informes.

Cerrar la base de datos sin salir de Access.

Abrir de nuevo la base de datos que se acaba de crear. Observar que en las fichas de Tablas, Consultas e Informes no hay ningún objeto creado.

Cerrar Access.

Abrir la base de datos Socios del club.

Crear una tabla y llamarle Tabla primera (botón Nuevo)

1. Seleccionar la solapa de Tablas.
2. Hacer clic sobre el botón Nuevo.
3. Seleccionar la opción Vista hoja de datos.
4. Cerrar la ventana haciendo clic sobre el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la misma.
5. Guardar cambios SI.
6. Nombre de la tabla Tabla primera.
7. No establecer clave principal.

Abrir la tabla creada, (botón abrir)

1. Seleccionar la solapa de Tablas.
2. Seleccionar la tabla Tabla primera.
3. Hacer clic sobre el botón Abrir.

Introducir texto en dos celdas. Cerrar a continuación la ventana. ¿Se presenta algún mensaje de advertencia?. ¿Se han almacenado los textos que han sido introducidos?

Conclusión: Los datos almacenados en una celda se guardan automáticamente al pasar a la siguiente o al cerrar la tabla.

Abrir la tabla en modo diseño. ¿Qué ocurre con las barras de herramientas?

1. Seleccionar la solapa de Tablas
2. Seleccionar la tabla Tabla primera
3. Hacer clic sobre el botón Diseño

Salir del programa

Abrir Access y la base de datos Socios del Club

Borrar la tabla Tabla primera.

1. Seleccionar la solapa Tablas.
2. Seleccionar la tabla Tabla primera
3. Situando el puntero del ratón sobre la tabla pulsar el botón derecho.
4. Elegir la opción Eliminar del menú contextual.

Cerrar la base de datos Socios del Club

Cerrar Access

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