Comenzamos aquí el curso correspondiente a un segundo nivel de Microsoft Access 2007. No se trata de un curso de Access Avanzado (también denominado Access Aplicaciones) sino de un curso continuación del curso de Access básico 2007. En dicho curso se estudiaron a fondo los conceptos iniciales y fundamentales de éste programa gestor de base de datos y dichos conceptos son considerados en este punto de partida como correctamente asimilados. Sin esos conocimientos no será posible un adecuado seguimiento de las materias que ahora comenzamos a desarrollar.

En este curso profundizaremos en aspectos relativos a propiedades de las tablas, consultas, formularios e informes que nos harán poseer definitivamente una base sólida para trabajar profesionalmente con esta aplicación gestora de base de datos: Microsoft Access 2007.

También es importante reconocer las novedades incluidas en la nueva versión de Microsoft Access 2007, por lo que realizaremos un breve repaso de las importantes funcionalidades que incluye esta novedosa versión de la aplicación.

Como es fundamental diferenciar correctamente qué es una tabla y los otros objetos qua van a constituir una base de datos frente a qué es una base de datos, vamos a repasar también dichas diferencias para dejar sentada una buena base desde el principio. Después recordaremos los diferentes objetos que puede contener una base de datos y a continuación los distintos de datos que pueden definirse dentro de una tabla.

Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.

Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, dirección, teléfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar ésta información se necesitaría crear la base de datos "Agenda". Otro ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de películas, clientes, distribuidoras, géneros...) con lo cual, mediante un programa específico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendríamos que crear una base de datos "video club". Otro ejemplo mas de base de datos sería la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc...La base de datos bien la podríamos llamar "Academia".

A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y columnas que alberga información o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (código, nombre, dirección, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sería en éste caso la tabla de clientes. En cada fila tendríamos todos los datos de cada cliente, tendríamos lo que en términos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendríamos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato.

Sin embargo, una base de datos (toda la información y elementos de gestión de esa información referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artículos, familias, descuentos) así como otros elementos que permiten trabajar cómodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, módulos, macros... Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.