Curso de Access Avanzado 2007

Hasta ahora sólo se han establecido y definido los campos así como sus propiedades, por lo cual si se accede a la Vista Hoja de datos, se observa que la tabla no presenta ningún registro, ya que aún no se han introducido datos en ella. Por tanto, la fase siguiente consiste en introducir datos en la tabla, generando de esta forma los registros (registro es el equivalente a ficha de un archivo tradicional).

Para comenzar a introducir datos hay que situar el cursor en el campo en el cual introducir datos, en el registro que aparece en blanco en la ventana Vista Hoja de datos y que presenta el selector de fila en color anaranjado como puedes ver en la imagen siguiente:

Al empezar a introducir el dato el selector de fila anterior incluye el siguiente icono:

Esto indica que en esa fila, que en ese registro, se están introduciendo datos.

También podemos observar como debajo del registro se presenta un nuevo registro en blanco, representado por el icono a su izquierda, esto indica la posibilidad de introducir un nuevo registro.

Según se introducen los valores en cada uno de los campos de un registro éstos se van guardando en la base de datos. De campo a campo se avanza mediante la tecla Intro o bien mediante la tecla de tabulación.

De este modo se pueden introducir tantos registros como sean necesarios. Una vez introducidos los registros se podría cerrar la tabla. Desde el panel de exploración de objetos de Access vemos la tabla como elemento, y para volver a ver los datos basta con abrirla simplemente haciendo doble clic en ella. De desear añadir más registros, lo podremos hacer:

Utilizando el comando "Nuevo" del grupo Registros de la ficha Hoja de Datos, en la Cinta de Opciones de Access 2007.

O bien, desde al botón Nuevo Registro que encontramos en la parte inferior izquierda de la tabla junto a los botones de avance, retroceso, primer registro, último registro (barra de navegación de la tabla).

Una vez introducidos registros en una tabla es posible realizar modificaciones en la estructura de la tabla. Los pasos a seguir son:

1. Establecer la visualización Vista Diseño.

2. Realizar los cambios que sean necesarios, cambiar el nombre de los campos, el tipo de dato, las propiedades, o incluso introducir nuevos campos.

3. Acceder a la visualización Vista Hoja de datos desde el botón Ver - Hoja de datos. El programa detecta las modificaciones y presenta el siguiente mensaje:

4. Para que Access recoja y guarde las modificaciones efectuadas en el diseño de la tabla haremos clic en "Sí".
5. Se pueden establecer tantos cambios como sean necesarios. Una vez realizados los mismos hacer clic sobre el botón Cerrar, de la barra de títulos de la tabla, para cerrarla.

Para realizar modificaciones en la tabla basta con situar el cursor en el apartado que se quiera modificar, haciendo clic sobre él o a través del teclado. En este último caso las teclas y funciones de las mismas son:

• Con las flechas é y ê se accede a la fila superior e inferior respectivamente.
• Para acceder al panel de Propiedades, del campo seleccionado, se pulsa la tecla F6.
• Las teclas Tabulador y Mayús+Tabulador desplazan el cursor a la columna siguiente y anterior respectivamente.
• Haciendo doble clic sobre un apartado de propiedades se selecciona el texto que hay en él pudiendo suprimir el mismo con la tecla Supr o tecleando el nuevo valor.
• Para insertar un nuevo campo entre dos ya existentes, hay que situar el cursor en cualquier parte de la fila inferior y a continuación seleccionar la opción Insertar Filas del grupo herramientas de la Ficha Diseño.

• Para eliminar un campo ya existente, seleccionar la opción Eliminar filas del grupo herramientas de la Ficha Diseño, con el cursor situado en cualquier parte de la fila.