Curso de Access Avanzado 2007

Una operación muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la información introducida y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo como Excel, Word, Dbase, ... es la de poder importar convirtiendo de formato a formato Access dicha información.

Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de datos de Access (de la versión que se está empleando o de versiones anteriores), e incluso datos de otros programas y formatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o Paradox.

¿Qué diferencias existen entre importar y vincular?

• Si se importan los datos se crea una copia de la información en una tabla nueva de la base de datos. En este caso la tabla o archivo de origen no se modificará. Tras realizar esta operación de importar, la tabla creada en Access no depende en absoluto de la original, no existe nexo de unión entre ambas.
• Si se vinculan los datos se establece una conexión a los datos de otra aplicación de modo que los datos se puedan ver y modificar tanto en la aplicación original como en Microsoft Access. Es por ello que el formato del origen de datos externo no se modifica, pero se pueden agregar, eliminar o editar sus datos utilizando Microsoft Access. La vinculación o conexión entre el archivo de datos de la otra aplicación y la tabla vinculada de Access es bidireccional, es decir, si modificamos los datos en Access, quedan modificados en el archivo original, y si se modifican en el archivo original, también repercute dicha modificación en Access.

Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas que están guardadas en la base de datos actual y las tablas vinculadas, siendo el de estas últimas distinto en función del tipo de archivo vinculado.

Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla vinculada se elimina el vínculo con la tabla pero no la tabla externa, manteniéndose el archivo original intacto. Se rompe "el cordón umbilical" que existe entre ambas fuentes de datos.

¿Cuándo importar y cuándo vincular?

Se importarán los datos cuando éstos sólo se vayan a utilizar desde Microsoft Access, de este modo se agiliza el trabajo con el programa ya que sus propias tablas las gestiona más rápidamente.

Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. Si utiliza esta opción, puede conservar los métodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estén utilizando en el programa original.

En la nueva versión de Access 2007, todas las opciones de Importación se han agrupado en un mismo grupo dentro de la misma ficha en la cinta de opciones: La Ficha Datos Externos. Esto nos va a facilitar muchísimo la labor de importación de datos externos, haciendo más sencilla la búsqueda de las opciones correspondientes.

Podemos importar datos procedentes de las siguientes aplicaciones:

Botón	Utilidad
	Importar tablas de MS Access.
	Importar tablas de MS Excel.
	Importar datos de un archivo de texto.
	Importar datos de un archivo XML.
	Importar datos de otros formatos de archivos: Dbase, Paradox, Carpeta de Outlook...

Los pasos a seguir para importar o vincular datos son los que se detallan a continuación:

1. Dependiendo del formato de archivo origen del que deseamos importar los datos en una tabla de Access, seleccionaremos el botón correspondiente del grupo Importar de la Ficha Datos Externos. En nuestro ejemplo, vamos a realizar la importación de datos procedentes de una hoja de cálculo de MS Excel. Haremos clic, por tanto, en el botón

2. Se inicia el novedoso Asistente de obtención de datos externos que incluye Access 2007. En esta primera pantalla deberemos indicar el origen de datos, es decir, el archivo de Excel (en nuestro ejemplo) que contiene los datos que queremos importar. También indicaremos el tipo de importación: en una nueva tabla (sin vinculación) o vincular los datos en una nueva tabla.

3. Para especificar el origen de datos hacemos clic en Examinar.

4. Indicaremos la ubicación de la carpeta que contiene el archivo de Excel cuya importación de datos queremos realizar. Lo seleccionamos el archivo en concreto y hacemos clic en Abrir.

5. Especificaremos el tipo de importación: en una nueva tabla de la base de datos actual.

6. Hacemos clic en .
7. Se iniciará el Asistente de importación de hojas de cálculo. En el primer paso, se deberá indicar la hoja del libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera). Hacemos clic en Siguiente.

8. Tras seleccionar la hoja y pulsar el botón Siguiente, en el cuadro de diálogo que se muestra indicar si la primera fila de la tabla corresponde a los títulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una tabla de datos suele contener los rótulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos).

9. Tras hacer clic en Siguiente, seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas características para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada campo, si van a ser indexados o no...Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver modificado su diseño de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseño como para cualquier tabla existente en la base de datos actual).

10. El siguiente paso nos indicará la posibilidad de agregar una clave principal a la nueva tabla, o elegir un campo de los ya existentes como clave principal o bien, prescindir de la misma.

11. Siguiendo con nuestro ejemplo, vamos a establecer como campo Clave principal el campo DNI. Para ello activamos la opción "Elegir la clave principal" y seleccionamos del desplegable el campo DNI.

12. Tras hacer clic en Siguiente, en el último cuadro de diálogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para finalizar, hacer clic sobre el botón "Finalizar".

13. Como último paso novedoso en esta nueva versión de Access 2007, la aplicación nos permite guardar todos los pasos dados durante el proceso de importación para que, en caso de tener que realizar una misma importación, no tengamos que repetirlos nuevamente.

14. Al cerrar el cuadro final, vemos como aparece en el panel de exploración de objetos de Access la nueva tabla con los datos de Excel importados.