Curso de Access Avanzado 2007

Esta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que va a ser introducido en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresión de Access.

Esta propiedad únicamente permite validar datos del propio campo.

Las reglas de validación se pueden introducir directamente en el cuadro de texto Regla de validación, o bien utilizando el Generador de expresiones al cual se accede a través del botón situado a la derecha del cuadro de texto que tiene unos puntitos. Al hacer clic sobre el mismo aparece la siguiente pantalla:

En ella se pueden establecer de forma sencilla las reglas de validación que se precisen en cada caso.

El cuadro de diálogo presenta tres zonas diferenciadas: en su parte superior, un área blanca en la cual se muestra la expresión a medida que se vaya generando, en la parte central, se encuentran los botones más utilizados y en la parte inferior se presentan todas las expresiones que pueden ser utilizadas, agrupadas según su función.

Para crear una regla de validación a través de este cuadro hay que teclear la misma dentro del área blanca introduciendo los operadores necesarios, haciendo clic sobre su botón, o bien tomando las opciones que aparecen en la parte inferior del cuadro. Pueden combinarse todas las expresiones necesarias para establecer la regla de validación requerida.

En este último caso, sobre el primero de los tres cuadros inferiores, hay que hacer doble clic sobre la carpeta que contiene la expresión que se quiere emplear, funciones, constantes y operadores. El cuadro adyacente muestra las categorías que contiene la carpeta seleccionada y el tercer cuadro las expresiones correspondientes a la categoría seleccionada. Al hacer doble clic sobre la expresión adecuada o seleccionarla y hacer clic sobre el botón Pegar, ésta se sitúa sobre el área blanca de la parte superior del cuadro.

La expresión seleccionada se muestra de forma genérica, para poder adaptarse a lo que se requiera en cada momento. Los elementos que requiere la expresión se sitúan entre los signos <<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que situar el puntero del ratón sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer clic sobre él, aparecerá seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir éste lo sustituirá.

Ejemplos de reglas de validación:

Para crear la última regla de validación con ayuda del generador de expresiones:

1. Situar el cursor en el cuadro de texto Regla de validación.
2. Acceder al Generador de expresiones haciendo clic en el botón situado a la derecha del cuadro de texto.

3. Hacer clic sobre la carpeta Operadores y en la columna de la derecha hacer doble clic sobre >=.

4. Hacer doble clic sobre la carpeta Funciones, clic sobre la carpeta Funciones incorporadas y doble clic sobre Ahora.

5. Hacer clic sobre el botón en la parte central del cuadro de diálogo.
6. Hacer clic sobre el botón .
7. La expresión queda como muestra la siguiente figura, por lo cual hay que hacer clic sobre <<Expr>> y pulsar la tecla Supr.

8. Situar el cursor al final de la expresión y teclear #1/1/2025#.

9. Hacer clic sobre el botón Aceptar para finalizar.

Es el texto que aparecerá en la barra de estado cuando se introduzca un valor que no cumpla la regla de validación establecida.

El lanzamiento y comercialización de la nueva versión de Access 2007, trae consigo la inclusión de una serie de propiedades nuevas que en versiones anteriores no existían y que pasamos a detallar a continuación.

Propiedad Nuevos Valores: En el caso de campos de tipo autonumérico (Access va asignando a cada registro un valor incremental automático comenzando desde el valor 1), existe la posibilidad de establecer cómo deben generarse los nuevos valores para el campo autonumérico:

• Incrementalmente: Inicia el valor en 1 y lo va incrementando de 1 en 1 para cada nuevo registro.
• Aleatoriamente: Inicia en un valor aleatorio, al azar, y a cada nuevo registro la aplicación le asigna un valor aleatorio.

Propiedad Mostrar el selector de fechas: Para los campos de tipo Fecha, existe la posibilidad de facilitar la introducción de datos en el mismo utilizando el selector de fechas.

Asignar propiedades a los campos en la vista hoja de datos: Una opción interesante que incluye Access 2007 es la posibilidad de asignar determinadas propiedades en la vista hoja de datos de una tabla. Al abrir una tabla en la vista hoja de datos, disponemos en la cinta de opciones, de la Ficha Hoja de Datos.

Desde esta Ficha, en el grupo "Formato y tipo de datos" podremos cambiar las siguientes propiedades en el campo en el que estemos situados:

• Tipo de datos.- Cambiar el tipo de datos del campo seleccionado.
• Formato.- Definir el formato atribuido al campo en el que nos encontremos situados.
• Único.- Ajusta la propiedad indexado (sí sin duplicados).
• Se requiere.- Al activarlo estamos estableciendo con el valor Sí la propiedad Requerido.
• Ajustes de formato numérico.- A través de los botones inferiores podremos variar determinadas propiedades de formato de presentación de los datos numéricos tales como: estilo moneda, porcentual, estilo millares; también podremos establecer el número de posiciones decimales utilizando los botones