Curso de Access Avanzado 2007

El empleo de expresiones es muy habitual, tanto para crear campos calculados como para establecer criterios o relaciones entre campos, siendo el empleo de estas expresiones en todos los casos similar.

Para generar expresiones hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

• El formato de textos, números y fechas empleados en las expresiones es similar al comentado en el caso de los criterios.
• Para hacer referencia al contenido de un campo, habrá que introducir entre corchetes ([ ]) el nombre del mismo.
• Los operadores con los que realizar cálculos matemáticos sencillos son (y en este orden de prioridad o jerarquía):

• La lista muestra los operadores en orden decreciente de prioridad, lo cual indica que en una expresión donde aparezcan más de un operador, se aplican primero los que tienen mayor prioridad. Para evitar errores, es recomendable emplear los paréntesis para establecer el orden de ejecución.
• Los operadores Suma + y Resta - se pueden utilizar para realizar cálculos con fechas, diferencia de días entre dos fechas, fecha resultante de sumar a otra un número de días, etc.
• El operador \ calcula la parte entera de una división. Y el operador MOD el resto de una operación.
• El operador & permite concatenar dos o más datos de tipo texto en una expresión en cadena. Los textos introducidos irán entre comillas y si es preciso dejar espacios en blanco entre los textos concatenados estos se indican mediante espacios en blanco situados entre comillas. Por ejemplo: "Don "&[NOMBRE]&" "&[ APELLIDO] mostraría el nombre y el apellido de una persona, dejando un espacio de separación entre ambos datos y con el texto Don delante.
• Los valores y contenidos de campos que formen parte de una expresión, deben ser del mismo tipo, de lo contrario se produce un error. Por ejemplo, no se puede multiplicar por un número el valor de un campo de tipo texto y sí se podrá concatenar el valor de dicho campo con cualquier texto.

Las funciones son expresiones predefinidas, más o menos complejas, que realizan una operación concreta y que vienen con Access. Las funciones, al igual que en Excel, deberán utilizarse cumpliendo unas reglas de uso llamadas sintaxis. El uso de las funciones obliga a precederlas del signo igual (=).

La sintaxis de una función está compuesta por el nombre de la misma y una serie de argumentos con los cuales opera, estos últimos van entre paréntesis y separados unos de otros mediante puntos y coma. Ejemplo =Nombre de la función(argumento 1; ...;argumento n).

Los argumentos deben ser compatibles con la función, en una función matemática los argumentos tienen que ser valores numéricos, en una función de fecha deben ser fechas, etc. Estos argumentos también pueden ser expresiones de cálculo correctamente especificadas.

El empleo del generador de expresiones es muy útil para introducir funciones. En él se encuentran, agrupadas en familias, un gran número de funciones para aplicar de forma sencilla, sin más que seleccionar la función adecuada y especificar los argumentos necesarios. Algunas de estas familias de funciones son:

• Conversión: transforma datos de una naturaleza a otra.
• Fecha/hora: realizan operaciones y cálculos con fechas y horas.
• Texto: utilizadas para tratar cadenas de caracteres.
• Matemáticas: utilizadas para realizar cálculos matemáticos.

Otra opción para usuarios más expertos o introducidos en el mundo de Excel, es escribir la función tecleándola directamente, entrando al generador de expresiones cuando se tenga duda que cual es la sintaxis correcta de una determinada función.

Por ejemplo, para calcular la antigüedad de los socios en el club habrá que crear un campo llamado Antigüedad asociado a una fórmula que crearemos mediante el generador de expresiones. Se tendrá que calcular la diferencia de días entre la fecha actual y la fecha de alta, dividirla por 365 (días que tiene un año) y calcular el entero del número obtenido. La función Int (función Ent en otras versiones de Access) calcula el entero de un número y la función Ahora establece la fecha actual.

Los pasos a seguir son para el campo Antigüedad:

1. Acceder al Generador de expresiones.
2. Hacer doble clic sobre la carpeta Funciones y clic sobre la carpeta Funciones incorporadas que cuelga de ella.
3. En la columna central seleccionar Matemáticas y en la de la izquierda hacer doble clic sobre Int.

4. Suprimir el texto «Expr». Hacer clic sobre «número», en su lugar tiene que aparecer la expresión de la cual extraer el número entero, quedando este resaltado.
5. Hacer clic sobre el botón para introducir un paréntesis.
6. Seleccionar del cuadro central (muestra el contenido de la carpeta Funciones incorporadas) Fecha/Hora y en el de la derecha hacer doble clic sobre Ahora.
7. Hacer clic sobre el botón .
8. Hacer doble clic sobre la carpeta Tablas y clic sobre la carpeta Socios.
9. En la columna central seleccionar el campo Fecha_alta.
10. Hacer clic sobre el botón y seguidamente sobre el botón .
11. Hacer clic sobre «Expr» y teclear a continuación 365.
12. La expresión quedará tal y como muestra la siguiente figura.

13. Pulsar el botón Aceptar para finalizar.
14. El nuevo campo de cálculo deberá haber quedado de la siguiente forma:

Antiguedad:Int((Ahora()-[SOCIOS]![Fecha_alta])/365)