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Curso de Access 2010 Avanzado

Propiedades de los datos: solapa General

Las propiedades que se establecen para los campos varían en función del tipo de dato que se va a introducir en los mismos. Cuando nos encontramos en la pantalla de de diseño de la tabla, las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan bajo dos fichas (o solapas superiores), General y Búsqueda, situándonos en la primera de ellas -General-, las propiedades son las que se pasan a detallar a continuación:

Estudiadas en el curso básico:
  • Tamaño del campo: Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podrá contener un campo de tipo texto.
  • Formato: Permite establecer la forma -formato- en que se presentarán los números, fechas, textos y valores Sí/No en los distintos campos.
  • Título: El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto descriptivo del campo que aparecerá como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo -a su izquierda- al diseñar Formularios o Informes.
  • Valor predefinido: El valor que se introduce en esta propiedad, aparece inicialmente -como si viniera ya introducido de primeras- en el campo al añadir un nuevo registro. Es útil en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor para la mayoría de los registros que van a ser introducidos.
  • Requerido: Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introducción de un dato en el campo. Hay datos tan importantes que siempre deben ser introducidos en un campo.
  • Indexado: Al activar esta casilla, Access crea un índice para el campo, lo que permitirá realizar búsquedas más rápidas en él. Esta propiedad dispone de tres opciones:
    • No: es el valor por omisión, indica que no se creará ningún índice.
    • Sí (Con duplicados): crea un índice para el campo.
    • Sí (Sin duplicados): crea un índice único para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo.
Establecer correctamente la propiedad de indexado agiliza las búsquedas y ordenaciones dentro de los datos de las tablas ya que al crearse un índice, el comportamiento es semejante a como cuando queremos buscar alguna información dentro de un libro. Si ese libro posee una zona llamada índice, accederemos más rápidamente a dicha información buscada gracias al índice que nos apunta directamente a la información requerida que si no tuviéramos un índice. A priori, de esto deducimos que como esta propiedad es beneficiosa, definiremos todos los campos como indexados = Sí. Sin embargo, si dentro de una tabla definimos muchos índices, al igual que con los libros, pudiera darse el caso que si tenemos un índice por cronologías, otro por temas, otro por personajes, etc, la zona de índice podría llegar a ocupar más espacio que la mera zona de datos... En resumen, definamos como indexados los campos por los que con frecuencia vayamos a acceder a los datos de nuestra tabla. Si un campo no está indexado, se podrá ordenar por él, se podrá buscar por él, pero tardará más... Además siempre se puede cambiar esta propiedad a posteriori.

Propiedades nuevas:



Máscara de entrada

Esta propiedad permite establecer limitaciones con el fin de controlar cada uno de los caracteres, y separadores fijos, que se pueden introducir -o entrar, por eso se llama de entrada- en el campo, mediante un patrón que se diseñe a tal efecto.

Un ejemplo del uso de estos patrones puede ser el establecer un formato uniforme para introducir fechas (10/04/99), horas (12:30) o números de teléfono (976)- 44-36-18.

Estableciendo el patrón adecuado, al introducir los datos en el campo no hará falta más que teclear los números, éstos saltarán sobre los caracteres de separación diseñados en la máscara de entrada impidiendo la introducción de cualquier otro carácter que no sea un número. Sirve para homogeneizar la forma en que son introducidos los datos en los campos de tipo texto. Por este motivo, si por ejemplo deseamos dar una máscara de entrada para los números de teléfono, el campo telef, deberá ser definido como de tipo texto, además, porque jamás vamos a operar con él matemáticamente.



Crear una máscara de entrada

Hay dos formas para crear una máscara de entrada:

Utilizando el Asistente para máscaras de entrada

Para tipos de datos comunes como fechas, nº de teléfono, DNI, etc. existen máscaras predefinidas. Para acceder a ellas basta con hacer clic sobre el botón Generador, situado a la derecha del cuadro de texto Máscara de entrada, y seleccionar la máscara adecuada, siguiendo a continuación las indicaciones del asistente.

Para tener acceso tanto a este asistente como a otros que se detallarán más adelante es preciso que se disponga de una instalación completa del programa Access, ya que la instalación estándar no instala estos asistentes. De necesitarse los asistentes será requerido el CD de instalación de Microsoft Office.
Introduciendo el patrón directamente

Se pueden crear máscaras de entrada personalizadas que se adapten a las necesidades de cada usuario introduciendo los caracteres fijos y los de máscara de acuerdo a unos parámetros que se detallan a continuación.

Partes de una máscara de entrada

Una máscara de entrada consta de tres partes separadas por un punto y coma (;):

  • La primera parte es la máscara en sí, establece los caracteres fijos y los caracteres de máscara.
  • La segunda parte establece si se almacenarán o no en la tabla los caracteres fijos. Si se quieren almacenar todos los caracteres hay que establecer el valor 0 y si sólo se quieren almacenar los caracteres introducidos hay que establecer el valor 1 o dejar el espacio en blanco.
  • La tercera parte establece el carácter que se quiere visualizar cuando se dejan espacios en blanco en la máscara. Este carácter debe especificarse entre comillas. Si se omite esta parte, el carácter que se presentará será el de un guión bajo (_) y si lo que se quiere es que no aparezca ningún carácter hay que indicar un espacio en blanco entre las comillas.
Así quedaría una máscara de entrada correctamente establecida:
Caracteres fijos y de máscara

Una máscara de pantalla está formada por una serie de caracteres especiales de máscara, acotando según los que se utilicen, los datos que serán admitidos para dicho campo. A continuación se indican los caracteres fijos y de máscara que se pueden para crear máscaras de entrada personalizadas.

Ejemplos de máscaras de entrada:
 
Máscara Valores Correctos Admitidos por la Máscara
#99 +50, -2, 250, 5 ....
>L<?????????????? Palabras de 15 o menos letras, la primera obligatoria y el resto no. Se escriba como se escriba la primera letra estará en mayúsculas y el resto en minúsculas.
DNI 00000000->L Se introducirán ocho números y una letra de forma obligatoria, esta última siempre estará en mayúsculas. Delante de los datos introducidos aparecerá DNI.
99\->L<LL\-00 Habrá que introducir dos números de forma no obligatoria, tres letras de forma obligatoria y dos números de forma obligatoria. El formato será 30-Jun-99, 15-Abr-68, ....

Un ejemplo de un patrón para introducir números de teléfono puede ser:  !\(900\)900\-00\-00  que actúa rellenando la máscara de derecha a izquierda, signo "!", los caracteres "(", ")" y "-" se convierten en fijos, el primer número del prefijo y el primer número del teléfono pueden o no ser introducidos, el resto de números es obligatorio introducirlos.
Si se quieren establecer las tres partes de la máscara, el aspecto de la misma podría ser la que se muestra a continuación:  !\(900\)900\-00\-00;1;" "  En este caso no se almacenarán los caracteres fijos, se ha indicado el valor 1, y las posiciones donde no se introduzca ningún valor se visualizarán como espacios en blanco (" ").

Es útil saber que siempre que estemos definiendo una propiedad de un campo, teniendo el cursor ubicado en el panel de entrada de dicha propiedad, pulsando la tecla F1 (Ayuda) se nos presenta la ventana de ayuda, explicando acerca de esa propiedad en concreto, valores admitidos, ejemplos... Y que esta ayuda se puede imprimir como material de consulta.
Crear una máscara de entrada.


Regla de Validación

Esta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que va a ser introducido en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresión de Access.

Esta propiedad únicamente permite validar datos del propio campo.

Las reglas de validación se pueden introducir directamente en el cuadro de texto Regla de validación, o bien utilizando el Generador de expresiones al cual se accede a través del botón situado a la derecha del cuadro de texto que tiene unos puntitos. Al hacer clic sobre el mismo aparece la siguiente pantalla:

En ella se pueden establecer de forma sencilla las reglas de validación que se precisen en cada caso.

El cuadro de diálogo presenta dos zonas diferenciadas: en su parte superior, un área blanca en la cual se muestra la expresión a medida que se vaya generando, y en la parte inferior se presentan todas las expresiones que pueden ser utilizadas, agrupadas según su función.

Para crear una regla de validación a través de este cuadro hay que teclear la misma dentro del área blanca superior introduciendo los operadores necesarios, o bien tomando las opciones que aparecen en la parte inferior del cuadro. Pueden combinarse todas las expresiones necesarias para establecer la regla de validación requerida.

En este último caso, sobre el primero de los tres cuadros inferiores, hay que hacer doble clic sobre la carpeta que contiene la expresión que se quiere emplear, funciones, constantes y operadores. El cuadro adyacente muestra las categorías que contiene la carpeta seleccionada y el tercer cuadro las expresiones correspondientes a la categoría seleccionada. Al hacer doble clic sobre la expresión adecuada, ésta se sitúa sobre el área blanca de la parte superior del cuadro.

La expresión seleccionada se muestra de forma genérica, para poder adaptarse a lo que se requiera en cada momento. Los elementos que requiere la expresión se sitúan entre los signos <<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que situar el puntero del ratón sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer clic sobre él, aparecerá seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir éste lo sustituirá.

Ejemplos de reglas de validación:
 
Regla de Validación Significado
>=0 El dato introducido debe ser mayor o igual que cero.
<8500 O Es Nulo El dato introducido debe ser inferior a 8500 o estar en blanco.
>=5000 Y <10000 El dato debe estar comprendido entre 5000 y 10000.
>=#1/1/2007# Y <=#30/6/2007# La fecha que se introduzca debe corresponder al primer semestre de 2007.
Como "M?????????" El dato introducido debe tener diez caracteres y comenzar por M.
>=Ahora() y <#1/1/2025# El dato introducido debe ser una fecha comprendida entre la fecha actual y el 1 de enero del 2025.

Para crear la última regla de validación con ayuda del generador de expresiones:

1
  • Situar el cursor en el cuadro de texto Regla de validación.
  • Acceder al Generador de expresiones haciendo clic en el botón situado a la derecha del cuadro de texto.

2
  • Hacer clic sobre la carpeta Operadores y en la columna de la derecha hacer doble clic sobre >=.

3
  • Hacer doble clic sobre la carpeta Funciones, clic sobre la carpeta Funciones incorporadas y doble clic sobre Ahora.

4
  • Hacer doble clic sobre la expresión Y.

5
  • Hacer doble clic sobre la expresión <.
  • La expresión queda como muestra la siguiente figura, por lo cual hay que hacer clic sobre <<Expr>> y pulsar la tecla Supr.

6
  • Situar el cursor al final de la expresión y teclear #1/1/2025#.

7
  • Hacer clic sobre el botón Aceptar para finalizar.



Texto de validación

Es el texto que aparecerá en la barra de estado cuando se introduzca un valor que no cumpla la regla de validación establecida.

Regla y Texto de Validación.


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