Curso de Access 2007 Aplicaciones

En ocasiones es necesario trasladar datos provenientes de una tabla o bien de varias tablas relacionadas de Access a otros programas como por ejemplo Excel o bien Word con el fin de procesarlos desde esas otras aplicaciones. En resumen, a veces se necesita llevar o "exportar" información a Excel o Word desde Access.

La necesidad puede ser la de operar desde Excel con una información mediante funciones y fórmulas con las que nos resulta mas fácil trabajar en Excel que desde el propio Access. Gráficas (aunque desde Access se pueden crear) Tablas dinámicas (aunque desde Access se pueden crear desde asistente de formularios para tablas dinámicas)...

La información puede ser procedente de una tabla (completa) o de parte de una tabla, o bien registros de una o varias tablas que satisfacen unas condiciones, con lo cual, desde Access deberíamos construir una consulta de selección.

Básicamente existen 2 procedimientos para realizar este "trasvase" de información.

Procedimiento A.- Grupo de opciones Exportar, mediante el botón "Excel" que aparece en la Ficha Datos Externos - Grupo Exportar, cuando se tiene seleccionada la tabla o consulta a exportar.

1. Esta opción es la idónea para esta maniobra. (Según la siguiente imagen, lo que se va a exportar es la tabla completa de socios).

2. Seleccionaremos la tabla o consulta (no abrir) cuyos datos se quieren copiar a Excel. Elegiremos la opción Excel dentro del Grupo Exportar de la Ficha Datos Externos, tal y como hemos detallado anteriormente. Aparecerá un Asistente de Exportación que nos guiará paso a paso en el proceso de trasvase de la información.

3. En esta primer pantalla, deberemos, en primer lugar, seleccionar un destino donde se ubicará el archivo de Excel resultante y un nombre para el mismo (Access por defecto le asigna al archivo final el mismo nombre de la tabla o consulta de donde proceden los datos que vamos a copiar en Excel). Para elegir la ubicación y asignar un nombre personalizado al archivo final utilizaremos el botón examinar, accediendo al archiconocido cuadro de diálogo "Guardar Archivo".

4. A través del desplegable "Formato de Archivo" podremos seleccionar el formato del archivo de Excel resultante de la exportación (por ejemplo, si el archivo final lo vas a utilizar en una versión de Excel anterior a la 2007, seleccionaremos el formato apropiado).

5. En el apartado de Opciones, tenemos las siguientes posibilidades:

• Exportar datos con formato y diseño.- Al seleccionar esta opción se copiarán en Excel los datos procedentes de la tabla o consulta con el mismo formato y diseño que tienen en la base de datos.
• Abrir el archivo de destino al finalizar.- Cuando termine el proceso de exportación, se abre el archivo de Excel con los datos trasvasados.
• Exportar sólo los registros seleccionados.- Esta opción sólo estará activa cuando hayamos seleccionado varios registros para su exportación.

6. Una vez configuradas las opciones oportunas, hacer clic en  . En la siguiente pantalla del Asistente de Exportación, se nos ofrece la posibilidad de guardar los pasos de la exportación con todas las opciones que hemos ido apuntando, de tal forma que la próxima vez que realicemos una exportación de Access a Excel sea más sencillo el procedimiento.

7. Para concluir la exportación, hacemos clic en Cerrar.

Access nos pega directamente (a partir de la celda A1 de la Hoja1) los datos seleccionados (con las opciones seleccionadas en el Asistente de Exportación) ubicándolos en celdas de la hoja de cálculo. A partir de ese momento podremos realizar las operaciones que necesitemos, ya desde Excel.

Procedimiento B.- Manualmente mediante Copiar y Pegar.

Deberemos abrir la tabla o bien la consulta que devuelve los datos pertinentes. Desde el cuadro superior izquierdo de la tabla mostrada, se seleccionan todos los datos. Se realiza la operación de Copiar.

Se minimiza Access, Se ejecuta Excel, nos ubicamos en la celda A1 de un libro nuevo y realizamos la operación de Pegar. La forma en la que se suelen pegar los datos suele requerir ciertos "retoques" de formato, altura de celdas, anchura de columnas, formato - ajustar texto, etc. Pero la información ya la tendríamos en Excel dispuesta para trabajar.

Desde Access a Excel.

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