Curso de Access 2007 Desarrollo de Aplicaciones

Llevar datos desde Access a Word puede realizarse fundamentalmente con dos fines:

1. Plasmar en un folio ciertos datos en forma de tabla (provenientes de una consulta de totales, por ejemplo).
2. Realizar una combinación de correspondencia con los datos provenientes de una tabla o consulta de cara a obtener cartas personalizadas o bien etiquetas.

1.- Para publicar datos Access en un documento de Word, existen a su vez dos formas o procedimientos fundamentales para realizar la exportación de datos:

Procedimiento A.- Grupo de opciones Exportar, mediante el botón "Word" que aparece en la Ficha Datos Externos - Grupo Exportar, cuando se tiene seleccionada la tabla o consulta a exportar.

Esta opción es la idónea para esta maniobra. (Según la siguiente imagen, lo que se va a exportar es la tabla completa de Socios de Logroño a un documento de Word en formato rtf).

1. Seleccionaremos la tabla o consulta (no abrir) cuyos datos se quieren copiar a Word.
2. Elegiremos la opción Word dentro del Grupo Exportar de la Ficha Datos Externos, tal y como hemos detallado anteriormente. Aparecerá un Asistente de Exportación que nos guiará paso a paso en el proceso de trasvase de la información.

3. En esta primer pantalla, deberemos, en primer lugar, seleccionar un destino donde se ubicará el archivo de Word resultante y un nombre para el mismo (Access por defecto le asigna al archivo final el mismo nombre de la tabla o consulta de donde proceden los datos que vamos a copiar en Word). Para elegir la ubicación y asignar un nombre personalizado al archivo final utilizaremos el botón examinar, accediendo al archiconocido cuadro de diálogo "Guardar Archivo".
4. Activando la opción "Abrir el archivo de destino al finalizar" se consigue que cuando termine el proceso de exportación, se abra el archivo de Word con los datos trasvasados.
5. Una vez configuradas las opciones oportunas, hacer clic en .
6. En la siguiente pantalla del Asistente de Exportación, se nos ofrece la posibilidad de guardar los pasos de la exportación con todas las opciones que hemos ido apuntando, de tal forma que la próxima vez que realicemos una exportación de Access a Word sea más sencillo el procedimiento, tal y como sucedía en el trasvase de información a Excel como hemos visto en apartados anteriores.

7. Para concluir la exportación, hacemos clic en Cerrar.
8. Al concluir este procedimiento, Access nos lleva a un documento nuevo, los datos provenientes de la tabla o consulta seleccionada (no abierta), pegándolos. Después quizás convenga aplicarles formato ya que la tabla que crea tiene un formato sencillo.

Procedimiento B.- Manualmente mediante Copiar y Pegar.- Al igual que la opción b para llevar los datos a Excel, mediante la selección de los datos correspondientes y mediante las opciones de Copiar (desde Access) y Pegar (en documento de Word) podemos realizar la misma operación, aunque el método de Exportar a Word es la forma más aconsejable.

Una aplicación, podría ser por ejemplo, llevar a un cartel elaborado con Word la relación de artículos en oferta según ciertos criterios aplicados sobre toda una tabla de artículos.

Desde Access a Word.

Formato .rtf al concluir la exportación a Word

2.- Para realizar una combinación de correspondencia con datos provenientes de una tabla o una consulta Access, los procedimientos, también pueden ser dos:

Procedimiento A.- La opción Combinar con MS Office Word del Grupo de Opciones Exportar, en la Ficha de Datos Externos (la más directa y cómoda).

Esta valiosa opción, "encarrila" un asistente para combinación de correspondencia con Word, que en principio propone que el documento principal (la carta) sea un documento nuevo en blanco o bien un documento ya existente en disco.

Tras pulsar el botón de Aceptar, se ejecuta el programa Word, y comienzan los pasos necesarios para llevar a cabo una combinación de correspondencia, exactamente igual que si se hubiera comenzado el proceso desde el grupo de opciones correspondiente del propio Word (Ficha Correspondencia).

Este proceso, mantiene el documento principal (ya sean cartas modelo o bien etiquetas postales) en Word y los datos en Access. Se trata de un proceso por el que se mantiene "una pata" puesta en cada programa: Para el documento en Word y para los datos en Access.

Procedimiento B.- Llevar los datos de los destinatarios del mailing a Word por cualquiera de los dos procedimientos de trasvase de datos a MS Word, y una vez tenidos los datos de los destinatarios en un "folio" de Word en exclusiva (los datos como tabla y sólo los datos), se guardaría dicho documento como archivo de datos .DOC. Dicho archivo sería el origen de datos de una combinación de correspondencia iniciada desde la Ficha Correspondencia - Grupo de opciones Iniciar Combinación de Correspondencia de Word, como si todo el proceso por completo se llevara a cabo desde el procesador de textos.

Datos de Access a Word para combinar correspondencia.

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