Curso de Access 2007 Desarrollo de Aplicaciones

Tenemos en Excel una base de datos (tabla de datos con estructura de base de datos) y deseamos llevarla a Access porque desde allí, y desde una base de datos, como tabla vamos a poder integrarla en una aplicación Access con mayor potencia para el manejo de esa información (diseño de formularios, creación de informes...) No es preciso volver a crear desde Access la tabla volviendo a tener que teclear todos los registros.

Como hacerlo:

Para esta operación, es preciso realizar 2 pasos: El primero se realiza desde Excel y el segundo y definitivo desde Access.

- Primer paso: Seleccionaremos desde Excel, la base de datos a transferir y mediante Copiar y Pegar, la colocaremos a partir de la casilla A1 de otro libro nuevo de Excel y guardaremos ese libro que solo contendrá nuestra base de datos, con el nombre que queramos (por ejemplo basedatos.xls) en la carpeta que deseemos.

Ahora que nuestra base de datos está “limpiamente” y como único contenido en un archivo Excel, cerramos Excel y ejecutamos Access.

- Segundo paso: Desde Access deberemos importar ahora dicho archivo Excel mediante la operación adecuada.

1. Situados en la base de datos Access en la que deseamos importar nuestra tabla de Excel (deberemos tener abierta una base de datos .accdb), y situados en el panel de exploración de objetos de Access 2007 de dicha base de datos, acudimos a la Ficha Datos Externos - Grupo Importar, y seleccionamos la opción .
2. Comienza un asistente que mediante unos paneles, nos va a guiar en la operación de importación.
3. Lo primero es indicar que archivo contiene la información que se desea importar a formato Access. Para ello, hacemos clic en Examinar y elegimos nuestro archivo en la carpeta donde lo ubicamos (en el ejemplo era basedatos.xls).
4. También dejaremos activada la opción Con esta opción le estamos indicando a Access que el contenido de la tabla de Excel lo coloque en una nueva tabla.
5. Elegidas estas opciones hacemos clic en . Se iniciará el Asistente para importación de hojas de cálculo.

• La primera pantalla nos permite especificar, en que hoja del libro Excel indicado se encuentra nuestra tabla (recordemos que un libro puede contener varias hojas y rangos con nombre). Generalmente y en nuestro caso será Hoja1.
• En el siguiente paso indicaremos si nuestra tabla de datos dispone o no de una primera fila de encabezamientos: La fila de títulos con los nombres de los campos. Generalmente sí la tenemos por lo que habrá que marcar la casilla de “Primera fila contiene títulos de columnas”.
• En la siguiente ventana nos propone llevar la tabla a una tabla nueva que será creada dentro de la base de datos actual o bien a una tabla ya existente (lógicamente y en este caso, deberían concordar las estructuras de ambas tablas –campos, orden, tipo-).
• En la siguiente ventana nos permite campo a campo, seleccionando sus columnas, decidir si cambiamos o no los nombres de los campos y si los definimos como indexados o no (estos conceptos son de Access).
• En la siguiente ventana, nos permite asignar una clave principal a alguno de los campos de las tablas, y por fin y desde el botón , qué nombre deseamos asignar a la tabla que se crea en Access.
• Un mensaje de “Finalizada la importación del archivo” nos comunica que el proceso se ha realizado con éxito y, además, podremos, como en ocasiones anteriores, guardar los pasos de la importación.

Tendremos ya los datos de Excel en una nueva tabla en la base de datos de Access, en el panel de exploración de objetos de Access.

Datos de Excel a Access (Importar desde Access).

Twitter Meneame Delicious Technorati Digg Facebook