Curso de Access Básico 2007

El método más rápido para acceder a las opciones de Access es hacer un clic con el ratón sobre ellas. En el caso de que deseemos acceder a las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra que se corresponde con el acceso a las mismas a través del teclado.

Una vez que conocemos las teclas que corresponde a cada una de estas opciones, para acceder a cada una de ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la tecla que nos indica en este momento la ventana.

En el caso de los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará pulsar la tecla ALT junto con la tecla que aparece subrayada en cada uno de los casos.

Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.

La aplicación nos permite incluir los comandos que necesitemos de la cinta de opciones en la barra de accesos rápidos, de una manera muy cómoda, colocándonos sobre los iconos de dichos comandos y haciendo clic con el botón derecho del ratón, de esta manera obtendremos un menú contextual en el cual podremos elegir la opción de agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Además cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.

En la zona inferior de la ventana de Access aparece la barra de estado.

Esta barra nos ofrecerá en todo momento información importante acerca del estado en el que se encuentra la aplicación, o información sobre un comando que estemos utilizando en un momento dado.

Merece dedicar un epígrafe completo a esta importante novedad operada en el nuevo Access 2007, ya que el antiguo panel de objetos de las versiones anteriores se sustituye ahora por el Panel de Exploración que vamos a estudiar con detenimiento.

A través del Panel de Exploración podremos visualizar y acceder a los objetos que hayamos creado en la base de datos actual en la que estemos trabajando.

Para ver cada una de las categorías de objetos de la base de datos, seguiremos los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración.

2. Del menú de opciones que se despliega, seleccionaremos aquella categoría de objetos que deseamos visualizar (Tablas, consultas, formularios e informes)

3. Al hacer clic en alguna de las categorías o grupos de objetos de Access, aparecerá en el panel de exploración el contenido de dicho grupo, mostrándose los objetos de esa clase que se hayan creado en la Base de datos actual.

En este ejemplo, tenemos una base de datos donde se han creado 5 tablas, tal y como podemos apreciar en el panel de exploración al seleccionar el grupo "Tablas".

Si deseamos ver de una sola vez en el panel de exploración, todos los grupos de objetos que se hayan creado en una base de datos:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración.
2. Seleccionar la opción "Todos los objetos de Access".

3. Aparecerán organizados en los diferentes grupos de Access, todos los objetos que de cada grupo se hayan creado en la base de datos con la que estamos trabajando.

4. Podremos ocultar o mostrar cada grupo o categoría de objetos haciendo clic en el botón que acompaña al encabezado de cada grupo de objetos.

En este ejemplo, hemos ocultado el contenido de los tres grupos de objetos de la base de datos con la que se está trabajando; para volver a mostrar cada grupo sólo tendremos que hacer clic en el botón señalado en la imagen.

A través del panel de exploración, podemos elegir también como forma de visualización de los objetos de la base de datos la agrupación de objetos por Fechas. En concreto se pueden agrupar los diferentes objetos que hayamos creado en la base de datos por Fecha de creación o bien por Fecha de modificación.

Para realizar esta agrupación seleccionaremos la opción oportuna del panel de exploración:

En el ejemplo de arriba, hemos agrupado los objetos por Fecha de modificación. Se agrupan los objetos según la fecha de la última modificación llevada a cabo sobre los mismos.