Curso de Access Básico 2007

Existe otra interesante forma de visualizar en el panel de exploración los objetos contenidos en una base de datos: "Tablas y vistas relacionadas".

A través de esta forma de organización de los elementos de una base de datos, visualizaremos en el panel de exploración de Access todas las tablas contenidas en nuestra base de datos y, además, los objetos que están relacionados con cada una de las tablas.

Como veremos más adelante, las tablas son el elemento fundamental de una base de datos, la unidad de información en Access. Todos los demás objetos que creemos en la base de datos (consultas, formularios e informes) van a basarse en los datos contenidos en las tablas. Tomarán los datos de los almacenados en las tablas.

Pues bien, esta forma de agrupación o visualización de "Tablas y vistas relacionadas" mostrará en el panel de exploración de objetos de Access, las tablas que hayamos creado y el resto de objetos que esté relacionado con cada tabla (por ejemplo, las consultas que hayamos diseñado para cada tabla, los formularios basados en cada una de las tablas...)

Para establecer esta vista:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración.
2. Seleccionar la opción "Tablas y vistas relacionadas".

3. Éste es el aspecto que mostrará en nuestro ejemplo el panel de objetos de Access:

Se muestra cada tabla y, justo debajo de la misma, los objetos diseñados relacionados con cada tabla, o en los que intervienen los campos de la tabla correspondiente.

Por último, la versatilidad del nuevo panel de exploración de objetos de Access va más allá permitiéndonos crear grupos personalizados que aglutinen los diferentes objetos contenidos en una base de datos. Para ello seguiremos el siguiente procedimiento:

1. Hacer clic en el botón que aparece en el "título" del panel de exploración.
2. Seleccionar la opción "Personalizado".

3. El aspecto que muestra la ventana de Exploración de objetos será similar al que muestra la siguiente imagen:

Un primer grupo personalizado ("Grupo personalizado 1") y los objetos de la base de datos disponibles para irlos colocando en ese grupo personalizado y otros posibles que creemos ("Objetos no asignados").

Para crear un nuevo grupo:

• Seleccionar cualquiera de los objetos no asignados de nuestra base de datos y hacer clic con el botón derecho.
• Del menú contextual que se despliega seleccionar la opción "Agregar al Grupo" - "Nuevo Grupo".

• Aparecerá un segundo grupo personalizado. Escribiremos el nombre que deseamos darle y pulsamos Intro.

Para cambiar el nombre a un grupo:

• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre genérico del grupo personalizado.
• Seleccionamos del menú contextual la opción Cambiar nombre.

• Escribimos el nuevo nombre y pulsamos Intro.

Asignar Objetos a cada grupo personalizado: Para asignar cada objeto que tengamos creado en nuestra base de datos seguiremos los siguientes pasos:

• Hacemos clic con el botón derecho sobre el objeto correspondiente.
• Seleccionamos la opción Agregar al grupo...
• Del desplegable que aparece seleccionaremos aquel grupo donde deseemos asignar el objeto elegido.

En la base de datos del ejemplo con el que estamos trabajando, una forma de personalizar la visualización del panel de exploración sería la siguiente:

Hemos creado cuatro grupos personalizados, y cada objeto creado en la base de datos lo hemos asignado o agregado a uno de esos grupos determinados.

Office 2007: Respecto al panel de exploración de objetos es posible ocultarlo de manera provisional. Para ello, basta con hacer clic en el botón que aparece en la parte superior del panel. De esa forma se ocultará el panel de exploración momentáneamente. Para volver a activarlo, hacer clic en la barra lateral izquierda que aparece con el nombre de "Panel de Exploración". Volverá a estar activo dicho panel.

El Panel de Exploración de Objetos de Access 2007

Personalizando el Panel de Exploración de Objetos.

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