Curso de Access Básico 2007

En posteriores capítulos se van a desarrollar con detalle todos los aspectos relacionados con cada uno de los objetos que puede contener una base de datos y que aparecen en el panel principal de Access. Cada uno de ellos tiene aspectos distintos, si bien también poseen algunos elementos comunes que son los que se pasan a detallar a continuación:

Para crear un nuevo objeto bastará con seleccionar la Ficha Crear de la cinta de opciones. Seleccionaremos el comando del grupo correspondiente al tipo de objeto que se desea crear:

• Tabla.- Para crear una nueva tabla.
• Formulario en blanco.- Para crear un nuevo formulario vacío.
• Informe en blanco.- Para crear un informe vacío en blanco.

• Diseño de consulta.- Crear una consulta desde cero.

Office 2007: Con el fin de simplificar las tareas y hacerlas más accesibles a los usuarios, Access 2007 agrupa todas las tareas relativas a la creación de objetos en la base de datos, en una Ficha propia en la Cinta de Opciones: la Ficha Crear. A través, de esta Ficha vas a encontrar todos los comandos necesarios para la creación de los diferentes objetos de una base de datos: tablas, formularios, informes, consultas y macros. Todas las opciones están enmarcadas en diferentes grupos que toman, precisamente, el nombre de cada objeto posible en Access.

Para modificar las características de un objeto, se selecciona el mismo en el Panel de Exploración de Objetos de Access y a continuación hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el objeto en cuestión y seleccionamos la opción Vista diseño. De esta forma tan sencilla accederemos al diseño del objeto seleccionado para modificarlo.

Para visualizar los datos de una tabla, consulta, formulario o informe, hacemos doble clic sobre el objeto en cuestión. También podemos hacer clic con el botón derecho sobre el elemento que deseamos abrir y seleccionamos la opción "Abrir" del menú contextual.

Cuando se "Abre" un objeto, se visualiza el mismo en su modo de visualización habitual (según se apreciará en posteriores capítulos).

Se pueden conmutar en cualquier momento la visualización que se precise, la Visualización Normal del objeto o la Vista Diseño. Se puede acceder a ambas opciones a través del botón Ver en el grupo Vistas de la ficha Inicio, cuando el objeto está abierto:

• Vista Diseño: para visualizar y modificar el diseño del objeto seleccionado.
• Vista hoja de datos: visualización normal de tablas o consultas
• Vista formulario: visualización normal de los formularios.
• Vista preliminar: visualización normal de los informes.

Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentará en una ventana de documento y se podrán gestionar del mismo modo que cualquier ventana de Windows (mover, minimizar, cambiar el tamaño, etc.). La opción "Cambiar ventanas" del grupo ventana de la ficha de Inicio contiene en todo momento información de los objetos abiertos actualmente en la base de datos.

Otra de las novedades que comentamos en los primeros apartados de la unidad didáctica, es la inclusión de mejoras considerables en la navegación o exploración de objetos abiertos. De tal forma que si estamos trabajando con varios objetos de la base de datos abiertos simultáneamente, éstos se organizan en solapas o fichas de navegación en la parte superior del área de trabajo. Para visualizar cada elemento u objeto abierto sólo tendremos que hacer clic con el ratón en su solapa correspondiente.

En la imagen anterior tenemos tres tablas abiertas y nos encontramos situados en la tabla denominada "CURSOS". Para acceder a otra tabla abierta sólo tendremos que hacer clic en su solapa correspondiente.

Si deseamos cerrar uno de los elementos abiertos haremos clic en la "X" que aparece en la barra de navegación de los objetos abiertos.

Office 2007 - Importante: Esta novedosa forma de navegar y visualizar los diferentes objetos abiertos de una base de datos, es importante recalcar que sólo está disponible en las bases de datos creadas con el nuevo formato de Access 2007, es decir, las bases de datos que lleven la extensión .accdb y cuyo contenido haya sido creado con el nuevo formato de base de datos. Si tenemos una base de datos creada con las versiones anteriores de Access y trabajamos con ella en Access 2007, esas nuevas funcionalidades no estarán operativas.