Curso de Access Básico 2007

Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases de datos que normalmente junto al procesador de textos Word, y a la hoja de cálculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina denominado Microsoft Office Profesional 2007. Se caracteriza por los siguientes aspectos:

• Facilidad de uso, ofreciendo métodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de forma directa.
• Capacidad para almacenar grandes volúmenes de información y consultar en cualquier momento la que interese.
• Numerosas herramientas visuales de diseño que permiten realizar de forma sencilla Formularios para visualizar y editar datos en pantalla.
• El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad.
• El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales.
• Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas más habituales. Proporcionando además ayuda en todo momento.
• Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como pueden ser dBase o Paradox.
• Gracias a la tecnología OLE se pueden incorporar gráficos y otros tipos de información (sonidos, animaciones...) a una base de datos de Access.
• Permite importar (traer) de forma sencilla información con estructura de tabla de datos proveniente de Excel o Word, así como exportar (llevar) información hacia cualquiera de éstos dos programas de su "misma familia".

Si se ha estudiado un programa procesador de textos como por ejemplo Microsoft Word, sabremos que con dicho programa, la información que se gestiona (textos fundamentalmente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensión .DOC, es decir que si creamos una carta, la información introducida, tecleada, con los folios necesarios de extensión quedará almacenada en un archivo como por ejemplo "carta.doc".

Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, los archivos generados con el procesador de textos Word, tienen la extensión .docx aunque la aplicación para evitar problemas de compatibilidad entre archivos permite guardar documentos de Word con la extensión .doc

Si se ha estudiado un programa hoja de cálculo como por ejemplo Microsoft Excel, sabremos que con dicho programa, la información que se gestiona (datos numéricos y formulas básicamente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensión .XLS, es decir que si creamos un libro Excel para confeccionar presupuestos, la información introducida, los datos, las fórmulas, las funciones quedará almacenada en un archivo como por ejemplo "presu.xls".

Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, los archivos generados con la hoja de cálculo Excel, tienen la extensión .xlsx aunque la aplicación para evitar problemas de compatibilidad entre archivos permite guardar archivos generados con la nueva versión de Excel con la extensión .xls

De igual manera, hasta la aparición de la nueva versión de Microsoft Access (Access 2007) toda la información referida a un mismo ámbito de la gestión de una empresa (agenda, video club, academia...) que con un programa Gestor de Base de datos como por ejemplo Microsoft Access se introducía, se almacenaba en un archivo al que el propio programa adjudicaba la extensión .MDB (Microsoft Data Base), quedando los archivos de base de datos almacenados por ejemplo en el disco duro del ordenador con los nombres "agenda.mdb" o bien "video club.mdb", o bien "academia.mdb".

Office 2007: Con la nueva versión de Microsoft Office 2007, las bases de datos que generemos con Access 2007, van a recibir la extensión .accdb aunque la aplicación para evitar problemas de compatibilidad entre archivos de bases de datos permite guardar Bases de datos con la extensión .mdb

Pero, ¿el cambio de extensión me va a impedir trabajar con las bases de datos que tenía generadas con las versiones anteriores de Access? Evidentemente no, puesto que la nueva aplicación va a permitirnos sin problemas abrir aquellos archivos de base de datos que hubiéramos creado con las versiones anteriores, tal y como veremos más adelante.

Dentro de los archivos .accdb (para Access 2007), todos los datos de un tema concreto se almacenan en una tabla. En el ejemplo anterior, se podrían almacenar los datos referentes a los clientes en una tabla, los referentes a los proveedores en otra, y así sucesivamente ya que hemos comentado que una base de datos puede albergar varias tablas.

La información contenida en cada tabla está dispuesta en filas y columnas. A cada fila de una tabla se le denomina Registro, y a cada columna Campo. Siguiendo con el ejemplo, cada fila o registro contiene todos los datos referentes a cada uno de los clientes de la empresa, y cada columna o campo, cada dato concreto de cada uno de los clientes.

Por tanto, cada registro está constituido por diversos campos, (que alberga cada uno de los datos de un cliente), y cada campo, contiene el mismo tipo de información en cada uno de los registros, solo que los dados albergados en cada campo son distintos para cada cliente. Si se compara una base de datos con una agenda típica, cada ficha de la agenda correspondería con cada fila de la tabla, es decir con un registro. En todas las fichas de la agenda se albergarán las mismas informaciones, correspondiendo cada una de ellas a un campo. El conjunto de fichas de la agenda constituirían una tabla de una base de datos (ver imagen anterior).

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