Curso de Access Básico 2007

Este botón situado en la barra de título de la ventana de la aplicación, nos da acceso a un menú mediante el cual podemos realizar, entre otras, las siguientes operaciones:

1. Nuevo: Al hacer clic sobre la opción "Nuevo", aparecerá la pantalla de introducción a Access 2007, en la que tenemos varias opciones a elegir ya comentadas en apartados anteriores de esta unidad didáctica:

• Nueva base de datos en blanco.- Nos permite crear una base de datos en blanco.

• Crear una nueva base de datos partiendo de una Plantilla.- Desde el lateral izquierdo (Categorías de Plantillas) Access 2007 nos permitirá crear una nueva base de datos basada en una plantilla de las disponibles con la instalación del programa. Las plantillas son Bases de datos modelo con unas determinadas tablas diseñadas para poder acomodarlas a nuestros intereses sin tener que crear una base de datos desde cero. Haciendo clic en la categoría "Plantillas Locales", se nos mostrarán en la parte central de la pantalla varias bases de datos modelo relacionadas con diferentes temáticas para que seleccionemos aquella que más se pueda acomodar a la base de datos que queremos crear.

2. Abrir.- Abre una base de datos ya existente.
3. Guardar y Guardar como.- A través de estas opciones podremos guardar la base de datos sobre la que hemos estado trabajando.
4. Cerrar base de datos.- Se cierra la base de datos actual pero sin salir de la ejecución del programa.

Además de estos menús, en la ventana que se abre en el botón de office, aparece en su columna de la izquierda un listado de las últimas bases de datos abiertas desde esta aplicación. De esta forma podemos disponer de un acceso rápido a esas bases de datos haciendo clic directamente sobre el nombre de las mismas.

Este botón de office también nos permite acceder a las opciones de Access 2007 (que analizaremos posteriormente), y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana.

El nuevo entorno de trabajo de Access 2007 (II): El botón Office.

La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versión del programa, sustituyendo a los antiguos menús del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Access.

En esta cinta aparecen una serie de opciones a modo de pestañas (o de fichas), de manera original aparecerá el nombre de todas ellas, y sólo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar.

También existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre su nombre.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos:

1. Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de accesos rápidos.

2. Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú, en el podemos marcar o desmarcar la opción correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual.

3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa.

Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:

1. Fichas.

Existen cuatro fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Crear, Datos Externos y Herramientas de Base de datos.

Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una ficha correspondiente a tablas cuando estemos trabajando con ellas, donde se recogerán todos los comandos que necesitemos en el diseño de la tabla, y desaparecerá cuando ya no estemos trabajando con ellas, manteniéndose siempre las cuatro fichas fijas que hemos comentado.

2. Grupos.

Dentro de cada una de las fichas existen una serie de elementos con determinadas características homogéneas que aparecen, por ello, agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos.

Por ejemplo, en la ficha Crear tenemos todos los comandos necesarios para crear los diferentes objetos de la base de datos. Estos comando se encuentran agrupados en función del objeto que queremos crear: Tablas, Formularios, Informes, Otros (Macros...)

3. Comandos.

Cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa.

La sintaxis de los diferentes Grupos de la cinta de opciones de Access 2007 es la siguiente:

1. Iniciador de cuadros de diálogo: Así se denomina la pequeña flecha que aparece en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que aparecían visibles en la versión anterior de Access y ahora aparecen ocultas.

2. Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo: Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Access.

3. Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Access . (Existen submenús)

4. Opciones de botón: En este caso las opciones que están disponibles en cada momento se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al pasar el puntero del ratón sobre ellas, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botón izquierdo del ratón.

5. Opciones con una ventana (casilla de verificación) izquierda sensible: En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado.

6. Menús contextuales: Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

El nuevo entorno de trabajo de Access 2007 (III): La Cinta de Opciones.

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