En ocasiones es necesario trasladar datos provenientes de una tabla o bien de varias tablas relacionadas de Access a otros programas como por ejemplo Excel o bien Word con el fin de procesarlos desde esas otras aplicaciones. En resumen, a veces se necesita llevar o "exportar" información a Excel o Word desde Access.

La necesidad puede ser la de operar desde Excel con una información mediante funciones y fórmulas con las que nos resulta mas fácil trabajar en Excel que desde el propio Access. Gráficas (aunque desde Access se pueden crear) Tablas dinámicas (aunque desde Access se pueden crear desde asistente de formularios para tablas dinámicas)...

La información puede ser procedente de una tabla (completa) o de parte de una tabla, o bien registros de una o varias tablas que satisfacen unas condiciones, con lo cual, desde Access deberíamos construir una consulta de selección.

Básicamente existen 2 procedimientos para realizar este "trasvase" de información.

Forma-A) Analizar con MS Excel, mediante el botón de Vínculos con Office que aparece en la zona central de la barra de herramientas cuando se tiene seleccionada la tabla o consulta a exportar. Esta opción es la idónea para esta maniobra. (Según la siguiente imagen, lo que se va a exportar es la tabla completa de socios).

Deberemos tener seleccionada (no abierta) la tabla o consulta cuyos datos se desean copiar a Excel. El botón mencionado, tiene un triangulito de desplegable. Desde la opciones propuestas elegimos Analizar con MS Excel. Nos abre el programa Excel y nos pega directamente (a partir de la celda A1 de la Hoja1) los datos seleccionados ubicándolos en celdas de la hoja de cálculo. A partir de ese momento podremos realizar las operaciones que necesitemos, ya desde Excel.

Forma-B) Manualmente mediante Copiar y Pegar.

Deberemos abrir la tabla o bien la consulta que devuelve los datos pertinentes. Desde el cuadro gris superior izquierdo de la tabla mostrada, se seleccionan todos los datos. Se realiza la operación de Copiar.

Se minimiza Access, Se ejecuta Excel, nos ubicamos en la celda A1 de un libro nuevo y realizamos la operación de Pegar. La forma en la que se suelen pegar los datos suele requerir ciertos "retoques" de formato, altura de celdas, anchura de columnas, formato - ajustar texto, etc. Pero la información ya la tendríamos en Excel dispuesta para trabajar.

Tenemos en Excel una base de datos (tabla de datos con estructura de base de datos) y deseamos llevarla a Access porque desde allí, y desde una base de datos, como tabla vamos a poder integrarla en una aplicación Access con mayor potencia para el manejo de esa información (diseño de formularios, creación de informes...). No es preciso volver a crear desde Access la tabla volviendo a tener que teclear todos los registros.

 Como hacerlo:

Para esta operación, es preciso realizar 2 pasos: El primero se realiza desde Excel y el segundo y definitivo desde Access.

- Primer paso: Seleccionaremos desde Excel, la base de datos a transferir y mediante Copiar y Pegar, la colocaremos a partir de la casilla A1 de otro libro nuevo de Excel y guardaremos ese libro que solo contendrá nuestra base de datos, con el nombre que queramos (por ejemplo basedatos.xls) en la carpeta que deseemos.

Ahora que nuestra base de datos está “limpiamente” y como único contenido en un archivo Excel, cerramos Excel y ejecutamos Access.

- Segundo paso. Desde Access deberemos importar ahora dicho archivo Excel  mediante la operación adecuada.

Situados en la base de datos Access en la que deseamos importar nuestra tabla de Excel (deberemos tener abierta una base de datos .mdb), y situados en el panel Tablas de dicha base de datos, acudimos al menú Archivo -> Obtener datos externos -> Importar.

Comienza un asistente que mediante unos paneles, nos va a guiar en la operación de importación.

Lo primero es indicar que archivo contiene la información que se desea importar a formato Access. Inicialmente el panel que aparece, nos propone buscar archivos de formato Access (.mdb) pero en el cuadro inferior de Tipo de Archivo seleccionaremos Microsoft Excel que es en el que tenemos nuestra tabla. Elegimos nuestro archivo en la carpeta donde lo ubicamos (en el ejemplo era basedatos.xls) y comienza el asistente para importación pulsando sobre el botón Importar.

La primera pantalla nos permite especificar, en que hoja del libro Excel indicado se encuentra nuestra tabla (recordemos que un libro puede contener varias hojas y rangos con nombre). Generalmente y en nuestro caso será Hoja1.

En el siguiente paso indicaremos si nuestra tabla de datos dispone o no de una primera fila de encabezamientos: La fila de títulos con los nombres de los campos. Generalmente sí la tenemos por lo que habrá que marcar la casilla de “Primera fila contiene títulos de columnas”. En la siguiente ventana nos propone llevar la tabla a una tabla nueva que será creada dentro de la base de datos actual o bien a una tabla ya existente (lógicamente y en este caso, deberían concordar las estructuras de ambas tablas –campos, orden, tipo-.

En la siguiente ventana nos permite campo a campo, seleccionando sus columnas, decidir si cambiamos o no los nombres de los campos y si los definimos como indexados o no (estos conceptos son de Access).

En la siguiente ventana, nos permite asignar una clave principal a alguno de los  campos de las tablas, y por fin y desde el botón Terminar, que nombre deseamos asignar a la tabla que se crea en Access. Un mensaje de “Finalizada la importación del archivo” nos comunica que el proceso se ha realizado con éxito.

Ciertas operaciones con los datos de una base de datos de Access, son mas dificultosas de realizar desde el propio Access que desde Excel.
Existe un procedimiento mediante el cual se puede, desde Excel, importar datos de una base de datos (de una tabla o de una consulta) pero además con vinculación, es decir, si los datos se modifican en la base de datos de Access se ven modificados en el libro de Excel en donde fueron importados. De este modo, crear tablas dinámicas en Excel con datos de Access, o unos gráficos resumen -con todas las posibilidades de manejabilidad de gráficos que aporta Excel-, siempre estarán representando la información que realmente existe en la base de datos en cada momento. Esta operación se encuentra en Excel en el menú de Datos - Obtener datos externos - Nueva consulta de base de datos:

¿Como se hace?

Eligiendo la opción en el menú, se pasa a un panel en donde se establece la conexión desde Excel con la base de datos escogida. En nuestro ejemplo: socios_del_club.mdb.

A continuación se elabora la consulta en donde se presentan las tablas y consultas de esa base de datos. En el panel que aparece se deciden que campos de que tabla se desean importar:

Al pulsar siguiente, es posible especificar alguna condición o criterio para los datos importados. Como es posible realizar la importación desde una consulta de la base de datos, este punto puede ser mejorado de esta forma, ya que el panel ahora ofrecido es bastante limitado en la forma de establecer criterios:

El siguiente panel de este asistente permite decidir si los datos a importar se desean alojar ordenados de acuerdo a uno, dos o hasta tres campos:

Luego un panel final que simplemente se acepta:

Para finalizar se solicita la referencia (celda) a partir de la cual se van a ubicar los datos importados (normalmente la celda A1):

De forma automática, aparece sobre los datos ya importados una nueva barra de herramientas llamada barra de datos externos. Esta barra de herramientas permite fundamentalmente actualizar los datos de Excel respecto a los posibles cambios que se pudieran haber realizado en la base de datos original Access. La barra es la siguiente:

El segundo botón denominado propiedades permite detallar ciertos matices respecto a los datos importados:

Es muy importante saber que si este libro de cálculo en el que se han importado los datos se almacena en disco (se guarda) al abrirlo de nuevo en otra sesión de trabajo, se sigue manteniendo el vínculo con lo cual el análisis de esos datos desde Excel es posible mantenerlo.