Curso de Access Aplicaciones

Llevar datos desde Access a Word puede realizarse fundamentalmente con dos fines:

1. Plasmar en un folio ciertos datos en forma de tabla (provenientes de una consulta de totales, por ejemplo).
2. Realizar una combinación de correspondencia con los datos provenientes de una tabla o consulta de cara a obtener cartas personalizadas o bien etiquetas.

1.- Para publicar datos Access en un documento de Word, existen a su vez dos formas fundamentales para realizar la exportación de datos:

Forma-A) Existe, en el botón de Vínculos con Office en la barra de herramientas de Access, la opción Publicar con MS Word.

Esta opción, de igual modo que para Analizar desde MS Excel, nos lleva a un documento nuevo, los datos provenientes de la tabla o consulta seleccionada (no abierta), pegándolos. Después quizás convenga aplicarles formato ya que la tabla que crea tiene un formato sencillo.

Forma-B) Al igual que la opción b para llevar los datos a Excel, mediante la selección de los datos correspondientes y mediante las opciones de Copiar (desde Access) y Pegar (en documento de Word) podemos realizar la misma operación, aunque el método de Publicar con MS Word es la forma mas aconsejable.

Una aplicación, podría ser por ejemplo, llevar a un cartel elaborado con Word la relación de artículos en oferta según ciertos criterios aplicados sobre toda una tabla de artículos.

2.- Para realizar una combinación de correspondencia con datos provenientes de una tabla o una consulta Access, los procedimientos, también pueden ser dos:

Forma-A) La opción Combinar con MS Word del botón correspondiente a Vínculos con Office (la mas directa y cómoda).

Esta valiosa opción, "encarrila" un asistente para combinación de correspondencia Word, que en principio propone que el documento principal (la carta) sea un documento nuevo en blanco o bien un documento ya existente en disco.

Tras pulsar el botón de Aceptar, se ejecuta el programa Word, y comienzan los pasos necesarios para llevar a cabo una combinación de correspondencia, exactamente igual que si se hubiera comenzado el proceso desde el menú de herramientas del propio Word.

Este proceso, mantiene el documento principal (ya sean cartas modelo o bien etiquetas postales) en Word y los datos en Access. Se trata de un proceso por el que se mantiene "una pata" puesta en cada programa: Para el documento en Word y para los datos en Access.

Forma-B) Llevar los datos de los destinatarios del mailing a Word por cualquiera de los dos procedimientos de publicación de datos con MS Word, y una vez tenidos los datos de los destinatarios en un "folio" de Word en exclusiva (los datos como tabla y solo los datos), se guardaría dicho documento como archivo de datos .DOC. Dicho archivo sería el origen de datos de una combinación de correspondencia iniciada desde el menú de Herramientas de Word, como si todo el proceso por completo se llevara a cabo desde el procesador de textos.

No existe el procedimiento directo que permite llevar datos con estructura de tabla ordenada (filas y columnas) desde Word a Access. Lo que si se puede hacer es llevar los datos desde Word a Excel, y teniendo los datos en formato Excel, tras archivarlos en formato .XLS, importarlos desde Access como se ha descrito en el apartado anterior (desde Excel a Access).

Una situación real podría ser la de que en un puesto de trabajo, hayamos estado trabajando con una base de datos en forma de tabla en un “folio” de Word para realizar habitualmente combinaciones de correspondencia y etiquetas (desde allí, desde Word), y ahora deseamos tener ese mismo bloque de datos en Excel para con ellos realizar todas las operaciones que nos ofrece la hoja de cálculo como gestora de bases de datos con su menú desplegable de datos (tablas dinámicas de resumen, gráficas a partir de ellas, filtros avanzados, subtotales…). En resumen, habrá que llevar a Excel esa tabla de datos.

 Como hacerlo:

Se selecciona toda la tabla de datos en Word, y realizamos la acción de Copiar. Minimizamos el programa Word, ejecutamos Excel, y ubicando el cursor, recomendablemente, en la celda A1 de un libro nuevo, realizamos la acción Pegar. Ya tenemos toda la tabla en Excel con cada dato situado en una celda. Ahora y desde Excel, con operaciones de formato podríamos dar otras anchuras a las columnas o alturas a las filas, pero la transferencia de información ya estaría realizada. Hemos exportado datos desde Word a Excel. Ahora se podría guardar dicha tabla en formato .xls desde Excel.