Análisis, planificación y estructuración de una B.D.

Importante: Esta parte del primer capítulo aporta unas reflexiones básicas y fundamentales para comprender posteriormente el resto de los contenidos de este curso con la claridad necesaria. Nos hará ser capaces de comprender lo importante que es la fase de análisis para la realización de cualquier aplicación Access.

Objetivo de este apartado del curso

Inculcar al alumno la necesidad fundamental de seguir unas pautas ordenadas que nos sirvan para que:

• Desde el origen de un planteamiento de trabajo con manejo de información y datos al estilo tradicional (sin ordenadores) ...
   
• Nos guíen hasta tener bien definidas las tablas para Access así como sus relaciones pertinentes. Dichas tablas van a ser posteriormente la base sólida para el desarrollo de una aplicación completa y adecuada a dicho ámbito o actividad profesional.
  En ocasiones, este análisis será una tarea sencilla y en otras el resultado de muchísimas reflexiones.

Pasos a seguir

Los pasos secuenciales a realizar para definir correctamente una base de datos bien podrían ser los siguientes:

1 - Análisis de la situación real de trabajo.
2 - Separar en partes o fases los procesos o tareas.
3 - Diseñar un diagrama de bloques reflejando las dependencias entre las partes.
4 - Identificar los grupos de datos o bolsas de información: Los archivos de datos.
5 - Definición de las tablas.
6 - Definición de la estructura y diseño de campos de las tablas.
7 - Codificación de los elementos.
8.- Establecer las relaciones entre las tablas definidas.
 

Vamos a detallar en secuencia, cada uno de éstos pasos:

Análisis de la situación real de trabajo

Realizar un BUEN análisis de la situación real de trabajo que se desea automatizar mediante Microsoft Access. Solo si se conocen a fondo (ordenadores aparte) los mecanismos de gestión, formas de trabajo, archivos de información (ficheros tradicionales en los que se almacenan los datos), documentos aplicables a las tareas (hojas de factura, talonarios de albaranes), así como listados (resúmenes diarios, semanales o mensuales) y formatos utilizados en ese determinado ámbito a automatizar, es posible trasladar a un entorno informático dicha operativa. Qué se hace y que se pretende hacer. En programación informática, esta misión la llevan a cabo los llamados analistas de aplicaciones, los cuales se sumergen físicamente en dicha actividad de la empresa o entidad correspondiente hasta que conocen a fondo su mecánica de trabajo en el día a día.

Separar en partes o fases los procesos o tareas

Organizar y separar en partes o fases, cuantos procesos o tareas reales de trabajo se deseen trasladar a Access. Dichas partes o elementos se derivan de la actividad concreta que se desempeña en la empresa. Qué gestiones se realizan normalmente bajo dicha actividad: Se trata, de crear meditadamente (no a la ligera) una relación (un censo) de las actividades o tareas que conforman la gestión a informatizar. Es preferible un buen planteamiento desde el principio, que múltiples replanteamientos posteriores que, a veces, tienen difícil solución.

Por ejemplo, y básicamente, para una gestión de almacén las FASES de trabajo pueden ser las siguientes:

• Mantenimiento de clientes (altas bajas consultas y modificaciones de clientes).
• Mantenimiento de artículos o productos (altas bajas consultas y modificaciones de artículos).
• Mantenimiento de pedidos (altas bajas consultas y modificaciones de pedidos).

Si se desea controlar que vendedor o comercial realiza tal o tales ventas...

• Mantenimiento de vendedores (altas bajas consultas y modificaciones de vendedores).
• Informes de comisiones a vendedores. Niveles de ventas...

Si se trabaja con varias agencias de transporte y se desean controlar las expediciones de mercancía...

• Mantenimiento de agencias de transporte (altas bajas consultas y modificaciones de agencias).

Si se desean controlar las compras a los proveedores de mercancía...

• Mantenimiento de proveedores (altas bajas consultas y modificaciones de proveedores).
• Elaboración de documentos (tales como facturas, albaranes...).
• Creación de listados e informes diversos (tales como listados de artículos clasificados por familias, listado de clientes por nivel de compras, listados de artículos bajo mínimos...) derivados de la información almacenada y mantenida.

Otros análisis propuestos: Pensar en las fases a gestionar para cada una de las siguientes actividades propuestas, después de "pegarse como una lapa" a los profesionales de ese ámbito y conocer así los trabajos, las necesidades, las situaciones, las particularidades, etc... "Meterse en el papel" de quien, sin informática de por medio, desarrolla diariamente esa o esas tareas que se desean automatizar, en este caso mediante Access: - Multas de tráfico de un ayuntamiento. - Gestión de un video club. - Una academia de enseñanza. - Una inmobiliaria. - Control del gasto por consumo de electricidad en un pueblo.

 

Diseñar el diagrama de bloques

Confeccionar un diagrama de bloques (un esquema) en el que se representa cada una de las tareas definidas en el paso anterior, enlazando mediante flechas que tarea depende de cual y cual no depende de ninguna otra. (esas flechas desembocarán en relaciones cuando se tengan definidas las tablas).

En el ejemplo de la gestión de almacén, el diagrama de bloques podría ser el siguiente:

Los archivos de datos

Una vez definidas las tareas a realizar, tenerlas enumeradas, y debidamente plasmadas en un diagrama de bloques (es decir, un esquema de dependencias que refleje en bloques lo que se hace cotidianamente en ese trabajo): Identificar con que elementos, grupos de datos o bloques de información se trabaja para poder realizar dichas tareas: Clientes, proveedores, artículos, agencias de transporte, pedidos, vendedores...  Estos bloques de datos, estos archivos, estos almacenes de información posteriormente en Access constituirán las tablas.

Para el ejemplo inicial que nos va a servir para comprender el desarrollo de aplicaciones en Access que va a ser la gestión de almacén los bloques de información serán, para cada tarea definida y representada en el diagrama de bloques del punto anterior, los siguientes:

• Para el mantenimiento de clientes interviene lo que tradicionalmente ha sido siempre el fichero o archivo de clientes.

Fichero o archivo: Bolsa o bloque de información homogénea y referida a un mismo tema (por ejemplo los clientes de una empresa), y a su vez organizada en fichas (a las tradicionales fichas, en Access, se les denomina registros). Cada ficha o registro contiene a su vez un conjunto de datos alojados en unos espacios o lugares denominados campos. Cada registro (o ficha) contiene por lo tanto, un conjunto de datos referidos a un elemento dentro del fichero. Por ejemplo, en un fichero de clientes, cada cliente tiene su ficha o registro. Cada ficha, a su vez, contendrá mas o menos campos según el nivel de control y gestión de información deseado, y dichos campos albergarán todos los datos del cliente que son necesarios para desarrollar las tareas propias de la actividad.

 

Siempre, las operaciones fundamentales de mantenimiento sobre los datos de un archivo son: Altas (agregar nuevos registros -nuevos clientes, nuevos proveedores,,,) Bajas (eliminar registros del archivo (baja de un cliente, baja de un artículo por ser descatalogado...) Consultas (buscar el precio de un determinado artículo, el teléfono de un cliente...) Modificaciones (cambio de precio en un artículo, de dirección de envíos de un cliente...)

• Para el mantenimiento de artículos o productos el fichero o archivo de artículos.
• Para el mantenimiento de pedidos el fichero o archivo de pedidos.

Si se desea controlar que vendedor o comercial realiza tal o tales ventas...

• Para el mantenimiento de vendedores el fichero o archivo de vendedores.

Si se trabaja con varias agencias de transporte y se desean controlar las expediciones de mercancía...

• Para el mantenimiento de agencias de transporte el fichero o archivo de agencias.

Si se desean controlar las compras a los proveedores de mercancía...

• Para el mantenimiento de proveedores fichero o archivo de proveedores.
• Para la elaboración de facturas, albaranes de pedido...la información necesaria se encuentra en los archivos ya definidos (pedidos, clientes, artículos...).
• Para la creación de listados e informes diversos (tales como listados de artículos clasificados por familias, listado de clientes por nivel de compras, listados de artículos bajo mínimos...) la información necesaria para su elaboración se encuentra también repartida entre los archivos ya mencionados.

Los Ficheros o archivos dependiendo del tipo de información que contienen, su peso específico dentro de la gestión, las tareas en las que están implicados, si sirven para actualizar a otros archivos o no, su duración en el tiempo... Pueden ser de tres tipos básicamente: Archivos Maestros: Contienen la información principal para el proceso. Su duración en el tiempo es la del propio proceso y sus datos son actualizados por los archivos de movimiento y los maestros a su vez, actualizan a los archivos históricos. (Ejemplos de este tipo de archivo serán los de Clientes, proveedores, artículos, empleados y agencias) Archivos de Movimiento o maniobra: Sus registros tienen una vida corta dentro del proceso, porque van cambiando con el propio proceso. Actualizan a los ficheros maestros. (Ejemplos de este tipo de archivo serán los de Pedidos ya que actualizan, por ejemplo al de artículos -en sus existencias- y al de Clientes en su volumen de compras acumulado -de tener definido este concepto en dicho archivo-. A fin de mes, los pedidos se reúnen por cliente, se facturan y se pasan al histórico de pedidos, quedando eliminados de la tabla de pedidos -otra opción es marcar mediante algún campo los pedidos facturados en vez de trasvasarlos a un histórico y eliminarlos del archivo de pedidos-) Archivos históricos: Contienen registros que, en su momento, pertenecieron a los archivos maestros o de movimiento y que fueron anexados a estos archivos como datos históricos. Archivos que contienen registros que fueron actuales pero que en vez de ser eliminados se almacenan en este tipo de archivo como medida de seguridad y almacén de datos históricos. (Ejemplos de este tipo de archivo serán los Históricos de Clientes, Histórico de proveedores, Histórico de artículos, Histórico de empleados, Histórico de pedidos...-no los hemos reflejado en nuestro diagrama ni en la aplicación que vamos a desarrollar en este curso-) ¿Quien sabe si a fecha del año que viene necesitamos contactar con un cliente o un proveedor que lo fue nuestro, pero que a esa fecha ya no lo es? Su información será encontrada en los archivos históricos.