Curso de Access Aplicaciones

Definición de las tablas a partir de los bloques de información ya identificados como ficheros de datos en el punto anterior. Lo que tradicionalmente han sido siempre los archivos de datos (pequeños o grandes cajones metálicos generalmente que contienen fichas de cartulina), en Access y en la mayoría de los programas gestores de bases de datos se denominan tablas. Dichas tablas, son estructuras de filas y columnas que albergan datos referidos a un mismo tema. Cada fila llamada ahora registro contiene la información que antes estaba plasmada en una ficha del fichero. Cada columna de una tabla representa un campo. En la celda de la tabla en la que intersecta una fila con una columna tendremos un determinado campo dentro del cual normalmente se albergará un dato.

En el ejemplo de gestión de pedidos las tablas a definir y crear en la base de datos desde Access serán:

El siguiente paso es confeccionar un censo de las informaciones o datos que se albergarán en cada tabla: Definición de campos para las tablas de la aplicación. Definir las informaciones necesarias y de utilidad para la gestión que cada tabla deberá albergar. Definir los campos que va a tener cada tabla, así como su tipo y propiedades mas indicadas (siendo conscientes de que las propiedades de los campos se van a poder modificar a posteriori).
A éste proceso se le reconoce también, de forma más técnica, como NORMALIZACIÓN DE DATOS.

De una sentada reflexión de sobre qué informaciones nos interesa gestionar sobre cada una de las fases o tareas, es decir, de cada uno de los ficheros contemplados, es decir de cada una de las tablas previstas, obtenemos, por ejemplo, las siguientes conclusiones que vamos a plasmar en un modelo de documento denominado FICHA DE TAREAS (una para la gestión de pedidos, otra para productos, para clientes, para agencias, vendedores, proveedores...)

Como vemos, aparecen datos sobre el propio pedido, sobre el cliente que hace el pedido, sobre la agencia de transportes que realiza en envío de ese pedido, sobre el artículo que se pide (inicialmente plantearemos que cada pedido solo es de un artículo), y también sobre el comercial o empleado vendedor de la empresa que genera ese pedido...

Para que en un pedido consten todas las informaciones que se consideran necesarias, en principio podríamos pensar que serían necesarios tantos campos en la estructura de la tabla como los expuestos en la relación anterior, en la Ficha de tareas. Sin embargo, gracias a que trabajamos con Access que es un sistema gestor de bases de datos relacional con que, por ejemplo, en cada pedido se almacene, además de la información propia del pedido (campos de color azul y representados en negrita en la Ficha de tareas anterior), el código del cliente que hace el pedido (el IdCliente), con ese código o Id, podremos acceder al registro de ESE cliente en la tabla maestra de clientes (que es otra tabla en la misma base de datos y está aparte). Observar el diagrama de bloques anterior para apreciar que la tarea de gestión de pedidos está vinculada o relacionada con la de clientes (entre otras).

De igual modo, los campos de nuestra Ficha de tareas refleja información o campos que ya tenemos en la tabla de vendedores, en la tabla de agencias, en la tabla de artículos.... Si cada vendedor, si cada agencia de transporte, si cada artículo (producto) tiene una clave única que lo identifica en su tabla, con que en cada pedido archivemos solo ese código, gracias a las relaciones de Access se puede acceder a la tabla relacionada pertinente y la información está ahí accesible. Toda la información de ese registro.
Por ejemplo: Si en un pedido consta que el cliente que hace el pedido es el que tiene código de cliente 7, con ese código, se accede al registro del cliente 7 en la tabla de clientes y ahí está toda la información de ese cliente que se precise... De la misma forma las relaciones entre tablas nos permiten acceder a la información de las demás tablas maestras de vendedores, de productos y de agencias.

En las tablas maestras (productos, clientes, agencias de transporte -métodos de envío-, vendedores y proveedores) todos los campos que se precisen serán necesarios en la descripción y estructura de la tabla. Veamos las Fichas de tareas para cada una de las restantes tablas previstas:

Por último en nuestra empresa hay varios vendedores y deseamos asociar a cada pedido que nos realicen, a un vendedor, sólo de este modo, podremos llevar un control de comisiones a pagar a los vendedores, cifras acumuladas de ventas por vendedor...