Curso de Access Aplicaciones

De lo comentado, se deduce que la relación entre dos tablas es única y se establece siempre a través de un campo común a ambas. No es necesario que el campo tenga el mismo nombre pero si es aconsejable acostumbrarse a nombrar los campos comunes del mismo modo, para evitar posibles equivocaciones a la hora de crear las relaciones.

Cuando se establece una relación entre tablas, una de ellas actuará como tabla principal y la otra como tabla relacionada.

Si entre dos tablas existe una relación y se crea otra, ésta sustituirá a la anterior, ya que no puede existir más de una relación entre dos tablas. Sin embargo, una tabla sí puede tener relaciones con más de una tabla, siempre y cuando sea con tablas distintas.

Access permite establecer tres tipos diferentes de relaciones entre dos tablas, y cada una de ellas tiene unas características que condicionarán el comportamiento final de la base de datos. Por ello, debe seleccionarse correctamente el tipo de relación entre las tablas para obtener el resultado esperado.

Los tres tipos de relaciones que existen son:

• Relación uno a uno: Relaciona un único registro de la tabla principal con uno sólo de la tabla relacionada. Este tipo de relación produce el mismo resultado que si se unieran los campos de ambas tablas en una sola tabla.
• Relación uno a varios: Es el tipo de relación mas frecuente. Un único registro de la tabla principal se puede relacionar con varios de la tabla relacionada. Este tipo de relación es la que utilizaremos la mayoría de las veces.
• Relación varios a varios: Un registro de la tabla principal se relaciona con varios de la tabla relacionada y, además, un registro de la tabla relacionada se relaciona con varios de la tabla principal. Este tipo de relaciones se puede transformar en dos relaciones de tipo uno a varios, creando una tabla intermedia de unión.

Las relaciones se establecen y modifican desde la ventana de relaciones, a la cual se accede, cuando está activa la ventana de la base de datos, seleccionando la opción Relaciones del menú Herramientas, o haciendo clic sobre el botón Relaciones de la barra de herramientas.

Cuando se accede por primera vez a la ventana de relaciones, ésta aparece vacía:

Sobre la misma aparecerá el cuadro de diálogo que muestra la siguiente figura, desde el cual se pueden agregar las tablas que se van a relacionar entre sí. Los pasos a seguir son:

1. En la ficha Tablas, seleccionar las tablas a relacionar (manteniendo la tecla Ctrl pulsada hacer clic sobre ellas) y a continuación hacer clic sobre el botón Agregar.
2. Una vez seleccionadas las tablas, hacer clic en el botón Cerrar para abandonar el cuadro de diálogo. En la ventana de relaciones aparecerán las tablas que se han agregado.

Es posible añadir nuevas tablas con las que crear nuevas relaciones en cualquier momento. El procedimiento a seguir en este caso es el que se expone a continuación:

1. Acceder a la ventana de relaciones seleccionando la opción Relaciones del menú Herramientas, o haciendo clic sobre el botón Relaciones de la barra de herramientas.
2. Seleccionar la opción Mostrar tabla del menú Relaciones o hacer clic sobre el botón Mostrar tablas de la barra de herramientas. El cuadro de diálogo que se presenta es Mostrar tabla (el mismo visto anteriormente).
3. En la ficha Tablas seleccionar y agregar aquellas que se precisen.
4. Hacer clic sobre el botón Cerrar, para abandonar el cuadro de diálogo.

Para eliminar tablas de la ventana de relaciones, basta con pulsar sobre la tabla que se quiere eliminar y pulsar la tecla Supr.

Al cerrar la ventana de relaciones, si en ella se ha realizado alguna modificación, se visualizará un mensaje de advertencia como el que muestra la figura siguiente, permitiendo guardar los cambios realizados o, por el contrario, salir sin guardar los mismos.

Las relaciones entre tablas se establecen en la ventana de relaciones, siendo el procedimiento el siguiente:

1. Situar el puntero del ratón sobre el campo común a ambas de la tabla principal.
   
2. Pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar el campo hasta el campo común de la tabla relacionada.
   
    
3. Soltar el botón del ratón. Aparecerá el cuadro de diálogo que muestra la figura siguiente:
   
4. Hacer clic sobre el botón Crear para establecer la relación. En la ventana de relaciones aparecerán ambas tablas unidas a través de un línea, cuyos extremos se sitúan frente a los campos de unión y en ellos se muestra el tipo de relación que hay entre las tablas.
   

De este modo hemos establecido una relación entre la tabla de clientes y la de pedidos, al realizar la relación de está manera no establecemos ninguna seguridad, es decir, siguiendo con el ejemplo, tal y como hemos hecho esta relación, podríamos tener un pedido realizado por un cliente que no tuviéramos registrado en la tabla de clientes, es decir, un cliente cuyo nombre, compañía .... no lo conociéramos. Para evitar estos errores existe la integridad referencial, la cual estudiaremos a continuación.