Con esta tercera unidad se entra en la contabilidad propiamente dicha, cuyo primer paso a realizar consiste en habilitar un sitio donde se almacene la información contable de la empresa. Esta tarea se realizará en dos pasos, añadiendo primero la empresa y completando seguidamente determinados datos oficiales que se emplean tanto para temas fiscales como para cumplir con las obligaciones registrales.

ContaPlus y la mayoría de los programas de contabilidad trabajan con tantas empresas como ejercicios económicos existen. Es decir, si he utilizado ContaPlus para llevar la contabilidad de mi empresa durante los años 2006, 2007 y 2008, necesariamente habré utilizado al menos tres códigos diferentes de empresa, por ejemplo X6, X7 y X8.

Para añadir una empresa nueva, acudiremos al menú Global, opción Selección de empresa, o bien utilizaré la combinación de teclas Alt + E. También se puede acceder pinchando directamente sobre el icono Opciones empresa .

También podemos añadir una nueva empresa desde el Panel de Exploración:

Aparecerá una pantalla como la siguiente, denominada Datos Empresa:

Esta primera pantalla es la más importante en el proceso de creación de una empresa. Es más, es la única imprescindible, de manera que si cumplimentamos esta pantalla pero no las siguientes, el programa funcionaría perfectamente. Se rellenarán los siguientes campos:

Código: es un campo alfanumérico (admite números y letras) de 2 dígitos que sirve para identificar la empresa que se va a crear. Una vez creada la empresa no puede modificarse.

Nombre: campo alfanumérico de hasta 40 dígitos donde figurará la razón social o nombre de la empresa.

Fecha inicio ejercicio: campo de formato fecha (día-mes-año, XX-XX-XX) donde se pondrá la fecha de inicio del ejercicio económico. No tiene por qué coincidir con el inicio del año natural y una vez creada la empresa, no puede ser modificada.

Fecha fin ejercicio: campo similar al anterior que, de forma automática, suma 12 meses a la fecha de inicio del ejercicio económico. Dicha fecha puede variarse en el momento de crear la empresa, pero no posteriormente.

Fecha límite acceso contable: campo de fecha que impide la realización de apuntes contables con fecha inferior a la indicada en este campo. Se usa como bloqueo preventivo para períodos contables ya cerrados. Por ejemplo, si en este campo figura la fecha 30-09-08 e intento introducir un asiento con una fecha anterior, aparecerá el siguiente mensaje:

La cumplimentación de este campo no es obligatoria, y suele dejarse en blanco en el momento de crear una empresa, variando su valor a medida que se van cerrando los meses.

Dígitos subcuenta: campo donde se configura el número de dígitos que tendrán las subcuentas de la empresa. Puede tomar valores entre 5 y 12, en función del volumen de información que cada empresa crea necesitar. Es muy importante elegir adecuadamente este número, ya que una vez creada la empresa ya no podrá modificarse con posterioridad.

Histórico: campo informativo donde figura el código de la empresa durante el ejercicio anterior. A la hora de crear una empresa queda vacío, tomando un valor de forma automática durante el proceso de cierre del ejercicio contable. También puede asignarse un código histórico de empresa de forma manual, desde la pantalla Selección de empresa, botón . Una vez allí, deberíamos elegir el código correspondiente a la misma empresa durante el año anterior (X8 en nuestro ejemplo, por corresponder al año 2008). El programa nos enviará el siguiente mensaje de confirmación:

De no cumplimentarse esta opción, las Cuentas Anuales de la empresa no aportarán información del ejercicio anterior.

Año ejercicio: campo informativo donde figura, de forma automática, el mismo año que aparece en la fecha de inicio del ejercicio.

Forma de presentación de las Cuentas Anuales: se puede escoger entre las cuentas normales (estándar) o abreviadas.

La opción de otra empresa se suele emplear al crear la misma empresa para el ejercicio económico siguiente, ya que copia las cuentas de dicha empresa. En este ejemplo se nos solicita la empresa a copiar, pudiéndose optar además por cambiar de tipo de presentación de las cuenta anuales a Abreviado:

La opción personalizado permite crear cuentas y la estructura de las cuentas anuales con total libertad. Esta opción puede utilizarse cuando se trate de empresas que emplean planes de cuentas especiales.

Tipo conversión: presenta el tipo de conversión oficial del euro respecto de la peseta.

Moneda más frecuente: permite que elijamos la moneda con la que aparecerán habitualmente los campos monetarios. Se puede elegir entre la local (peseta) o la constante (euro).

Una vez cumplimentada la ficha principal, rellenaremos las siguientes, comenzando por Ruta Programas de SP, que contiene los campos siguientes:

Facturación: contiene la ruta donde se encuentra instalado el ejecutable de FacturaPlus, Gestiónw.exe. Una vez cumplimentado este campo, se pulsará la tecla Intro, ya que de no hacerlo no se accederá al siguiente campo.

Empresa: aquí se rellenará el código que tiene la empresa en FacturaPlus, que no tiene por qué coincidir con el de ContaPlus.

El enlace ContaPlus-FacturaPlus nos va a permitir consultar información de FacturaPlus aún sin tener abierto este programa. En el tema 4 se detalla este aspecto.

NominaPlus: contiene la ruta donde se encuentra instalado el ejecutable de NominaPlus.

Empresa: contiene el código que tiene la empresa en NominaPlus.

En el ejemplo puede observarse que no es necesario rellenar estos campos. Sólo lo harán quienes hayan adquirido otros productos de SP además de ContaPlus.

Traspasar la colección de asientos predefinidos: si marcamos esta opción se copiará en la empresa una serie de asientos predefinidos propuestos por ContaPlus. En la 11ª unidad se explica cómo diseñar, añadir y utilizar los asientos predefinidos.

Correo electrónico: campo de texto con la dirección e-mail de la empresa que estamos creando.

Clave de acceso empresa: este campo contendrá la clave de acceso de nuestra empresa. De este modo, cada vez que un nuevo usuario seleccione dicha empresa, tendrá que introducir la clave para poder trabajar en ella.

Ruta editor: contiene la ruta donde se encuentra instalado el tratamiento de textos que emplearemos para editar y visualizar la Memoria y el Cuadro de Financiación.

La siguiente ficha, Opciones Empresa, contiene una serie de opciones que nos permiten configurar algunos aspectos de ContaPlus.

Acceso a campos analíticos en asientos: permitirá, en la introducción de asientos en el Diario, el acceso a los campos analíticos de Departamentos y Proyectos.

Acceso a campos de documento en asientos: permitirá, en la introducción de asientos en el Diario, añadir una descripción relativa al documento (normalmente tipo de documento o dónde está archivado) que contiene la información que se está contabilizando.

Tiempos de espera con contador: si se marca esta opción, aparecerá una barra informativa del proceso de la acción que ContaPlus esté realizando.

Borrado de vencimientos después de preprocesar: esta opción se usa sólo si llevamos control de la tesorería con ContaPlus, y hace que los vencimientos se borren de forma automática una vez que se han preprocesado (contabilización o creación de documentos de pago). La última unidad del curso está dedicada, en exclusiva, al fichero de vencimientos.

Eliminar cheques y pagarés después de pasar al diario: también esta opción está ligada al control de la tesorería. Si la marcamos, conseguiremos que en el fichero de los documentos de pago (cheques y pagarés) sólo aparezcan los pendientes de emitir.

Acceso a serie de facturación: activa el campo de serie a la hora de introducir los datos correspondientes en la gestión de asientos. Sólo aparece cuando contabilizamos facturas emitidas o recibidas, en el momento de introducir el IVA.

Nº máximo de asientos en la sesión para paso al maestro: con esta opción se determinará el número máximo de asientos que quedan en memoria RAM (los datos contenidos en ella se pierden si se apaga el ordenador) antes de su paso al fichero maestro de Diario.

La siguiente ficha, Parámetros Empresa, aparecen unas cuantas opciones de las denominadas por defecto, es decir, que aparecen en algunos campos de ContaPlus sin que nosotros pongamos nada en ellos.

Nivel de seguridad de la empresa: nivel asignado a la empresa para que ningún usuario de nivel inferior tenga accesos o derechos sobre ella.

Subcuenta de banco más utilizada: en este campo se puede rellenar la subcuenta contable de tesorería que más frecuentemente se use. Así, en algunas opciones de ContaPlus (relacionadas con el control de la tesorería) aparecerá dicha cuenta en el campo correspondiente.

Asiento de apertura-Asiento de regularización-Asiento de cierre: estos campos se rellenan automáticamente al cerrar el ejercicio contable y contienen los números de dichos asientos contables.

Fecha última liquidación del I.V.A.: contiene la fecha correspondiente al asiento de regularización del IVA. Este campo se rellena de manera automática cuando empleamos la opción de I.V.A. denominada Asiento de regularización. En la 8ª unidad comprenderemos su utilidad.

Tratamiento del I.V.A. como I.G.I.C.:al activar esta opción, se sustituirá en las cabeceras de listados y tablas referidas al IVA, las siglas IVA por IGIC, para la documentación oficial requerida en Canarias.

Comentarios: esta opción contiene un cuadro de texto que permite la introducción de notas y comentarios sobre la empresa en cuestión. Los comentarios introducidos durante la creación de la empresa pueden modificarse con posterioridad gracias a los botones y .

La última ficha que puede cumplimentarse al añadir una nueva empresa es Vencimientos, que se utilizará si el usuario desea recibir información sobre la fecha en que se deben procesar los vencimientos.

Las opciones que se pueden dar son:

No avisar: el programa no avisará de si se ha producido o no algún vencimiento. Con esta opción no seleccionada sí avisará.

Fecha de vencimiento: el programa avisará cuando la fecha de emisión o de pago del vencimiento coincida con la que el usuario establezca en este campo.

Días anteriores al vencimiento: el programa avisará de todos los vencimientos, con el margen de antelación que el usuario especifique.

Días posteriores al vencimiento: el programa avisará de aquellos vencimientos hasta los días que él desee tras su caducidad.

Día de la semana: en esta opción el usuario decidirá que día de la semana quiere ser avisado.

Día del mes: día del mes en que el usuario quiere ser avisado de los vencimientos a procesar.

Fecha a elegir: fecha en la cual el usuario desea ser informado de los vencimientos próximos a vencer.

Deshabilitar aviso de vencimientos en EUROS para el 2002: esta opción nos permite configurar un nuevo aviso en vencimientos, para aquellos vencimientos con fecha de vencimiento igual o superior al 01-01-2002. De no marcarse, el programa nos avisará automáticamente al añadir un nuevo vencimiento superior a la fecha anterior, sugiriéndonos introducir el vencimiento en EUROS. Si por el contrario lo marcamos el programa no nos avisara aunque la fecha de vencimiento supere el 01-01-02. Tampoco avisará si se hubiese configurado como moneda de uso más frecuente la moneda Constante. Se recomienda seleccionar esta opción a partir del 01-01-02.