En la anterior unidad se vio cómo la empresa está compuesta por numerosos elementos que forman parte de su patrimonio. Además, durante las operaciones habituales de la empresa (ventas, compras, cobros, pagos, etc.) estos elementos patrimoniales sufren alteraciones en su valor.

En contabilidad, los elementos patrimoniales están representados por unos registros denominados cuentas. Una cuenta es un concepto abstracto representativo de una serie de valores patrimoniales de la misma especie. Por ejemplo, en la oficina de Comercial ADR tenemos mesas, armarios, sillas, etc. A todos estos conceptos patrimoniales se les asigna un código y un nombre: (216) Mobiliario. Y esto es una cuenta, un concepto materializado en una ficha, como representación y medida de los elementos patrimoniales, y que servirá de instrumento contable para reflejar su valor inicial y las variaciones que posteriormente le sucedan.

Las cuentas se representan en forma de T y tienen la siguiente estructura:

Según la información anterior, los muebles y equipos de oficina de Comercial ADR valen 6.000,00 €.

Todo hecho susceptible de incidir en el patrimonio de la empresa, modificándolo cualitativa o cuantitativamente, debe ser contabilizado. Será lo que se denomina un hecho contable y deberá tener su justificante correspondiente.

En el ejemplo anterior, se acaba de registrar una compra de mobiliario por 500,00 €. El justificante de esta operación sería la factura de compra.

Hemos comentado anteriormente que todo hecho contable está representado por un documento. Pues bien, este documento se hace necesario por dos motivos:

• Su entrega (original o copia) al contable de la empresa va a permitir que éste conozca y pueda registrar los cambios que se producen en el patrimonio.
   

• La ley exige la existencia de justificantes de las anotaciones contables, así como su conservación durante algún tiempo. Cuando no exista ningún comprobante, la anotación contable deberá ser justificada mediante una orden firmada por el empresario, gerente o apoderado.

Si analizamos la estructura de una cuenta observaremos que en la parte central aparece el título de la cuenta, recogiendo el nombre oficial que se asigna a los elementos patrimoniales representados en la misma. La parte izquierda de la cuenta se denomina Debe y la derecha Haber, y contienen anotaciones, en euros, correspondientes a las variaciones producidas en los elementos patrimoniales representados en la cuenta.

La cuenta anterior recoge el valor de los muebles y equipos de oficina de Comercial ADR, con el detalle de los incrementos y disminuciones producidos en dicho valor. Así, las anotaciones del Debe reflejan el valor inicial del mobiliario (6.000,00 €) y una adquisición de nuevos muebles (500,00 €). La anotación del Haber (100,00 €) correspondería a una salida de mobiliario (venta, rotura o devolución).

El lenguaje contable emplea una serie de términos especializados en relación a las cuentas:

• Abrir una cuenta: consiste en habilitar un registro representativo de elementos patrimoniales de la empresa de la misma especie:
  
  
  Con esta tarea se inician siempre los ejercicios contables.
   

• Cargar, debitar o adeudar una cuenta: es realizar una anotación en el Debe (parte izquierda) de la cuenta:
  
  
   

• Abonar, acreditar o descargar una cuenta: es realizar una anotación en el Haber (parte derecha) de una cuenta:
  
  
   

• Sumas de una cuenta: consiste en sumar los importes anotados en el Debe (sumas deudoras) y en el Haber (sumas acreedoras):
  
  
   

• Saldo de una cuenta: se llama así a la diferencia existente entre las sumas deudoras y acreedoras. Los saldos pueden ser deudores (sumas deudoras > sumas acreedoras), acreedores (sumas deudoras < sumas acreedoras) o cero (sumas deudoras = sumas acreedoras):
  
  
   

• Saldar una cuenta: consiste en realizar una anotación (en el Debe o en el Haber) con el fin de conseguir el saldo cero:
  
  
  Un ejemplo típico de la operación de saldar una cuenta se produciría cuando un cliente paga todo lo que debe. También es la penúltima tarea que se realizara con todas las cuentas en un ejercicio contable.
   

• Cerrar una cuenta: consiste en deshabilitar una cuenta, de manera que ya no se puedan realizar más anotaciones sobre ella. Esta operación sólo puede efectuarse en cuentas saldadas:
  
  
  El cierre es la última operación que se realiza con todas las cuentas de la empresa en un ejercicio económico. Una cuenta cerrada suele representarse con una doble barra horizontal que la cruza por la parte inferior.

Pero, ¿cuándo hay que realizar anotaciones en el Debe o en el Haber de una cuenta? La respuesta es diferente según se trate de cuentas que representen elementos patrimoniales de activo o de pasivo.

Así, las cuentas de ACTIVO, que representan los bienes y derechos de la empresa, reflejarán en el Debe sus importes iniciales y los incrementos de valor. Por contra, en el Haber aparecerán las disminuciones de valor:

Por contra, las cuentas de PASIVO y NETO, que representan las fuentes de financiación de la empresa, reflejarán en el Haber sus importes iniciales y los incrementos de valor. Por contra, en el Debe aparecerán las disminuciones de valor:

Así, con estos dos esquemas, conoceremos cómo se registran los hechos contables en las distintas cuentas de Activo, Pasivo y Neto de la empresa, es decir, el funcionamiento de las cuentas, también llamado Teoría del cargo y el abono de las cuentas.