Curso de Excel XP Avanzado

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Tipos de datos

Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos:

  1. Texto. Palabras, títulos, nombres,...
  2. Valores. Valores fijos que pueden involucrarse en un cálculo. Pueden ser números -un saldo, una edad, un importe, unas unidades...- y pueden ser también fechas -fecha de alta, fecha de caducidad, fecha de contrato...-
  3. Fórmulas. Aquí radica la potencia de Excel. Son expresiones que devuelven un resultado. Las fórmulas se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos. Hay fórmulas que actúan sobre textos, otras sobre valores numéricos, otras sobre fechas y como las fórmulas se pueden complejizar y anidar unas dentro de otras, también una fórmula puede ser el argumento de otra fórmula.
Consejo: Es una buena práctica introducir los números limpios sin ningún carácter adicional excepto el signo "-" si es un número negativo, y la coma para separar los decimales. Nada mas. Un cien mil se introduce: 100000

Un número que no ocupe el ancho total de la celda se sitúa, por defecto, alineado a la derecha de la misma. Si el número fuese más largo que el ancho de la celda, aparecerá automáticamente en formato científico o de potencias de 10. Por ejemplo, al introducir el número 266410566056 en una celda, éste aparecerá como 2,66410E+11, es decir, 2,66410 por 1011.

La visualización de los números en la barra de fórmulas siempre será en formato estándar, independientemente de cómo aparezcan en la celda. más tarde estudiaremos otros formatos.

Los formatos en los que se debe introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes:

Formato Ejemplo A tener en cuenta
d/m 6/11 supone el año actual
d/m/aa 6/11/99 supone año 20__hasta el 30 y año 19__ del 30 y siguientes
d-mmm 6-nov supone el año actual
d-mmm-aa 6-nov-99
mmm-aa nov-99 supone el día 1
hh:mm 15:45 supone 0 segundos
hh:mm:ss 15:45:30
hh:mm am/pm 3:45 pm supone cero segundos
hh:mm:ss am/pm 3:45:30 pm

Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u hora:

  • Se pueden utilizar indistintamente los signos / ó – como separador en las fechas.
  • Se pueden utilizar mayúsculas o minúsculas indistintamente.
  • Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o más.
  • Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda separándolas por un espacio en blanco.
Consejo: El método más rápido de introducir fechas correspondientes al año actual es introducir "d/m". Si introducimos fechas correspondientes a años diferentes del actual aconsejamos el empleo de esta fórmula "d/m/aaaa" (Ej 5/5/1925) escribiendo los cuatro dígitos para el año y evitar posibles errores.

Una fórmula admite un máximo de 1.024 caracteres y habitualmente está compuesta por números, operadores y direcciones (referencias) de celdas. También se podrán introducir funciones (fórmulas que ya vienen pre-hechas con Excel). Las funciones se tratarán en temas posteriores.

Los operadores utilizados en la creación de fórmulas son los siguientes:

Operador Valor
+ - Positivo, Negativo (como signo. Por ejemplo: -9)
% Porcentaje
^ Exponente
* / Multiplicación, División
+ - Suma, Resta (como operación)
& Concatenación de textos
= <> Igual, Distinto a
< > Menor que, Mayor que
<= >= Menor o igual que, Mayor o igual que

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma fórmula existe un operador de suma y otro de multiplicación, primero se efectúa la multiplicación y luego la suma. Si varios operadores en una fórmula tienen igual preferencia, éstos se evalúan en el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de la fórmula. Para alterar el orden de evaluación de los operadores en una fórmula se puede hacer uso de los paréntesis.

Consejo: Siempre que escribamos una fórmula con más de una operación, es interesante usar los paréntesis para evitar posibles errores de prioridades. Eso sí, abriremos tantos como cerraremos.

MUY IMPORTANTE: Todas las fórmula han de comenzar con el signo igual, de lo contrario Excel las interpretará como texto. Por ejemplo, la fórmula B5+B8 está mal. Debería ser escrita =B5+B8. Las referencias a celdas en las fórmulas podemos escribirlas en mayúsculas o minúsculas indistintamente.

Los textos y fechas dentro de las fórmulas deben ir entre comillas.

Consejo importante: Cuando en una fórmula queramos operar con un valor fijo, por ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un precio introducido en B5, evitaremos por todos los medios introducir el 10% en la fórmula (=B5*10%), especificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. Así la fórmula debería quedar: =B5*C20. Esta es la técnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la fórmula, cambiaríamos simplemente el contenido de la celda C20.

Advertencia: Cuando en una celda, el resultado numérico que exista (como resultado de una fórmula por ejemplo), presente en la celda: ############ no deberemos asustarnos. Es una manera que tiene Excel de comunicarnos que el resultado es tan ancho que no cabe entero en la anchura actual de la columna de esa celda y que, antes de mostrarnos un resultado numérico (un saldo, un sueldo, un importe...) de forma truncada, no nos lo muestra, presentando esos símbolos de almohadilla (#)  para advertir de que tenemos que ampliar la anchura de la columna en la que se encuentra esa celda. La anchura de una columna se cambia desde la línea separadora que existe entre todas las columnas en la línea de títulos de columna (A B C D...). Esto de estudiará en el capítulo 7.


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