Curso de Excel XP Avanzado

En la hoja de cálculo siempre hay una celda activa que se distingue de las demás por tener su contorno remarcado como indica la figura siguiente (sería el equivalente al cursor en otros programas: nos indica dónde estamos para trabajar). Si se ha realizado la selección de un rango la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango.

Celda

Rango de celdas

En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:

1. El interior de la celda: área blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratón sobre ella éste toma apariencia de cruz blanca ancha.
2. Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratón al situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cuádruple flecha.
3. Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas. Al situar el cursor del ratón sobre él éste toma apariencia de cruz negra fina.
   

La dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de fórmulas.

Es posible copiar o mover una celda o rango de celdas a una única posición (un lugar en concreto) o bien a lo largo de una fila o columna (a celdas contíguas), los métodos a seguir son:

Las operaciones de Copiar o mover contenidos de una hoja de cálculo se pueden realizar mediante los métodos habituales:

MOVER: En ocasiones deseamos cambiar de lugar contenidos. Esos contenidos pueden ser datos fijos o fórmulas. En cualquiera de los casos, el valor que arrojan o presentan no van a cambiar. Si lo que se mueve es una fórmula, esta permanece invariable, queda como al comienzo y el resultado será el mismo, solo que presentado en el nuevo lugar al que ha sido movida la fórmula.

Podremos realizarlo mediante:

1.  Cortar + Pegar.
2. Arrastrando, previa correcta selección, lo que se desea mover.

COPIAR: Si lo que se desea es copiar, tras la operación, la información (fija o fórmula) va a quedar en 2 lugares: El de origen Y el de destino, ya que copiar significa duplicar. En el caso de copiar valores fijos, se copian esos valores quedando iguales, sin embargo SI SE COPIA UNA FÓRMULA, ÉSTA CAMBIA RELATIVIZANDO SUS TÉRMINOS O REFERENCIAS, con lo cual, el resultado de la copia posiblemente presente otro valor diferente al que presentaba la fórmula original antes de copiar. Esto es muy importante.

Podremos realizarlo mediante:

1. Copiar + Pegar.
2. Arrastrando la selección mientras mantenemos pulsada la tecla CONTROL (aparece ese pequeño signo + en un cuadradito que denota copia).
3. Mediante arrastre desde el cuadro de llenado inferior derecho de la selección que se desea copiar.

Cuando se realiza la acción final de Pegar, aparece junto al texto pegado, un botón junto con un triángulo (denominado etiqueta inteligente). Haciendo clic sobre él se despliega el siguiente cuadro el cual permite realizar un pegado especial:
   

Excel también permite realizar un pegado especial más completo, con más posibilidades y opciones ¿Como?
Cuando deseemos concluir la operación de copiar, desde el menú Edición seleccionaremos Pegado especial para abrir el siguiente cuadro de diálogo:

Las opciones más interesantes son:

• Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas
• Fórmulas: Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de fórmulas.
• Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas. No copia la fórmula, solo los resultados.
• Formatos: Pega solamente el formato de la celda, no los valores ni las fórmulas.
• Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda.
• Validación: Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas, si es que existen.
• Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes.
• Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas.
• Formatos de números y fórmulas: Pega únicamente las fórmulas y todos los formatos de número de las celdas seleccionadas.
• Formatos de números y valores: Pega únicamente los valores y todos los formatos de número.

En este panel de pegado especial también podemos definir que se realice una operación de los datos que se están copiando sobre los datos que residen en el lugar sobre se desea hacer el pegado. La operación puede ser que los valores a copiar se sumen a los que ya existen en el lugar de destino, con lo cual en este caso se acumulan, se pueden restar, se pueden multiplicar o también dividir. Veamos como funciona:

Otra posibilidad que nos aporta el panel de pegado especial es el de pegar los valores de forma transpuesta (Transponer), es decir, cambiando lo que son filas por columnas y viceversa. A veces no tenemos ciertos valores colocados de la forma idónea para trabajar. Esta operación puede resolver y facilitar el trabajo posteriormente. Veamos lo que ocurre al copiar el rango de ventas de enero de la tabla superior a la celda apuntada por la flecha a la derecha de Enero en la tabla inferior, pero transponiendo los valores:

Por último destacar la posibilidad de hacer un pegado especial Con vínculo (Pegar vínculos). Esto copia los valores pero vinculándolos con las celdas de origen, de tal forma que si los datos cambian en el origen, cambiarán también en el destino ya que en el destino se ha creado una fórmula que los vincula.
En este ejemplo se ha copiado el rango de valores de Enero a un lugar de destino con vínculo:

La aplicación práctica de un pegado especial la podamos comprender más adelante en éste curso,