Curso de Excel XP Avanzado

Un aspecto interesante a nivel profesional, es el de crear hojas de cálculo con fórmulas colocadas estratégicamente en las celdas adecuadas, pero prohibir la posibilidad de manipularlas, modificarlas e incluso verlas. Por ejemplo, podemos crear una tabla de precios para un distribuidor en la que hemos calculado unas cantidades mediante fórmulas como consecuencia de aplicar unos porcentajes, unos descuentos, unas ratios, unos precios de cesión de mayorista, etc...y deseamos que se muestren los resultados, pero que no se puedan modificar por parte del usuario las fórmulas que los generan o incluso que el usuario vea los resultados pero no la fórmulas aplicadas. Que no se sepa de dónde salen esas cifras.

Para que el contenido de una celda o rango de celdas (o rangos de celdas) quede de forma que no se pueda modificar su contenido es necesario que sobre esa celda existan 2 características:

- Que la celda esté bloqueada (el bloqueo es característica de formato de celdas), y además...

- Que toda la hoja esté protegida (la protección se hace desde menú herramientas -> Proteger -> Proteger hoja). A la protección le podemos poner una contraseña (que habrá que introducir 2 veces como siempre que se fija una contraseña o password) de modo que quien quisiera quitarla no pudiera a no ser que conociera la contraseña fijada por nosotros.

Se necesitan, por lo tanto, las 2 características (bloqueo + protección) y en ese orden, para que el contenido de una celda no se pueda modificar. Si además de bloqueada está Oculta, el resultado de la celda se visualizará, pero la fórmula que aporta ese resultado no se verá.

Inicialmente, todas las celdas de una hoja y de un libro están con el bloqueo activado. Esta propiedad se puede cambiar desde Menú Formato -> Celdas -> Solapa Proteger. Existe en ese mismo panel la casilla para Ocultar o no las fórmulas de esa celda o rango de celdas a las que estamos aplicando este formato  de protección.

El bloqueo actúa sobre celdas o rangos de celdas, mientras que la protección actúa o bien sobre toda la hoja o bien sobre todo el libro según se elija en el menú de proteger. Lo más elemental sería proteger la hoja.

Una vez aplicadas las dos propiedades de protección vemos que no se puede modificar el contenido de las celdas, ni cambiar su formato, es mas, la barra de herramientas de formato aparece anulada en su práctica totalidad de acciones posibles (aparecen en gris). Para poder modificar de nuevo las fórmulas o contenidos de celdas protegidas deberemos quitar la protección. Ahora el menú de proteger, nos invita a desproteger hoja.