En este capítulo estudiaremos detenidamente solo aquellos aspectos elementales de las funciones que pese a darse por sentados en un nivel básico de trabajo, son tan importantes y fundamentales que merecen una reseña en este curso avanzado para que queden totalmente asentados.

Las funciones son fórmulas predefinidas que Excel trae incorporadas y preparadas para ser usadas de un modo sencillo y rápido. El gran número de funciones que incorpora Excel permite realizar todo tipo de cálculos: estadísticos, financieros, trigonométricos. científicos, etc. Para facilitar su utilización dichas funciones están agrupadas por familias según la siguiente lista:

• Funciones financieras: (finanzas, préstamos...) realizan cálculos sobre anualidades, inversiones, etc.
• Funciones de fecha y hora: (calculo de edades, trienios...) ejecutan cálculos con fechas y horas.
• Funciones matemáticas y trigonométricas: (las matemáticas operaciones comunes y las trigonométricas operan con ángulos...) realizan cálculos matemáticos de carácter general y trigonométricos.
• Estadísticas: (promedios, varianzas...) realizan análisis estadísticos.
• Búsqueda y referencia: (buscar en tablas de precios, artículos...) localizan celdas en función de su contenido.
• Base de datos: (trabajan sobre grandes tablas de datos...) ejecutan cálculos estadísticos y de resumen en bases de datos.
• Texto: realizan operaciones con cadenas de texto, como extraer un trozo de texto de una cadena o encadenar varios textos en uno solo.
• Lógicas: (evalúan condiciones para realizar ciertos cálculos...) calculan el resultado de expresiones lógicas.
• Información: devuelven información sobre lo que contienen las celdas y los rangos de celdas.

Para el empleo de estas funciones Excel incorpora un Asistente para funciones, que facilita la utilización de las mismas.

Además de las funciones que incorpora Excel para su utilización directa, es posible utilizar varias funciones a la vez, y realizar así cálculos más complejos y específicos. Para ello las funciones deben estar anidadas, es decir, unas funciones actúan como argumentos de otras. Unas funciones, CORRECTAMENTE, colocadas dentro de otras.

Se puede introducir una fórmula que contenga funciones anidadas escribiéndola directamente en la celda o Barra de fórmulas, sin más que establecer las funciones anidadas como si de argumentos sencillos se trataran, colocándolos entre los correspondientes paréntesis. Sin embargo esto supone el conocimiento de la sintaxis de todas las funciones a anidar y la atención continua para la colocación correcta de todos los paréntesis necesarios (se abrirán tantos como los que se cerrarán).

Otro método para anidar funciones es a través del Asistente para funciones, lo que facilita mucho el proceso. Si se pretende calcular, por ejemplo, la raíz cuadrada de la suma de dos rangos de celdas, los pasos a seguir son:

1. Situarse en la celda en la que se va a introducir la fórmula.
2. Desplegar el menú Insertar y seleccionar la opción Función, o bien hacer clic sobre el botón Insertar función (esta opción es más cómoda).
3. Del cuadro combinado O seleccionar una categoría, seleccionar Matemáticas y trigonométricas.
4. De la lista Seleccionar una función, seleccionar la función RAÍZ. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo situado bajo la barra de herramientas. Lo normal, sería marcar o indicar la celda de cuyo contenido se desea calcular la raíz cuadrada pero en esta caso algo más complicado, no queremos hacer eso.
   
5. En la parte izquierda de la Barra de fórmulas, Cuadro de nombres, se sitúa una lista desplegable de funciones. Desplegar la misma picando en el botón de flecha a la derecha del cuadro y seleccionar la función Suma (si no se encontrase en la misma seleccionar Más funciones, para poder localizarla en el cuadro de diálogo Pegar funciones, donde se encuentran todas las funciones existentes). De este modo, como argumento del primer panel, de la función RAIZ estamos colocando otra función, en este caso la SUMA (estamos anidando).
   
6. Aparece un nuevo cuadro de diálogo similar al anterior pero referido a la función Suma, en el cual debemos introducir los argumentos necesarios para dicha función.
   
    
7. Introducir los argumentos necesarios para la función Suma, directamente en el cuadro de texto o a través del botón , como ya se ha indicado.
   
8. Una vez introducidos los argumentos para la función suma, hacer clic sobre el nombre de la función anterior en la barra de fórmulas (en este caso función RAIZ), volviendo al cuadro de diálogo de la función principal, RAÍZ.
   
    
9. Seleccionar el botón Aceptar para terminar el proceso.

Gráficamente, la tarea realizada consiste en poner como argumento de la función RAIZ, la función SUMA: