Los programas denominados como Hojas de Cálculo son aplicaciones diseñadas para la gestión de datos numéricos fundamentalmente y la realización de operaciones matemáticas (y de todo tipo) con dichos datos.

Así como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es "el folio" que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en las hojas de cálculo nos encontramos con un gran casillero comparable al tablero del juego de los barcos, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas, identificándose cada fila mediante un número y cada columna por una letra. Por tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un número, representativos de la posición en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la segunda columna (columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4 (estaría mal referirse a ella como 4B y es indistinto escribir en mayúsculas que en minúsculas dicha referencia). En cada celda, podremos colocar un dato.

Ejemplo de pantalla Excel en donde nos encontramos situados en la celda B4:

Microsoft Excel es un potente programa de Hoja de Cálculo que junto con Word, Access y PowerPoint, forma parte del paquete integrado de programas que se denomina Microsoft Office.

Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:

1. Las grandes dimensiones de sus hojas de cálculo, constituidas por 255 columnas (Desde la columna A hasta la Z, luego continúa y se nombran AA AB AC... así hasta la IV) y 65.536 filas. En definitiva, casi 17 millones de celdas para utilizar.
2. La agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo. Podríamos utilizar hasta 255 hojas por cada archivo de Excel.
3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla.
4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.
6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

Microsoft Excel es un componente del paquete Microsoft Office, y normalmente cuando insertamos en nuestro PC el CD de instalación del Office la instalación comienza de forma automática, no obstante si no comienza sólo el proceso de instalación, para instalarlo los pasos a seguir son los siguientes:

1. Cerrar todos los programas que se tengan abiertos.
2. Insertar el CD-ROM de Microsoft Office en la unidad correspondiente.
3. Acceder a la opción Ejecutar del botón Inicio de la Barra de tareas. La pantalla que se presenta es la que muestra la figura siguiente.
   
4. Hacer clic sobre el botón Examinar y localizar el archivo Setup.exe en la unidad de CD-ROM (normalmente dicha unidad es la D: pero pudiera ser la E: u otra, y el archivo, de forma general, decir que se podría en ocasiones llamar install.exe o bien instalar.exe).
5. Seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Aceptar de la ventana de la figura anterior, comenzando en este momento la instalación del programa.
6. La instalación está guiada en todo momento por un asistente que presenta una serie de pantallas en las cuales se irán introduciendo los datos requeridos para la instalación del programa.
7. Una vez completada la instalación con éxito, es preciso reiniciar el ordenador.

Al instalarse el programa se creará automáticamente una entrada a Microsoft Excel en el menú Programas del botón Inicio (abajo a la izquierda de la pantalla) de la Barra de tareas.

Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Excel en el Escritorio de Windows con el fin de tenerlo "mas a mano". De no tenerlo, es posible crear uno, siguiendo los pasos que mostramos:

Con Windows 98:

1. Abrir el Explorador de Windows (ejecutarlo).
2. Abrir la carpeta Microsoft Office que se encuentra dentro de la carpeta Archivos de programa del disco C:.
3. Seleccionar el acceso directo a Excel que se encuentra en esta carpeta y copiarlo (acción Copiar).
4. Minimizar todos los programas que estén abiertos y sobre cualquier zona del Escritorio no ocupada pulsamos el botón derecho del ratón para, como siempre, presentar el menú de contexto con las operaciones que se pueden realizar en ese lugar y en ese momento, es decir, en ese contexto.
5. Finalmente del menú contextual que se presenta seleccionar la opción Pegar.

Con Windows XP:

1. Abrir el Explorador de Windows (ejecutarlo).
2. Abrir la carpeta Microsoft Office que se encuentra dentro de la carpeta Archivos de programa del disco C:.
3. Posicionarse en una subcarpeta de la carpeta Microsoft Office llamada Office10. Seleccionar el archivo Excel.exe (que es un programa executable, en este caso Excel)  y copiarlo (acción Copiar).
4. Minimizar todos los programas que estén abiertos y sobre cualquier zona del Escritorio no ocupada pulsamos el botón derecho del ratón para, como siempre, presentar el menú de contexto con las operaciones que se pueden realizar en ese lugar y en ese momento, es decir, en ese contexto.
5. Finalmente del menú contextual que se presenta seleccionar la opción Pegar acceso directo.