Curso de Excel XP Básico

En la hoja de cálculo siempre hay una celda activa que se distingue de las demás por tener su contorno remarcado como indica la figura siguiente (sería el equivalente al cursor en otros programas: nos indica dónde estamos para trabajar). Si se ha realizado la selección de un rango la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango.

Celda

Rango de celdas

En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:

1. El interior de la celda: área blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratón sobre ella éste toma apariencia de cruz blanca ancha.
2. Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratón al situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cuádruple flecha.
3. Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas. Al situar el cursor del ratón sobre él éste toma apariencia de cruz negra fina.
   

La dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de fórmulas.

Para mover una celda o un rango se dan los siguientes pasos:

1. Situar el cursor del ratón sobre el marco de la celda o rango.
2. Con el cursor en forma de flecha cuádruple pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta la nueva posición.

Si al desplazar una celda o rango de celdas en la nueva ubicación hay ya datos existentes, el programa avisará de ello permitiendo anular el desplazamiento o sobrescribir las celdas. Lo mismo ocurrirá en el caso de realizar una copia.

Es posible copiar una celda o rango de celdas a una única posición (un lugar en concreto) o bien a lo largo de una fila o columna (a celdas contíguas), los métodos a seguir son:

COPIAR A UNA POSICIÓN:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.
2. Situar el cursor del ratón sobre el marco o borde de la selección, toma apariencia de cuádruple flecha.
3. Pulsar el botón izquierdo del ratón y comenzar a arrastrar a la nueva posición.
4. Pulsar la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada (apreciar que aparece un signo + en pequeño indicando que no se trata de mover sino de copiar), soltar el botón del ratón en la celda de destino deseada. En ese momento queda realizada la copia.

COPIAR A LO LARGO DE UNA FILA O COLUMNA:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.
2. Situar el cursor del ratón sobre el cuadro de llenado (esquina inferior derecha de la celda), toma apariencia de cruz negra.
3. Picar con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar la selección en dirección de una fila (a celdas contíguas de su derecha) o una columna (a celdas contíguas por debajo de ella) hasta la última celda en la que se quiera realizar la copia.

COPIAR A OTRAS HOJAS:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.
2. Seleccionar la opción Copiar del menú Edición.
3. Acceder a la hoja en la cual se quieren copiar los datos y situar el cursor sobre la celda donde se desean poner los datos.
4. Acceder al menú Edición y seleccionar la opción Pegar.

Este último método para copiar aunque puede resultar más lento que los anteriores sirve para realizar cualquier tipo de copia y es el más universal, además a la hora de pegar tenemos diferentes opciones como vemos a continuación.

PORTAPAPELES:

Excel nos permite pegar no sólo lo último que hemos copiado sino lo que anteriormente habíamos copiado. Para que un contenido vaya al portapapeles tenemos que utilizar la opción de Edición/Copiar o con el botón derecho del ratón (menú contextual) seleccionar copiar. Para ver todo el contenido del portapapeles (24 contenidos como máximo) vamos al menú Edición/Portapapeles de Office y se abre el Panel de tareas en el grupo portapapeles desde allí podemos pegar cualquier contenido o eliminarlo para ello basta hacer clic en el triángulo situado a la derecha del contenido.

PEGADO ESPECIAL:

Después de Pegar aparece, junto al texto pegado, un botón junto con un triángulo, haciendo clic sobre él se despliega el siguiente cuadro el cual permite realizar un pegado especial
   

Aunque su aplicación la podamos entender más adelante en éste libro, Excel permite realizar un pegado especial más completo, para ello, una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda desde el menú Edición seleccionamos Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Las opciones más interesantes son:

• Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas
• Fórmulas: Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de fórmulas.
• Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas.
• Formatos: Pega solamente el formato de la celda.
• Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda.
• Validación: Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas.
• Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes.
• Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas.
• Formatos de números y fórmulas: Pega únicamente las fórmulas y todos los formatos de número de las celdas seleccionadas.
• Formatos de números y valores: Pega únicamente los valores y todos los formatos de número.