En estos 2 primeros capítulos del curso avanzado de Excel, se van a repasar y asentar los conceptos considerados como imprescindibles y necesarios, que como usuarios del programa, ya debiéramos tener debidamente afianzados.
Sólo con esta sólida base, podremos realizar un seguimiento adecuado de este segundo nivel de Excel.
Si somos usuarios con experiencia en la base, recorreremos estos dos capítulos de forma rápida.
Si somos usuarios que hemos manejado el programa pero a un nivel muy básico deberemos prestar mucha atención a la perfecta comprensión de estos 2 capítulos que son considerados como fundamentales y en los que se sintetizan los puntos más importantes del curso de Excel básico.

Los programas denominados como Hojas de Cálculo son aplicaciones diseñadas para la gestión de datos numéricos fundamentalmente y la realización de operaciones matemáticas (y de todo tipo) con dichos datos.

Así como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es "el folio" que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en las hojas de cálculo nos encontramos con un gran casillero comparable al tablero del juego de los barcos, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas, identificándose cada fila mediante un número y cada columna por una letra. Por tanto, cada una de las celdas queda definida por una letra y un número, representativos de la posición en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la segunda columna (columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4 (estaría mal referirse a ella como 4B y es indistinto escribir en mayúsculas que en minúsculas dicha referencia). En cada celda, podremos colocar un dato.

Ejemplo de pantalla Excel en donde nos encontramos situados en la celda B4:

Microsoft Excel es un potente programa de Hoja de Cálculo que junto con Word, Access y PowerPoint, forma parte del paquete integrado de programas que se denomina Microsoft Office.

Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:

1. Las grandes dimensiones de sus hojas de cálculo. Office 2007 ha ampliado el número de celdas disponibles, admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo, en concreto tiene  1.048.576 filas por 16.384 columnas, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV.
2. La agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo. Podríamos utilizar hasta 255 hojas por cada archivo de Excel.
3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla.
4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.
6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

Se puede iniciar una sesión de Excel de las formas siguientes:

• Situarse sobre el botón de Inicio de la barra de tareas, pulsar el botón izquierdo del ratón. Se despliega el menú de Todos los programas (en Windows XP) o el de Programas (en Windows 98), y picamos sobre la opción Microsoft Excel.
   
• Si en el escritorio se encuentra el icono de acceso directo del programa hacemos doble clic sobre él.

Una vez ejecutado el programa se abre la pantalla de Excel 2007, en la cual aparece un libro nuevo, llamado Libro1, el cual contiene inicialmente tres hojas de cálculo (3 solapas o lengüetas en la parte inferior izquierda: Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

Es muy importante saber que cada libro que se utilice generará un archivo al ser guardado. Desde cada programa, los archivos generados se guardan en disco con una extensión. En Excel 2007 dicha extensión es .XLSX.