Curso de Excel Avanzado 2007

Una de las encrucijadas con la que nos encontramos a la hora de guardar un archivo (un trabajo, un libro) es la de que nombre asignar a dicho archivo. En ocasiones, debemos guardar casi a diario archivos con el mismo tipo de información pero con diferentes datos (los da cada día).

Ejemplo-1. Si tenemos creada una hoja de caja "caja.XLSX" que abrimos diariamente vacía de datos y en donde introducimos el arqueo diario de nuestro comercio, cada día crearemos, por ejemplo en una carpeta llamada "Arqueos 2007" del disco duro, un archivo mediante la opción "Guardar como" al que tendremos que asignar un nombre diferente para cada día del año. Si los nombres que vamos asignando son "caja1", "caja2", "caja3",... al final esto sería válido ya que cada archivo tiene un nombre distinto, pero no sabríamos cual es el archivo que corresponde al arqueo del 23 de mayo dado que, por ejemplo, tenemos que abrirlo para repasarlo o  volver a imprimirlo.

Una buena técnica es la de dar nombres a cada archivo reservando ciertas posiciones del nombre para cierto tipo de información identificativa de cada archivo.

Así por ejemplo, para guardar el arqueo de caja del día 23 de mayo de por la mañana (en nuestro comercio se realiza arqueo y cierre de caja por la mañana y por la tarde, por ejemplo) o el del 7 de julio por la tarde o el del 14 de noviembre por la mañana, unos buenos nombres podrían ser:

Hemos, con ésta técnica previsto que los 2 primeros caracteres serán para albergar el número del mes, los 2 siguientes el día del arqueo, y el siguiente para identificar si es un arqueo de por la mañana o de por la tarde (M o bien T).

Con éstos nombres, nuestra carpeta "Arqueo 2.007" estaría llena de archivos con nombres aparentemente extraños pero muy significativos y representativos para el usuario que los utiliza.

Además, mediante las técnicas de búsqueda de archivos que tiene Windows, utilizando los caracteres comodín (* y ?) resultaría sencilla la búsqueda de cualquier arqueo. También, simplemente con ordenar por nombre el contenido de esa carpeta, sería sencilla la localización, en este caso, del arqueo que quisiéramos.

Ejemplo-2.

Supongamos que tenemos un modelo de archivo Excel en donde diariamente registramos los datos más importantes (tipo formulario) de las personas que se inscriben en cierto servicio, para cierta subvención, etc...¿Con qué nombre guardaríamos el archivo de cada solicitante? Cada solicitante puede inscribirse hasta un máximo de 3 veces, y en 3 tipos de servicio (solicitud de casa, de beca o de servicio).

Una buena técnica podría ser como la que se muestra, siendo cualquier otra válida también:

En este caso, hemos reservado la primera letra del nombre para la inicial que identifica el servicio para el que se inscribe (piso -P- beca -B- o bien servicio -S-), en las 8 siguientes posiciones el número del DNI del solicitante (si el DNI fuera de 7 dígitos antepondríamos un cero para que fueran 8). La siguiente posición, el número de orden (1, 2 o 3) de las solicitudes (1 si es la primera, 2 si es la segunda...).