Curso de Excel Avanzado 2007

En la hoja de cálculo siempre hay una celda activa que se distingue de las demás por tener su contorno remarcado como indica la figura siguiente (sería el equivalente al cursor en otros programas: nos indica dónde estamos para trabajar).

Si se ha realizado la selección de un rango, la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango.

En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:

1. El interior de la celda: área blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratón sobre ella éste toma apariencia de cruz blanca ancha.
    
2. Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratón al situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cuádruple flecha.
    
3. Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas. Al situar el cursor del ratón sobre él éste toma apariencia de cruz negra fina .
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La dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de fórmulas.

Para mover una celda o un rango se dan los siguientes pasos:

1. Situar el cursor del ratón sobre el marco de la celda o rango.
    
2. Con el cursor en forma de flecha cuádruple pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta la nueva posición.

Si al desplazar una celda o rango de celdas en la nueva ubicación hay ya datos existentes, el programa avisará de ello permitiendo anular el desplazamiento o sobrescribir las celdas. Lo mismo ocurrirá en el caso de realizar una copia.

Es posible copiar una celda o rango de celdas a una única posición (un lugar en concreto) o bien a lo largo de una fila o columna (a celdas contiguas), los métodos a seguir son:

1. Copiar a una posición:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.
2. Situar el cursor del ratón sobre el marco o borde de la selección, toma apariencia de cuádruple flecha.
3. Pulsar el botón izquierdo del ratón y comenzar a arrastrar a la nueva posición.
4. Pulsar la tecla Ctrl y, manteniéndola pulsada (apreciar que aparece un signo + en pequeño indicando que no se trata de mover sino de copiar), soltar el botón del ratón en la celda de destino deseada. En ese momento queda realizada la copia.

2. Copiar a lo largo de una fila o columna:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.
2. Situar el cursor del ratón sobre el cuadro de llenado (esquina inferior derecha de la celda), toma apariencia de cruz negra.
3. Picar con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar la selección en dirección de una fila (a celdas contiguas de su derecha) o una columna (a celdas contiguas por debajo de ella) hasta la última celda en la que se quiera realizar la copia.

Con esta operación conseguiremos que el contenido de la celda que copiados aparezca en todas las celdas en las que he extendido la selección de la fila o columna elegida.

3. Copiar a otras hojas:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.
2. Seleccionar la opción Copiar del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.
3. Acceder a la hoja en la cual se quieren copiar los datos y situar el cursor sobre la celda donde se desean poner los datos.
4. Seleccionar la opción Pegar , que aparece dentro del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.

Este último método para copiar aunque puede resultar más lento que los anteriores sirve para realizar cualquier tipo de copia y es el más universal, además a la hora de pegar tenemos diferentes opciones como vemos a continuación.

Las diferentes alternativas con las que contamos a la hora de pegar son las siguientes:

1. Pegar utilizando el portapapeles:

Excel nos permite, utilizado la herramienta del Portapapeles, pegar no sólo lo último que hemos copiado sino lo que anteriormente habíamos copiado.

Para que un contenido vaya al portapapeles tenemos que utilizar la opción de Copiar de la ficha de Inicio, o con el botón derecho del ratón acceder al menú contextual y seleccionar la opción copiar.

Para ver todo el contenido del portapapeles, que puede ser como máximo de 24 elementos, pulsaremos sobre el iniciador de cuadros de diálogo del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio.

De este modo se abre el Panel de tareas del portapapeles desde allí podemos pegar cualquier contenido o eliminarlo para ello basta hacer clic en el triángulo situado a la derecha de cada elemento almacenado.

2. Pegado especial:

El pegado especial nos permite definir diferentes condiciones en el pegado de las celdas. Para conseguir acceder a este pegado especial podemos actuar de dos maneras diferentes.

1. Mediante el menú contextual.

Después de Pegar aparece, junto al texto pegado, un botón con un triángulo, haciendo clic sobre él se despliega el siguiente cuadro el cual permite realizar un pegado especial.

2. Mediante la opción Pegar de la cinta de opciones.

Excel permite realizar un pegado especial más completo, desde la opción Pegar de la ficha Inicio .

Para ello, una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda, desde la ficha Inicio seleccionamos la opción Pegar, pinchando sobre el triángulo que aparece bajo esta opción desplegaremos un panel con todas las posibilidades de pegado.

Seleccionamos Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Las opciones más interesantes que podemos encontrar dentro de este cuadro de diálogo son:

• Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas
• Fórmulas: Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de fórmulas.
• Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas.
• Formatos: Pega solamente el formato de la celda.
• Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda.
• Validación: Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas.
• Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes.
• Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas.
• Formatos de números y fórmulas: Pega únicamente las fórmulas y todos los formatos de número de las celdas seleccionadas.
• Formatos de números y valores: Pega únicamente los valores y todos los formatos de número.

Este panel de pegado especial también nos permite definir diferentes operaciones realizar con los datos que se están copiando sobre los datos que residen en el lugar sobre se desea hacer el pegado.

La operación puede ser que los valores a copiar se sumen a los que ya existen en el lugar de destino, con lo cual en este caso se acumulan, se pueden restar, se pueden multiplicar o también dividir. Veamos como funciona:

Otra posibilidad que nos aporta el panel de pegado especial es el de pegar los valores de forma transpuesta (Transponer), es decir, cambiando lo que son filas por columnas y viceversa.

A veces no tenemos ciertos valores colocados de la forma idónea para trabajar. Esta operación puede resolver y facilitar el trabajo posteriormente. Veamos lo que ocurre al copiar el rango de ventas de enero de la tabla superior a la celda apuntada por la flecha a la derecha de Enero en la tabla inferior, pero transponiendo los valores:

Por último destacar la posibilidad de hacer un pegado especial Con vínculo (Pegar vínculos). Esto copia los valores pero vinculándolos con las celdas de origen, de tal forma que si los datos cambian en el origen, cambiarán también en el destino ya que en el destino se ha creado una fórmula que los vincula.

En este ejemplo se ha copiado el rango de valores de Enero a un lugar de destino con vínculo: