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Curso de Excel 2010 Avanzado

La Vista Backstage

Si nos fijamos en la parte superior izquierda de la interfaz de Excel 2010, observamos que la primera pestaña, con el título Ficha Archivo, tiene un fondo diferente al resto. Esto es así porque no da paso a una ficha más de la Cinta de opciones, sino que abre la denominada Vista Backstage, una página que ocupará toda la ventana de Excel 2010 y en la que se encuentran todas las opciones relacionadas con la administración de archivos: guardar en diversos formatos, enviar, imprimir, obtener información sobre ellos, etc...

Al acceder a la Vista Backstage nos encontramos con la ventana de la figura anterior, en la que se ofrece información sobre el documento actual y un amplio conjunto de opciones.

El área central informa (y permite cambiar) sobre los permisos de acceso al libro, las propiedades que incorpora y las versiones que existen. En el margen derecho se amplia la información relativa a las propiedades del documento: título, fecha y hora en que se creó, persona que lo creó, etc.

Desde esta vista podremos acceder a las funciones que afectan al documento en general, no a una cierta parte de la información que contiene, como ocurre con las herramientas de la Cinta de opciones.

Entre estas funciones están la creación de nuevos libros, la apertura de otros existentes, guardar el actual, imprimirlo, enviarlo por correo, publicarlo en un sitio Web, etc. El panel situado a la izquierda conrtiene opciones que salen de la Vista Backstage y abre cuadros de diálogo; son las que tienen un icono a su izquierda, con el objetivo de guardar y abrir documentos o bien acceder a la configuración de Excel 2010.

Las demás opciones, sin icono, dan paso a otras páginas de la vista del Backstage con funciones más específicas, como las que permiten guardar el documento en diferentes formatos, o enviarlo por medios electrónicos.

 

Vista Backstage

 

 



Cinta de opciones

Excel cuenta con un extenso número de opciones que difícilmente pueden mostrarse en forma de botones. Incluso el menú de opciones, que es un recurso típicamente usado por todas las aplicaciones, también se queda pequeño.

La Cinta de opciones es una de las novedades de esta versión del programa, sustituyendo a los antiguos menús del programa; mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Excel 2010.

 

La Cinta de opciones ocupa la parte superior de la ventana, componiéndose de varias fichas a las que se da paso mediante una serie de pestañas. Cada ficha contiene los comandos de una cierta categoría, agrupados en subcategorías, lo que les hace fácilmente localizables. El resultado es una distribución más racional de las funciones de una aplicación tan potente como Excel 2010, requiriéndose menos pasos, respecto a versiones precedentes, para efectuar las mismas tareas.

Cada ficha de la Cinta de opciones puede contener botones, listas desplegables y menús de opciones, entre otras herramientas. Basta con situar el puntero del ratón sobre cualquier elemento para obtener, en una ventana emergente, una indicación sobre su finalidad y el correspondiente atajo de teclado, método abreviado, si es que lo tiene asociado.

Para cambiar de una ficha a otra basta con hacer clic en las pestañas que contienen el título, en la parte superior de la Cinta de opciones. El cambio de una ficha a otra también se producirá de forma automática, según el contexto de trabajo actual en la hoja de cálculo. Esto hace que casi siempre que necesitemos una cierta herramienta, ésta se encuentre ya disponible en la parte superior de la interfaz, lo que nos ahorrará muchos pasos.

Aunque también existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre el nombre de cada una de las fichas.

 

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos:

  1. Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de accesos rápidos.

 

  1. Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú, en el podemos marcar o desmarca la opción correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual.


 

  1. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa.

Minimizar la cinta de opciones nos puede resultar útil cuando necesitamos maximizar el tamaño de la pantalla disponible, y no vamos a hacer un uso continuado de la cinta de opciones durante nuestro trabajo.

Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:

  1. Fichas

Existen siete fichas clasificados por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.

Dependiendo de la ficha en la que nos encontremos dentro de la Cinta de opciones, normalmente el icono o el título de cada herramienta nos será más que suficiente para saber cuál es su finalidad. No obstante, basta con situar el puntero del ratón sobre cualquier elemento para obtener una descripción. Fijémonos en cómo se indica, también, el atajo de teclado que habría que utilizar para llevar a cabo esa misma acción sin necesidad de recurrir al ratón.

Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una ficha correspondiente a las Herramientas de Imagen cuando estemos trabajando con imágenes, donde se recogerán todos los comandos que necesitemos, y desaparecerá cuando pasemos a trabajar con otro elemento de nuestro documento, manteniéndose siempre las siete fichas fijas que hemos comentado.

 

 

  1. Grupos

Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie de características homogéneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos.

  1. Comandos

Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa.

La sintaxis de los menús de Excel 2010 es la siguiente:

  • Iniciador de cuadros de diálogo. Así se denomina la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que estaban visibles en la versión anterior de Excel y ahora permanecen ocultas en la cinta de opciones, pero abrimos de este modo a los cuadros de diálogo desde los cuales accedemos a todas estas opciones. A veces, esta flecha puede abrir paneles de tareas que se acoplan a uno de los márgenes de la hoja. En cualquier caso, colocando simplemente el puntero del ratón sobre ella, Excel 2010 nos informará de lo que ocurrirá si hacemos clic sobre la flecha.

 

 

  • Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Excel 2010.

  • Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Excel 2010.

 

  • Opciones de botón. En este caso las opciones que están disponibles en cada momento se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al sobrevolarlas con el puntero del ratón, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botón izquierdo del ratón. Las opciones que estén activas en cada momento aparecerán también sobre un fondo anaranjado.

 

  • Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado.

  • Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

 

 

  • Mini barra de herramientas.

La aplicación Excel 2010 nos permite tener acceso de manera rápida a los comandos de formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra de herramientas. Esta barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si señalamos con el puntero del ratón esta mini barra, se activará y podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.

 

El método más rápido para acceder a las Opciones de Excel es hacer un clic con el ratón sobre ellas. En el caso de que deseemos seleccionar las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra se corresponde con el acceso a las mismas a través del teclado.

Una vez que conocemos las teclas que corresponden a cada una de estas opciones, para acceder a ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la letra que nos indica en este momento la ventana.

En el caso de los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará pulsar la tecla ALT junto con la letra que aparece subrayada en cada uno de los casos.

Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.

Además cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos  de la ventana, aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.

 

La Cinta de Opciones

 

Mini barra de herramientas

 

 



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