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Curso de Excel XP

2 - Contenido de las celdas



Tipos de datos

Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores y fórmulas. Cada uno de los cuales se caracteriza por los siguientes aspectos:



Texto

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres.

Cualquier serie de números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato de tipo texto. Los textos mas usuales son las palabras, títulos, rótulos, letreros...

Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de ésta.

Si el texto fuese demasiado largo, aparecería sobre las celdas de la derecha, si bien se encuentra contenido únicamente en la celda en la cual fue introducido. Puede ocurrir, que si las celdas de la derecha están ocupadas, que no se vea en pantalla la totalidad del texto introducido, pero si lo veremos entero en la barra de fórmulas. Para verlo entero, habría que dar mas anchura a "su" columna.

Si se quiere establecer un salto de línea dentro de una celda habrá que pulsar la tecla Intro manteniendo pulsada la tecla Alt. (Alt + Intro)



Números

Dentro de esta categoría se incluyen los números propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes etc.. tratándose todos ellos por igual, y quedando alineados a la derecha de la celda donde se introducen. Los estudiamos:

NUMEROS:

Un dato de tipo número puede incluir dígitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres:

  • Signos + ó – delante del número, indicando un valor positivo (por defecto si no se coloca ninguno de los símbolos) o un valor negativo (Ej: -34).
  • Paréntesis, que indican un valor negativo, equivale al signo -. por ejemplo (34) significa que es negativo.
  • Los signos "." y "," que indican la separación entre miles y la separación decimal, respectivamente. El punto ‘.’ del teclado numérico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separación de los miles al introducir un número. Ya se le dará si se desea un formato para que se presente de esa manera. (Ej: Deberemos introducir 234500,00 y no 234.500,00 aunque al darlo posteriormente un formato adecuado, lo veamos estéticamente de la forma 234.500,00).
  • Signo "/" para indicar una fracción mixta. Su nomenclatura es la siguiente:
    • Si se quiere expresar un número decimal, mayor de la unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal: se escribiría 18 3/4, correspondiendo al número 18,75 ó 7 1/2 correspondiente al 7,5.
    • Si se quiere expresar un número decimal, menor de la unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal: se escribiría 0 3/4, correspondiendo al número 0,75 ó 0 1/2 correspondiente al 0,5. Nunca se escribirá la fracción como 3/4 ó 1 /2, ya que sería considerado como una fecha.
  • Símbolo "%" detrás del número indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale a 0,65. (¡Ojo! En este caso, vemos un 65% pero en la celda tenemos un 0,65. De este modo, si operamos en una fórmula por ese valor no deberemos añadir en la fórmula el "...y dividido por cien" ya que el valor ya está dividido por 100. No tenemos un 65 sino un 0,65).
  • La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6e2 representa 6 por 102, lo que equivale a 600. Esta es la llamada notación científica.
Consejo: Es una buena práctica introducir los números limpios sin ningún carácter adicional excepto el signo "-" si es un número negativo, y la coma para separar los decimales. Nada mas. Un cien mil se introduce: 100000

Un número que no ocupe el ancho total de la celda se sitúa, por defecto, alineado a la derecha de la misma. Si el número fuese más largo que el ancho de la celda, aparecerá automáticamente en formato científico o de potencias de 10. Por ejemplo, al introducir el número 266410566056 en una celda, éste aparecerá como 2,66410E+11, es decir, 2,66410 por 1011.

La visualización de los números en la barra de fórmulas siempre será en formato estándar, independientemente de cómo aparezcan en la celda. mas tarde estudiaremos otros formatos.

FECHAS Y HORAS:

Son tratadas como números, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400).

De este modo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. 

De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy - fecha de nacimiento = días vividos).

Los formatos en los que se debe introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes:

Formato Ejemplo A tener en cuenta
d/m 6/11 supone el año actual
d/m/aa 6/11/99 supone año 20__hasta el 30 y año 19__ del 30 y siguientes
d-mmm 6-nov supone el año actual
d-mmm-aa 6-nov-99
mmm-aa nov-99 supone el día 1
hh:mm 15:45 supone 0 segundos
hh:mm:ss 15:45:30
hh:mm am/pm 3:45 pm supone cero segundos
hh:mm:ss am/pm 3:45:30 pm

Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u hora:

  • Se pueden utilizar indistintamente los signos / ó – como separador en las fechas.
  • Se pueden utilizar mayúsculas o minúsculas indistintamente.
  • Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o más.
  • Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda separándolas por un espacio en blanco.
Consejo: El método más rápido de introducir fechas correspondientes al año actual es introducir "d/m". Si introducimos fechas correspondientes a años diferentes del actual aconsejamos el empleo de esta fórmula "d/m/aaaa" (Ej 5/5/1925) escribiendo los cuatro dígitos para el año y evitar posibles errores.


Fórmulas

Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo. 

Una fórmula admite un máximo de 1.024 caracteres y habitualmente está compuesta por números, operadores y direcciones (referencias) de celdas. También se podrán introducir funciones (fórmulas que ya vienen pre-hechas con Excel). Las funciones se tratarán en temas posteriores.

Los operadores utilizados en la creación de fórmulas son los siguientes:

Operador Valor
+ - Positivo, Negativo (como signo)
% Porcentaje
^ Exponente
* / Multiplicación, División
+ - Suma, Resta (como operación)
& Concatenación de textos
= <> Igual, Distinto a
< > Menor que, Mayor que
<= >= Menor o igual que, Mayor o igual que

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma fórmula existe un operador de suma y otro de multiplicación, primero se efectúa la multiplicación y luego la suma. Si varios operadores en una fórmula tienen igual preferencia, éstos se evalúan en el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de la fórmula. Para alterar el orden de evaluación de los operadores en una fórmula se puede hacer uso de los paréntesis.

Consejo: Siempre que escribamos una fórmula con mas de una operación, es interesante usar los paréntesis para evitar posibles errores de prioridades. Eso sí, abriremos tantos como cerraremos.
 
MUY IMPORTANTE: Todas las fórmula han de comenzar con el signo igual, de lo contrario Excel las interpretará como texto. Por ejemplo, la fórmula B5+B8 está mal. Debería ser escrita =B5+B8. Las referencias a celdas en las fórmulas podemos escribirlas en mayúsculas o minúsculas indistintamente.

 Algunos ejemplos de fórmulas válidas son los siguientes:

Fórmula Operación que realiza
=20*4 Realiza la multiplicación (80)
=A3*15% Halla el 15% del contenido de la celda A3
=A4-B2+D7 Resta el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le suma el de la D7
=C3*(A10+B3) Suma el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el de C3
=C7+D6^8 Eleva el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el valor de C7
=F12^(1/2) Halla la raíz cuadrada del contenido de la celda F12
=H17&"Enero" Concatena el texto contenido en H17 con el texto Enero
="3/10/98"-"5/6/99" Resta las dos fechas y devuelve el número de días transcurridos entre ambas
=F7>=63 Da como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7 es mayor o igual que 63 y Falso si no lo es

Los textos y fechas dentro de las fórmulas deben ir entre comillas.  

Consejo importante: Cuando en una fórmula queramos operar con un valor fijo, por ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un precio introducido en B5, evitaremos por todos los medios introducir el 10% en la fórmula (=B5*10%), especificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. Así la fórmula debería quedar: =B5*C20. Esta es la técnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la fórmula, cambiaríamos simplemente el contenido de la celda C20.
 

Advertencia: Cuando en una celda, el resultado numérico que exista (como resultado de una fórmula por ejemplo), presente en la celda: ############ no deberemos asustarnos. Es una manera que tiene Excel de comunicarnos que el resultado es tan ancho que no cabe entero en la anchura actual de la columna de esa celda y que, antes de mostrarnos un resultado numérico (un saldo, un sueldo, un importe...) de forma truncada, no nos lo muestra, presentando esos símbolos de almohadilla (#)  para advertir de que tenemos que ampliar la anchura de la columna en la que se encuentra esa celda. La anchura de una columna se cambia desde la línea separadora que existe entre todas las columnas en la línea de títulos de columna (A B C D...). Esto de estudiará en el capítulo 7.



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