El control de las entradas y salidas de los artículos de una empresa, así como el proceso de facturación y cobro son aspectos fundamentales en cualquier empresa. La  cantidad de datos y la urgencia con la que se necesitan hacen imprescindible el uso de una aplicación informática para estas labores.

Es, además, una labor que no se puede llevar de forma externa a la empresa. Hay asesorías contables y laborales pero, ¿qué gestoría me puede estar controlando el almacén en todo momento, tomando pedidos, facturando y cobrando?. Y es que estas labores son el día a día de la gestión administrativa en una empresa.

A grandes rasgos, todo programa de gestión debe permitir:

• Gestionar los ficheros fundamentales de clientes, artículos, almacenes, etc.
• Controlar las entradas y salidas de artículos en la empresa.
• Facturar las ventas realizadas.
• Aportar información relevante de la gestión de la empresa.
• Conservar esta información.

Además, la gran mayoría de los programas de gestión incluyen las siguientes utilidades:

• Ayuda en la gestión del cobro de la facturación.
• Posibilidad de configurar documentos como las facturas, recibos, albaranes, etc.
• Integración con la aplicación de contabilidad.
• Módulos adicionales: venta por Internet, control de producción, etc.

Al finalizar el curso, el alumno será capaz de llevar control del almacén y la facturación de una empresa con ayuda de SP FacturaPlus. Es decir, habrá aprendido a efectuar las siguientes tareas fundamentales:

• Añadir y configurar empresas en la aplicación.
• Gestionar los ficheros maestros de la aplicación: clientes, artículos, etc.
• Administración de ventas: desde el presupuesto hasta la entrega.
• Proceso de facturación: desde la emisión de la factura hasta su cobro.
• Control del almacén.
• Configuración de documentos de la empresa: facturas, recibos, etc.
• Emisión de informes en forma de listado, gráfico o mapa.
• Realizar y recuperar copias de seguridad.
• Controlar el acceso a la información de los distintos usuarios.

A lo largo de este curso se va a trabajar con la versión élite del año 2008. Las pantallas e imágenes en él contenidas han sido extraídas de dicha versión.

Aunque la estructura de FacturaPlus ha variado poco desde las versiones de 1998, el formato de las pantallas sí que presenta cambios y, desde entonces, se han añadido algunas opciones nuevas. Estos hechos podrían dificultar el correcto seguimiento del curso, por lo que se recomienda trabajar con la edición correspondiente al año 2008 en sus versiones Élite, Educativa o DEMO. La versión Profesional puede carecer de alguna de las utilidades explicadas durante el curso.

Antes de iniciar la instalación del programa, deberemos descomprimir el fichero que contiene los archivos de instalación pulsando un doble clic sobre el mismo. Deberemos tener instalado en nuestro ordenador un programa de compresión de archivos:

En la imagen siguiente, se ha activado el programa Winzip al pulsar doble clic sobre el archivo descargado, obteniéndose 54 archivos de instalación:

Conviene copiar estos 54 archivos en una carpeta de nuestro disco duro. Si intentáramos  instalar FacturaPlus directamente desde Winzip podríamos tener problemas. En nuestro caso hemos optado por hacerlo sobre la carpeta que habíamos creado anteriormente:

1. La instalación comienza ejecutando un doble clic sobre el archivo Instalar.exe. Se abrirá una pantalla de instalación donde irán apareciendo diversas ventanas. La primera de ellas se refiere a las condiciones de la licencia de uso:

2. Tras pulsar sobre el botón siguiente, el programa propone la unidad de disco donde se instalará FacturaPlus (por defecto C, el disco local) y el directorio de destino FAE08R01. Sendos valores pueden ser cambiados por el usuario, al contrario que la carpeta GrupoSP, donde se ubicará el directorio con los archivos de FacturaPlus:

Tras hacer clic sobre el botón Siguiente, comenzará la instalación propiamente dicha.

3. Por último, se abrirá una ventana que nos informa de la conclusión del proceso de instalación:

En este momento, FacturaPlus ha quedado correctamente instalado, y ya podremos comenzar el curso propiamente dicho.

Se propone al alumno que realice la instalación de SP FacturaPlus Élite 2008. Se recomienda respetar el directorio de instalación propuesto por defecto durante el proceso (FAE08R01).

NOTA: si están ocupados los directorios de instalación (FAE08R01) por ya tener instalado el programa, puede optarse por cambiarlos (por ejemplo, a FAE08R99) durante el proceso de instalación, o no instalar nuevamente el programa y trabajar con la versión ya instalada.