Para empezar a trabajar con FacturaPlus será necesario que previamente hayamos añadido y personalizado nuestra empresa. Así, se habilita un sitio donde se almacenará la información referida a la gestión de la empresa: clientes, artículos, facturas, etc.

Este primer proceso lleva aparejadas dos labores:

• Añadir una empresa.
• Personalizar la empresa recién creada.

FacturaPlus, en su versión Élite, es multiempresa. Es decir,  permite trabajar con tantas empresas como se desee. Tenemos dos opciones:

1. Trabajar al estilo de los programas de contabilidad: una empresa por cada ejercicio económico. Así, si he utilizado FacturaPlus para llevar la gestión de mi empresa durante los años 2002, 2003 y 2004, necesariamente habré utilizado al menos tres códigos diferentes de empresa, por ejemplo 02, 03 y 04.
    

2. La otra opción consiste en utilizar la misma empresa para varios ejercicios económicos. Esta opción exige que al inicio de cada año se configure un nuevo enlace con ContaPlus y, dependiendo de la numeración de los documentos, se haga necesario el borrado de facturas, recibos, etc. Esta segunda opción se empleará con la versión Profesional del programa, por no ser multiempresa.

Para añadir una empresa nueva, acudiremos al menú Global, opción Empresas. También se podrá acceder pinchando directamente sobre el icono Empresas . Aparecerá una pantalla como la siguiente:

Desde esta ventana podremos añadir una nueva empresa con sólo pulsar sobre el botón correspondiente. Merece la pena comentar la utilidad de dos botones específicos de esta pantalla:

	Convertir: efectuará la conversión de la empresa seleccionada, cuya moneda de trabajo por defecto sea la peseta, a una nueva empresa cuya moneda de trabajo por defecto sea el euro. Esta opción permitirá la captura de ciertos datos (precios, riesgos etc..) en la nueva moneda.
	Liberar: se empleará para liberar la empresa cuando sea necesario. Es necesario cuando esté bloqueada (botón de estado en color rojo).

Tras pulsar el botón añadir aparecerá la siguiente pantalla:

Tenemos los datos identificativos de la empresa: nombre, teléfono, NIF, etc. El código de la empresa es un campo compuesto por 2 números (no admite otra cosa) que no puede ser modificado una vez añadida la empresa. La clave que asignemos será solicitada a todo usuario que desee seleccionar esta empresa. Por su parte, el nivel de seguridad que asignemos a la empresa impedirá que usuarios de nivel inferior tengan acceso a la misma.

El código EDI (Intercambio Electrónico de Datos) son 17 dígitos alfanuméricos estandarizados (normativa EAN) que identifican a la empresa a la hora de la transmisión automática de datos comerciales (pedidos, facturas, catálogos, tarifas, etc.) de ordenador a ordenador.

Marcando la opción punto verde la ficha del artículo recogerá el importe de la tasa por punto verde a la hora de facturar cada artículo. Esta tasa varía en función del material y el peso del envase.

Podemos añadir el logotipo de la empresa, que será una imagen en formato BMP (mapa de bits) y que seleccionaremos pulsando sobre el icono seleccionar imagen y localizando su ubicación en unidades y carpetas:

Por último, el pago dual en facturación se utiliza cuando la moneda de trabajo de la empresa sea el euro. Al seleccionar este campo tendrá visibles ciertos campos de selección, que nos permitirán realizar el cobro o pago de los recibos en euros o pesetas. A partir de 01-03-2002 sólo se pueden realizar pagos y cobros en metálico, por lo que no será necesaria esta opción que, por cierto, sólo aparece tras ser añadida la empresa:

Una empresa también puede ser generada a partir de los datos de otra (empresa origen) de la que se copiarán los ficheros maestros de clientes, artículos, almacenes, etc. También pueden copiarse datos relativos a la gestión diaria, como los stocks de artículos, pedidos pendientes de envío, etc.:

El campo convertir en euros permite convertir en euros la nueva empresa que estamos añadiendo o importando. A partir del 01-01-2002 este campo estará seleccionado por defecto al añadir una nueva empresa.

El campo capturar unidades por envase permite personalizar los literales de Unidades (actualmente "cantidad") y de Envases (pudiendo poner "cajas", por ejemplo). Así, definiendo en el artículo las unidades que entran por cada envase, a la hora de facturar aparecerán ambos campos.

En este artículo estamos indicando que entran 12 botellas en cada caja.

A la hora de facturar, las 240 botellas se traducen automáticamente a 20 cajas.

Una vez añadida la empresa, es imprescindible configurarla adecuadamente de una manera personal y en función de sus características particulares. Para ello, primero habremos de seleccionarla:

Es fundamental un conocimiento profundo de la empresa para configurar adecuadamente los distintos apartados de la personalización, así como para evitar posibles problemas. En resumen, vamos a personalizar el programa de acuerdo a las necesidades de cada empresa, según el perfil o sector a que pertenece.

Accedemos a la personalización de la empresa desde el menú Util, opción Entorno de sistema, subopción Personalización, y se abrirá una ventana con 10 pestañas para cumplimentar:

En esta opción se refleja la numeración que automáticamente adoptarán los distintos documentos de la empresa. Al añadir una nueva empresa siempre tomarán el valor 1, pero podríamos cambiarlo y ponerle, por ejemplo, el 2008001, ya que permite hasta 7 dígitos.

En la gestión diaria sólo se accederá a esta pantalla si, por ejemplo, he borrado una factura y quiero volver a emitirla.

Con esta opción se enlazará FacturaPlus con ContaPlus. Esto permitirá que se contabilicen automáticamente las facturas de venta, las remesas de recibos y los cobros a los clientes. En la unidad 10ª se profundizará en este tema.

En el campo Ruta SP especificaremos dónde está ubicado el ejecutable de ContaPlus, contaplw.exe. Seguidamente pulsaremos la tecla Intro y seleccionaremos la empresa de ContaPlus donde se contabilizarán los documentos. Por último, sólo restará especificar las cuentas y subcuentas necesarias para contabilizar las operaciones anteriormente descritas.

El campo actualizar datos cliente en modificaciones cambiará los datos de la subcuenta de un cliente en ContaPlus directamente desde FacturaPlus.

Esta opción permitirá que se contabilicen automáticamente las facturas de compra y los pagos a los proveedores. Previamente debemos haber enlazado con ContaPlus (ver pantalla anterior).

En esta pantalla figura una serie de valores que aparecerán de forma automática en algunos documentos de FacturaPlus, pudiendo ser sustituidos por otros valores.

Los datos están referidos a la situación fiscal de la empresa (porcentaje de IVA, recargo de equivalencia y porcentaje de IRPF), otros versan sobre los clientes (provincia, tipo de IVA, recargo de equivalencia) y otros sobre mi propia empresa (porcentaje de costes fijos de infraestructura, almacén más común, etc.).

Esta pantalla consta de dos partes: recibos y Datos de envío para XML/UBL.

En Recibos nos encontraremos los valores que tomará FacturaPlus por defecto al efectuar una remesa de recibos, aunque podrán ser modificados al realizar dicha remesa. En este caso hemos incluido datos de la empresa (NIF, ordenante y localidad de expedición) y de la sucursal bancaria más utilizada (BBVA 0182, urbana de Avda. de la Paz en Logroño 0654).

En Datos de envío para XML/UBL aparecerán los valores de Contacto que se utilizarán para la generación del fichero en XML. Recordemos que los ficheros con extensión XML ó UBL se emplean para el intercambio electrónico de documentos como son las facturas o los pedidos. Puede configurarse sí los datos de contacto se tomarán del agente (comisionista) asociado al documento o indicar unos valores en los campos habilitados, como aparece en el siguiente ejemplo:

El botón permite escribir un texto que se incluirá en el correo electrónico que se generará al enviar documentos electrónicos.
 

Esta opción comprende una serie de posibilidades muy interesantes:

Gracias a las opciones de stocks posibilitaremos:

• Control de stocks: el mantenimiento automático del inventario por diferencias entre entradas y salidas.
   

• Avisar stock bajo mínimo: el programa advierte en las ventas que se ha superado el límite especificado como mínimo para dicho artículo.
  
  
   

• Permitir ventas sin stock: podremos anotar pedidos aunque en ese momento no haya stock de un artículo.
   

• Avisar en pedidos y presupuestos: los avisos sobre la situación de stocks se realizan siempre sobre los albaranes y las facturas, activándose también para presupuestos y pedidos con esta opción.
   

• Aviso de inventario de stocks: si marcamos esta opción, siempre que se realice un movimiento de entrada y salida de stock de familias que se produzca a través de regularizaciones, tickets, documentos de compras y ventas, movimientos entre almacenes, saltará un mensaje advirtiendo que se está realizando un inventario del almacén sobre el que realiza el movimiento.

Gracias a las actualizaciones automáticas los precios de compra y venta de los ficheros maestros de artículos se modificarán automáticamente, adquiriendo el valor que figure en albaranes, facturas u órdenes de producción.

Las opciones que permiten los valores de control son las siguientes:

• Modificar (descripción/tipo de IVA) en documentos: posibilita variar algunos datos del artículo sólo para el documento que se esté realizando en ese momento.
   

• Varios agentes por documento: permite pagar comisiones de una venta a más de un comisionista.
   

• Capturar precios con IVA incluido: posibilitará que, en el fichero de artículos, los precios se introduzcan IVA incluido. El programa se encarga de desglosarlo. Esta opción es muy útil cuando el cliente es el consumidor final.
   

• Actualizar barra de scroll en procesos: nos indica, en la barra de título, de la memoria en uso, la memoria máxima disponible y el porcentaje de recursos utilizado:
  
  
   

• Avisar ventas bajo coste + % beneficio: permite trabajar con la garantía de tener margen comercial determinado, al avisar el programa de las ventas que estén por debajo de las condiciones indicadas por el usuario.
   

• Capturar por código de barras en documentos: normalmente, se introduce un artículo en un documento indicando su referencia. Con esta opción, el artículo se introducirá por su código de barras (ejemplo: supermercados e hipermercados). De todas formas, el tipo de captura por defecto puede ser cambiado en todos los documentos gracias al botón referencia/código de barras .
   

• Gráficos en ficha de clientes/agentes/proveedores: permite obtener, desde los ficheros maestros, gráficos de ventas, compras y comisiones:
  
  

Desde esta carpeta tenemos la posibilidad de activar las siguientes opciones:

Numeración automática: ya viene activada por defecto y permite despreocuparse por el número de orden de los distintos documentos de gestión en la empresa.

Capturas matriciales: permite que, en los artículos con propiedades, se abra una tabla con las mismas a la hora de añadir artículos en un documento:

Ejemplo: línea de artículos en forma matricial con 10 pantalones de caballero pequeños azules.

Ejemplo: línea de artículos en forma normal con 10 pantalones de caballero pequeños azules.

Vuelco de comentarios: permite pasar los comentarios de un documento al siguiente en el proceso de venta o de compra.

En esta pantalla se pueden configurar hasta 6 opciones diferentes:

Control de ubicaciones: permite indicar la ubicación de un artículo en el almacén. En el ejemplo, el almacén está dividido en pasillos (A, B, C...) y estanterías (1,2,3, etc.).

Control de almacén: permite personalizar los literales de Unidades (actualmente "cantidad") y de Envases (pudiendo poner "cajas", por ejemplo). Así, definiendo en el artículo las unidades que entran por cada envase, a la hora de facturar aparecerán ambos campos. En la primera parte de esta unidad ya se ha detallado el funcionamiento.

Método para el cálculo de costes promedio: posibilita aplicar el principio de precio de adquisición con tres métodos diferentes (PMP, FIFO y un híbrido de ambos).

Base para el cálculo del recargo financiero: calcula el importe de este plus por financiación a partir del importe de la base imponible para el IVA (opción por defecto) o a partir del total de la factura.

Cálculo de la base comisionable: permite descontar, de la base de cálculo de las comisiones de los agentes, los descuentos por pronto pago y los de carácter especial.

Propiedades de los artículos: permite asignar propiedades a los artículos. Así se puede ahorrar mucho trabajo. Ejemplo: si tengo vaqueros Levi de tallas 38, 40 y 42, y colores azul y negro, tendré dos opciones:

• Crear 6 artículos: vaquero Levi azul talla 38, vaquero Levi azul talla 40, vaquero Levi azul talla 42, vaquero Levi negro talla 38, vaquero Levi negro talla 40 y vaquero Levi negro talla 42.
• Crear el artículo vaquero Levi y asignarle 2 propiedades: talla y color. Esta opción es más recomendable porque ahorra trabajo y simplifica la gestión.

Con esta opción se podrá configurar la presentación en el programa del número de enteros y decimales para las cantidades, cantidades para componentes (en fabricación) y los porcentajes:

Esta carpeta sólo se abre si previamente se ha realizado el enlace con ContaPlus.

Su utilidad es que me permite rellenar ciertos datos de clientes y proveedores por defecto a la hora darlos de alta mediante una importación desde ContaPlus.