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Curso de LOPD Práctico

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TIPOLOGÍA DE LOS FICHEROS

La casuística respecto de la declaración de ficheros es variada y depende, en gran medida, de las finalidades para las cuáles se recaban los datos de carácter personal, que se manejan dentro de cada organización.

¡Importante! En esta sección vamos a estudiar y familiarizarnos con unos "ficheros modelo" que son los que con mayor asiduidad podemos encontrarnos dentro de cualquier organización.

Esto no implica que en nuestra propia organización no podamos encontrarnos con más o incluso, con menos.

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1- Clientes

Dentro de este tipo de ficheros se incluyen aquellos datos de carácter personal de los clientes de nuestra organización.

Las finalidades más corrientes de este tipo de ficheros suele ser la gestión de los clientes de la organización que se derivan de los servicios o productos ofertados por ésta y el mantenimiento de la relación organización-cliente.

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2- Proveedores

Se incluyen los datos de carácter personal de los proveedores de nuestra organización.

La finalidad de este tipo de ficheros suele ser la gestión de nuestros proveedores derivados de los servicios o productos ofertados por éstos y el mantenimiento de la relación organización-proveedor.

¡Importante! Las personas jurídicas no son objeto de la aplicación de la LOPD y su normativa de desarrollo, por lo tanto los datos de por ejemplo: Naúticas Extremeñas S.L. (domicilio, teléfono, fax...) no estarían incluidos dentro de nuestros ficheros.

Se ha de tener en cuenta que por disposición expresa del Reglamento de desarrollo de la LOPD (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre) quedan fuera del ámbito de aplicación de la normativa en materia de protección de datos de carácter personal, los datos de las personas físicas que presten servicios en personas jurídicas consistentes en: nombre y apellidos, funciones o puestos desempeñados, dirección postal y electrónica, teléfono y número de fax profesionales.

Asimismo no será de aplicación los datos relativos a empesarios individuales, cuando hagan referencia a ellos en su calidad de comerciantes, industriales o navieros.

Con lo expuesto anteriormente y si nos ceñimos al Reglamento de la LOPD este tipo de ficheros no sería necesario registrarlos ante la Agencia Española de Protección de datos, pero debemos ser cuidadosos ya que si incluimos algún dato adicional a los anteriormente expuesto, sí deberían registrarse dichos ficheros.

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3- Recursos Humanos

Dentro de este tipo de ficheros incluiremos los datos de carácter personal, tanto de los recursos humanos de nuestra organización, como de los posibles candidatos, así como de todo aquel personal becado o en prácticas, dentro de nuestra organización.

Las finalidades más frecuentes dentro de este tipo de ficheros son la gestión de los recursos humanos y de su nómina, la selección, contratación, seguimiento y promoción laboral, la gestión de becarios y personal en prácticas, la gestión respecto de la prevención de riesgos y accidentes laborales.

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4- Organización Económica

En este tipo de ficheros suelen agruparse aquellos datos de carácter personal que la organización utiliza para su organización tanto económica como fiscal.

Las finalidades de este tipo de ficheros sueles ser la organización económica y contable, la facturación de clientes y proveedores, el pago de las nominas del personal laboral...

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5- Marketing

Estos tipos de ficheros suelen incluir los datos de carácter personal que las organizaciones utilizan para sus actividades promocionales y publicitarias.

Las finalidades más frecuentes de este tipo de ficheros suelen ser la captación de clientes, la elaboración de campañas de publicidad y envío de éstas, la información a clientes y potenciales clientes de los servicios o productos de la organización.

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TIPOLOGÍA DE LOS DATOS

Una vez establecida la idea básica tanto del concepto de fichero, como de la tipología de ellos, matizar y desglosar la tipología de datos que podemos encontrarnos dentro de un fichero, es decir, ¿que tipo de datos puede contener un fichero?
Para ello vamos a ceñirnos, a la tipología de datos que utiliza la Agencia Española de Protección de datos:

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A- Datos especialmente protegidos

Ideología
Afiliación Sindical
Religión
Creencias

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B- Otros datos especialmente protegidos

Origen racial o étnico
Salud
Vida sexual

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C- Datos de carácter identificativo

NIF/DNI	Número de la SS	Nombre	Apellidos
Tarjeta Sanitaria	Dirección	Teléfono	Firma/Huella
Imagen/Voz	Marcas Físicas	Firma Electrónica	Otros datos de carácter identificativo

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D- Características Personales

Datos de Estado Civil	Datos de Familia	Fecha de Nacimiento
Lugar de Nacimiento	Edad	Sexo
Nacionalidad	Lengua Materna	Características Físicas o Antropométricas

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E- Circunstancias Sociales

Características de Alojamiento, Vivienda	Situación Militar	Propiedades, Posesiones
Aficiones y Estilos de Vida	Pertenencia a Clubes, Asociaciones	Licencias, Permisos y Autorizaciones

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F- Académicos y Profesionales

Formación y Titulaciones	Historial del Estudiante
Experiencia Profesional	Pertenencia a Colegios o Asociaciones Profesionales

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G- Detalles de Empleo

Profesión	Puesto de Trabajo
Datos no Económicos de Nómina	Historial del Trabajador

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H- Información Comercial

Actividades y Negocios	Licencias Comerciales
Suscripciones a Publicaciones/Medios de Comunicación	Creaciones Artísticas, Literarias, Científicas o Técnicas

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I- Económicos, Financieros y de Seguros

Ingresos, Rentas	Inversiones, Bienes Patrimoniales	Créditos, Préstamos, Avales	Datos Bancarios
Planes de Pensiones, Jubilación	Datos Económicos de Nómina	Datos Deducciones Impositivas/Impuestos	Seguros
Hipotecas	Subsidios, Beneficios	Historial Créditos	Tarjetas de Crédito

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J- Transacciones de Bienes y Servicios

Bienes y Servicios Suministrados por el Afectado	Bienes y Servicios Recibidos por el Afectado
Transacciones Financieras	Compensaciones/Indemnizaciones

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K- Otros Tipos de Datos

Cajón de sastre para encasillar aquellos datos de carácter personal que no pueden encuadrarse dentro de las categorías anteriormente citadas.

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< 1.- NOCIONES BÁSICAS PARA COMPRENDER QUE DEBEMOS ENTENDER POR FICHERO DENTRO DE NUESTRA ORGANIZACIÓN Volver al curso de LOPD Práctico 3.- FINALIDADES DE LOS FICHEROS >

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