El encargo del tratamiento, también conocido como acceso a datos por cuenta de terceros, es el acceso por parte de terceros, que no son considerados responsables del fichero, usuarios o interesados o afectados, sin que nos encontremos ante una cesión o comunicación de datos.

La LOPD permite la posibilidad posibilidad de que los datos personales puedan ser tratados por los encargados del tratamiento, que realizan un servicio al responsable del fichero.

La LOPD establece una serie de obligaciones encaminadas a garantizar la seguridad del tratamiento de los datos personales.

En concreto, debe firmarse un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, en el que conste:

• Que el encargado únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento.
• Las medidas de seguridad que el encargado del tratamiento está obligado a implementar.
• Que el encargado del tratamiento no utilizará los datos con fines distintos a los que figuren en el contrato.
• Que el encargado del tratamiento no cederá los datos a otras personas, ni siquiera para su conservación.
• Que una vez cumplida la prestación, los datos serán destruidos o devueltos al responsable, al igual que cualquier soporte o documentos en que consten datos objeto del tratamiento.

Asimismo, el encargado del tratamiento responderá de las infracciones en las que hubiera incurrido personalmente, equiparándose a la figura del responsable del tratamiento, con independencia de la responsabilidad en la que pueda incurrir el responsable del tratamiento. 

Contrato de Encargado del Tratamiento

Es importante destacar que el servicio prestado por el encargado del tratamiento podrá tener o no carácter renumerado y la posibilidad de que éste servicio pueda ser temporal o indefinido.

Además y tal y como establece la LOPD y su Reglamento de desarrollo, el encargado del tratamiento no podrá subcontratar con un tercero la realización de ningún tratamiento que le hubiera encomendado el responsable salvo que haya obtenido de éste una autorización previa en cuyo caso, la contratación se efectuará siempre en nombre y por cuenta del responsable del tratamiento.

Sin embargo el Reglamento de desarrollo de la LOPD establece la posibilidad de realizar dicha subcontratación sin necesidad de autorización en los siguientes casos:

• Que se especifiquen en el contrato los servicios que puedan ser objeto de subcontratación y, si ello fuera posible, la empresa con la que se vaya a subcontratar. 
  En los casos en los que no se identificase en el contrato la empresa con la que se vaya a subcontratar, será preciso que el encargado del tratamiento comunique al responsable los datos que la identifiquen antes de proceder a la subcontratación.
  
• Que el tratamiento de datos de carácter personal por parte del subcontratista se ajuste a las instrucciones del responsable del fichero.
  
• Que el encargado del tratamiento y la empresa subcontratista formalicen un contrato de encargado del tratamiento.

Elabore un documento para informar a los afectados o interesados en los términos del artículo 5 de la LOPD (Principio de consentimiento)

Elabore un documento con el encargado del tratamiento ficticio que cumpla todas las estipulaciones necesarias, en los términos del artículo 12 de la LOPD.

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