Curso de Open Office Base

OpenOffice Base posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .odb, pueden existir elementos llamados objetos de hasta cuatro tipos o naturalezas diferentes:

Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuración de las tablas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de información, es decir las tablas, ¿que se puede hacer?

Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar únicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de éstas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas viéndolos a través de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.

Informes: Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello son  inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseño, formato y distribución.

Al instalar la aplicación OpenOffice, se crea en el menú Inicio - Todos los programas (en Windows XP) o menú Inicio - Programas (en Windows 98), una carpeta denominada OpenOffice Org 2.4 que contiene los enlaces para abrir cada una de las aplicaciones de OpenOffice. Para ejecutar Base el procedimiento a seguir será:

1. Menú Inicio - Todos los programas.

2. Escogemos la carpeta OpenOffice Org 2.4 Hacemos clic en OpenOffice.org Base y se iniciará el Asistente para Bases de Datos de OpenOffice.org Base.

Otra posibilidad para entrar en Base es crear un icono de acceso directo en el escritorio y hacer un doble clic sobre el mismo.

Ahora, al ejecutarlo, “aterrizamos” en el Asistente para Bases de Datos de OpenOffice.org, donde a través de unos sencillos pasos podemos:

• Crear una nueva base de datos.
• Abrir un archivo de base de datos existente.
• Conectar con una base de datos externa.

Cuando ejecutamos por vez primera la aplicación de OpenOffice.org Base, después de realizada la instalación del paquete ofimático, OpenOffice nos irá guiando a través de unos sencillos paneles de bienvenida en el proceso de registro del programa y configuración de las actualizaciones a través de Internet.

En el primer paso, se nos da la bienvenida al programa y se nos invita a pulsar Siguiente para continuar con el proceso de registro.

En el segundo paso del Asistente Aceptamos el Acuerdo de Licencia de uso del programa.

En este tercer paso, podremos personalizar la aplicación consignando un nombre de usuario de la misma. Hacemos clic en Siguiente.

Este cuarto paso es muy importante, ya que OpenOffice nos ofrece la posibilidad de notificarnos la disponibilidad de una nueva versión actualizada en la red. Activando la casilla "Buscar actualizaciones automáticamente", OpenOffice comprobará en todo momento si existe alguna actualización del programa y nos lo notificará. Hacemos clic en Siguiente.

Podemos registrarnos como usuarios de OpenOffice.org de manera completamente gratuita. De esta forma recibiremos todas las noticias, novedades... relacionadas con el software de OpenOffice.org

Al hacer clic en Finalizar, se iniciará ya la carga del programa de OpenOffice Writer para comenzar a trabajar.