Curso de Open Office Calc

Al ejecutar por primera vez Calc, aparece en la barra de tareas, en la sección derecha (donde está el icono con la hora del sistema), un botón denominado Inicio rápido de OpenOffice.

Esta utilidad nos servirá para abrir cualquier aplicación de OpenOffice desde aquí. Además podemos decidir si al iniciar el sistema operativo (al arrancar el ordenador), deseamos que se inicie también el Inicio rápido de OpenOffice, y así, a partir de ese momento, cada vez que arranques el ordenador aparecerá el icono de inicio rápido de OpenOffice desde el que podrás abrir cualquier aplicación así como abrir cualquier documento con la opción .

Para abrir una aplicación:

1. Haz clic con el botón derecho en el icono de Inicio rápido.
2. Escoge la herramienta que quieras ejecutar.

   

Para activar o desactivar la opción cargar OpenOffice al iniciar el sistema:

1. Haz clic con el botón derecho en el mismo icono.
2. Escoge la opción cargar OpenOffice al iniciar el sistema (cuando aparece una marca a la izquierda, la opción está activada.

   

En la ventana de trabajo de Calc podemos distinguir varias partes bien diferenciadas que pasamos a describir a continuación.

Tienen la función de controlar la ventana de Calc. En el título de la ventana de OpenOffice Calc aparece el nombre del documento actual, en el caso de la imagen anterior "Sin nombre1".

Permite el acceso a los menús de Calc. La mayoría de las operaciones llevadas a cabo en Calc se realizan a través de las opciones de la barra de menús. Para acceder a cualquiera de las opciones de la Barra de menús, basta con hacer un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción deseada.

Las diferentes opciones de los menús de la hoja de cálculo son:

• Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Writer. (Existen submenús)
• Opción de menú con puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará un cuadro de diálogo en el que es posible llevar a cabo distintas operaciones. (Los puntos suspensivos significan que hay algo mas...)
• Opciones sin puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opción se llevará a cabo la operación concreta.
• Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado.

El método más rápido para acceder a los menús de Calc es hacer un clic con el ratón sobre las distintas opciones. Si en algún caso se desea activar una opción del menú empleando el teclado se deben pulsar simultáneamente las teclas ALT y la letra subrayada del menú al cual se quiere acceder. Si queremos por ejemplo acceder al menú de Ver bastará con pulsar simultáneamente la tecla ALT y la tecla V. Esto lo representaremos desde ahora con ALT+V.

Otro método para acceder a los menús desde el teclado es activar la barra de menús pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.

Menús contextuales. Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

También llamadas barras de botones, permiten realizar de una forma rápida y por medio del ratón algunas de las opciones de uso mas frecuente de Calc. Estos botones sirven para agilizar la realización de estas tareas mediante un simple clic con el ratón (tenerlas mas "a mano"). El número de barras de herramientas visibles es variable, las barras de herramientas también se pueden personalizar. (agregar botones, cambiarlos de posición, eliminar botones que nosotros no utilizamos...)

Las barras de botones que se recomienda inicialmente tener debajo de la de menús desplegables son la Estándar y la de Formato. La primera, la estándar, comienza con un botón que tiene dibujado un folio con el logotipo de OpenOffice.org y la segunda, la de formato, tiene en su zona central los botones que permiten dar forma al contenido de las celdas es decir, formato a los datos introducidos en las celdas: negrita: N, cursiva: K y subrayado: S; formato monetario, disminuir y aumentar decimales...

En la hoja de cálculo entran en juego también una barra de herramientas muy importante denominada Barra de Funciones:

Visualizar una barra de herramientas. Activar la casilla izquierda (mediante clic) de la barra de herramientas elegida en el menú de Ver-Barra de herramientas.

Ocultar una barra de herramientas. Desactivar la casilla a la izquierda de la barra de herramientas elegida en el menú de Ver-Barra de herramientas.

También puede cerrarse una barra de herramientas pulsando el botón cerrar que aparece cuando la barra no se encuentra acoplada en alguno de los bordes de la ventana.

Mover una barra de herramientas. Cualquier barra de herramientas o botones, tiene a su izquierda del todo, una pequeña línea de puntos discontinuos, desde donde podemos arrastrar dicha barra de botones a otro borde de la pantalla. Al sobrevolar dicho relieve, aparece una flecha cuádruple, que llamaremos cuatriflecha, lo cual manifiesta la posibilidad de arrastrar en cualquier dirección dicha barra de botones.

A partir de ahí, decir que podemos arrastrarlas (las barras de herramientas) a cualquier posición de la pantalla o bien dejarlas “flotantes” a modo de pequeña ventana por el medio de la pantalla. Si las dejamos flotantes, presentarán una pequeña barra de título, de color gris con el nombre de la barra de herramientas, y desde donde como con todas las ventanas de Windows, podremos desplazarla arrastrando hacia donde queramos incluso “arrimando” a un lateral o zona de la pantalla, “aparcarlas” o fusionarlas debidamente. Comprobamos que se acoplan automáticamente. También podemos variar el tamaño vertical u horizontalmente arrastrando desde sus bordes como cualquier ventana Windows.

Cambiar el tamaño de una barra. Solo se puede hacer con barras flotantes (se ve el título de la barra), bastará con hacer una arrastre sobre el borde de la barra, el puntero del ratón cambia de forma y adquiere la de una doble flecha.

Añadir o quitar botones de una barra de herramientas. En el caso de las barras de herramientas flotantes (como la de la figura anterior), para añadir o eliminar botones, picamos sobre el pequeño triángulo de la esquina derecha de su barra de título. Elegimos la opción botones visibles y se desplegará un cuadro con todos los botones disponibles. Los que aparecen con una marca de verificación significa que están en la barra en cuestión. Para añadir o quitar uno, sólo tenemos que hacer clic sobre él mismo.

La barras de herramientas según su posición pueden ser flotantes o estar fusionadas con los contornos de la ventana de documento. En función de las barras de herramientas visibles y su posición el aspecto de la ventana de Writer puede variar mucho.

Se encuentra localizada sobre el área de la aplicación. En la figura siguiente se muestran los elementos que la componen:

• El Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra, indica la celda activa, aquella en la que se encuentra situado el cursor.

  

• El Botón sirve para insertar o modificar fórmulas especiales llamadas funciones.
• El Botón sirve para insertar la función suma de forma automática.
• A través del botón   podemos iniciar la introducción de una fórmula o función en la celda donde nos encontremos situados.
• El Cuadro de contenido o Línea de entrada, a la derecha de la barra, reproduce el contenido de la celda activa (un valor o una fórmula).

  

Es la gran zona que hay por debajo de la barra de fórmulas y constituye el área de trabajo donde se encuentra la hoja de cálculo en la que se está trabajando. En el área de trabajo nos encontramos las siguientes partes:

• Indicador de filas y de columnas: situados en la parte izquierda y superior de la ventana respectivamente de color gris. Facilitan la introducción de los datos en las celdas, resaltándose en ellos la letra y el número correspondiente a la celda activa. En el ejemplo, A1.

  

• Barras de desplazamiento vertical y horizontal: situadas en la parte derecha e inferior de la ventana. Permiten desplazarse por el documento.

  

• Solapas de hojas: situadas en la parte inferior izquierda de la ventana. Muestran el número de hojas que contiene el documento y se accede a las mismas haciendo clic sobre ellas.

  

• Botones de desplazamiento entre hojas: situados junto a las solapas de hojas. Desde ellos se accede a hojas no visibles.

  

Ocupa la última línea de la pantalla (abajo del todo), dividida en varias zonas bien diferenciadas, que muestran diferentes mensajes sobre las acciones que se están realizando en la aplicación.

• La parte izquierda nos muestra información acerca de la hoja en la que estamos situados.
• En la parte central se nos ofrece información sobre el estilo aplicado a la hoja activa.
• También aparece un porcentaje que indica la escala de visualización de la hoja de cálculo. Con el objeto de trabajar de manera más cómoda, en la Barra de herramientas Estándar existe un botón denominado Escala que nos va a permitir escoger un porcentaje de zoom para ver más cerca o más lejos el documento. Hacemos clic en dicho comando y en el cuadro que nos aparece elegiremos la opción que deseemos y aceptamos. Automáticamente, la hoja de cálculo se ajustará porcentaje de zoom elegido.
• En la barra de estado, también aparecen los indicadores siguientes:

• Modo de selección.- Indica la técnica de selección empleada, como veremos más adelante.
• Cambios en el documento.- Cuando aparece un asterisco en esta zona, indica que se han realizado cambios o modificaciones en la hoja de cálculo.