Curso de Organización del Trabajo con Outlook 2007

Desde que se instala el programa en el ordenador o bien la suite completa (todo el paquete Office), el acceso directo para poder ejecutarlo, nos queda ubicado en Menú de inicio - Todos los programas dentro de un grupo llamado Microsoft Office.
Una acción interesante puede ser "sacar" ese acceso directo al escritorio para tenerlo más "a mano" de cara a ejecutarlo con mayor comodidad todos los días. ¿Como hacerlo?
Arrastraremos el elemento "con cuidado" desde ese menú que presenta todos los programas hacia "afuera", hacia el escritorio, pero mientras arrastramos con el ratón, deberemos mantener pulsada la tecla Control. El por qué de mantener pulsada la tecla control mientras arrastramos el acceso directo al escritorio es porque deseamos copiarlo, no moverlo, es decir, deseamos tener dicho acceso directo en este caso, tanto en el menú de inicio como en el escritorio (en los 2 sitios):


Mantener pulsada la tecla Control mientras se arrastra por lo tanto, hará que aparezca un pequeño signo + en un cuadradito junto al elemento arrastrado, lo cual denota que lo que estamos haciendo no es mover el acceso directo a Outlook, sino copiarlo al escritorio. De este modo, lo tendremos a partir de ahora en el escritorio, pero seguiremos teniéndolo también en el Menú de inicio - Todos los programas. Así, si algún día se borra el acceso a Outlook del escritorio, podremos volver a "sacarlo" desde Menú de inicio - Todos los programas.
La situación final de nuestro escritorio tras haber "sacado" el acceso directo es que cuenta con un nuevo icono al cual le hemos cambiado (en nuestro caso) su nombre mediante el menú de contexto, a "Correo electrónico":

Cuando ejecutamos MS Office Outlook 2007 (a partir de ahora en éste curso y para abreviar lo denominaremos simplemente Outlook), la pantalla con la que nos encontramos difiere bastante de las anteriores versiones (aunque se asemeja al Outlook 2003) y estará estructurada de acuerdo a como se haya abandonado el programa en la sesión anterior de trabajo.

En el caso de que el ordenador con el que se trabaja esté compartido con otros usuarios, quizás por compañeros de trabajo en otros turnos laborales, lo que se aconseja hacer es definir perfiles de usuario para Outlook y poder manejar así de forma separada los correos electrónicos y todas las anotaciones realizadas con el programa. Cada usuario manejará "su" información de Outlook sin mezclarla con la de otro usuario.

- Si NO existen perfiles definidos para el correo (Outlook en definitiva) al ejecutar el programa aparecerá la pantalla principal de Outlook directamente.

- Si SÍ existen perfiles definidos deberemos en un pequeño panel que aparece al ejecutar Outlook, elegir el usuario bajo cuyo perfil queremos entrar en Outlook. El panel es como el que se muestra a continuación:

De existir varios perfiles de trabajo definido, podremos elegir uno u otro desde el triángulo desplegable de la derecha. Desde el botón de Opciones, el panel se expande permitiendo marcar una casilla de verificación para Configurar uno de los perfiles como predeterminado.

La pantalla inicial de Outlook será parecida a la siguiente:

Muy interesante: El gesto cotidiano en un puesto de trabajo, es ejecutar Outlook como primer programa al sentarnos delante de nuestro ordenador por aquello de estar al corriente desde el primer momento fundamentalmente del correo, tareas y citas pendientes. A continuación ir a la bandeja de Entrada para ver los correos nuevos recibidos y, tras leerlos y administrarlos (borrarlos, guardarlos en carpetas, imprimirlos, contestarlos, reenviarlos a otras personas...) comenzar nuestro trabajo cotidiano.

Pues bien, MINIMIZAR el programa Outlook con el fin de que quede en la barra de tareas y junto al reloj, como un icono que representa a un programa en ejecución y en este caso "a la espera" de algún evento o situación, es una operación RECOMENDABLE para estar "pendientes" y tranquilos porque a partir de ese momento, seremos avisados de nuevos correos recibidos en tiempo "casi" real (decimos casi porque el lapso de tiempo bajo el cual Outlook comprueba los correos nuevos se puede configurar).
Al recibir un nuevo correo electrónico, nos será de este modo notificado mediante una alerta de mensaje emergente. La apariencia y ubicación del mensaje emergente la podremos modificar en Outlook según se verá más adelante.
La alerta del mensaje aparece de la forma en el lugar de la pantalla configurado desde Outlook (en este caso recibimos un correo de Luis Angel Gil con las nuevas listas de precios). De no estar presentes delante de la pantalla del ordenador en el momento de la recepción o no percatarnos de dicha alerta, un icono minimizado junto al reloj queda en forma de sobre cerrado indicando también que tenemos mensajes sin leer en la bandeja de entrada. . Conviene por lo tanto mirar "de reojo" a esa esquina inferior derecha de nuestra pantalla con cierta frecuencia...

Consejo: Existe en Windows, en Menú de inicio - Programas un grupo llamado INICIO, dentro del cual, los accesos directos que ahí tengamos serán ejecutados al INICIO de la sesión de Windows. De este modo, cada vez que iniciemos una sesión de trabajo en nuestro ordenador, tendremos garantizada la ejecución de Outlook, y si lo minimizamos quedará como ya sabemos a la espera de nuevos correos y representado mediante los iconos anteriormente explicados.
Esto supone una gran tranquilidad porque tendremos siempre Outlook "abierto" desde el inicio de nuestra sesión Windows. Creemos pues, una copia del acceso directo a Outlook en el grupo Inicio -opcional-.

Por último, para Salir del programa lo haremos como siempre con los programas Microsoft, desde Menú de Archivo - Salir, o bien pulsando el botón superior derecho de Cerrar la aplicación .

Ejecutar el programa

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