Sabido es que si en las empresas modernas actualmente las aplicaciones informáticas son uno de los medios de trabajo más utilizados y fundamentales, una correcta gestión diaria del correo electrónico es indispensable, ya que por supuesto ha superado y desbancado al correo tradicional como medio de comunicación escrito. Para ello es preciso conocer, dominar y utilizar cotidianamente un programa que, del lado del cliente (nosotros), nos permita comunicarnos con terceros por este medio tan masivamente utilizado en la actualidad como es el correo electrónico, los electronic mails, los e-mails. Existen multitud de programas cliente de correo electrónico en el mercado (Eudora, Netscape Mail, otros...) pero el más implantado y utilizado por las empresas, el líder, es sin duda Microsoft Outlook en cualquiera de sus versiones (desde el gratuito y sencillo, pero no por ello menos eficaz Outlook Express, hasta el potente y mejorado Outlook 2007).

El objetivo de éste capítulo es conocer qué es el correo electrónico y cuál es su mecanismo real de trabajo. Como, para poder administrar una cuenta de correo electrónico desde Outlook el primer paso es ser poseedor de una cuenta, aprenderemos a obtener una cuenta de e-mail en Gmail (Google-Mail o área de correo de Google), así como a configurarla correctamente en nuestro Outlook -simulando de este modo que la cuenta configurada es aquella cuyos datos de configuración nos proporciona nuestra propia empresa-. Esta cuenta de correo es totalmente operativa y por eso ha sido elegida para poder desde cualquier ámbito -profesional o personal- desarrollar el presente curso.

Finalmente comprobaremos que la cuenta configurada funciona debidamente tanto para enviar como para recibir.

El correo electrónico, es el servicio que nos brinda Internet por el cual podemos enviar y recibir "cartas" de manera rápida y segura escritas a través de un ordenador. Se trata de un sistema que utiliza la gigantesca y tupida red de Internet. Es también un sistema de mensajería rápido, ecológico, fiable, y eficaz. Enviaremos y recibiremos nuestros correos (electronic-mail o también llamados E-Mail’s) desde el propio ordenador en el que estamos trabajando y que deberemos, por supuesto, tener conectado a Internet. Tan solo en cuestión de minutos habremos enviado a cualquier parte del planeta el mensaje que deseemos. En el ámbito empresarial, el tráfico de documentos y comunicados vía e-mail ya superó al sistema tradicional desde el año 1.999.

El correo electrónico, como cualquier otro tipo de correo es un sistema de comunicación en el que básicamente se intercambian mensajes, dos interlocutores (aunque pueden ser más): El que envía el mensaje y el que recibe ese mensaje.

Una particularidad muy destacada e importante de los e-mail’s (algunos llaman a los e-mail’s emilios) es la de que junto a los textos del correo, podemos enviar y recibir cualquier tipo de archivo informático que tengamos en nuestros discos, ya sea el disco duro (C:) el disquete (A:) o un cd-rom (D:), pen drive...

A esto se le llama adjuntar archivos. Dichos archivos que se pueden enviar adjuntándolos a un correo electrónico y pueden ser de cualquier tipo o naturaleza reconocidos por Windows.

De forma general, el icono que representa “adjuntar” archivos, es un clip .

Tipos de archivo que se pueden adjuntar en un e-mail:

- De documento, como un presupuesto, un modelo de carta, un informe, un dossier (.doc - .wpd).
- De imagen con una foto o dibujo de cualquier tipo (.jpg - .bmp - .gif).
- De sonido con una melodía, canción o una conversación grabada (.mp3 - .wav).
- De hoja de cálculo con unas tablas de precios y ofertas (.xls - .wk4).
- De base de datos con un archivo de clientes, morosos, artículos (.mdb - .dbf - .fm)
- De dibujo técnico con un plano realizado, por ejemplo con AutoCad (.dwg).
- De tipo comprimido (.zip, .rar, .pdf u otro...)
- De programa ejecutable (.exe).
- De una secuencia filmada de video (.avi).

... Y en general, cualquier tipo de archivo que tengamos en nuestro ordenador. A éste respecto, mencionar que en ocasiones, junto a ese archivo adjuntado a un correo nos puede llegar ese programa “malo” denominado comúnmente virus (por ejemplo, uno llamado Sircam). Esto obliga a tener instalado para prevenir estas desagradables situaciones un buen programa antivirus en nuestro ordenador.
 
El servicio de correo electrónico, se puede utilizar básicamente de dos formas:

a) Desde una página web, utilizando el servicio de navegación. Ejemplos de páginas que permiten esto son: www.hotmail.com y www.gmail.com por citar dos entre otras muchas.

b) Mediante un programa específico de correo electrónico como por ejemplo Outlook (que nos viene con MS Office).

El esquema de trabajo con correo electrónico, es siempre el mismo, sea cual sea el procedimiento que se utilice para acceder a él (cualquiera de las dos formas indicadas “a” o bien “b”). Es el siguiente:

Existen unos ordenadores (en cualquier parte de la gran red de Internet) que se encargan de gestionar tanto los correos enviados como los recibidos por los usuarios. Generalmente estos ordenadores que nos proporcionan o sirven este servicio (por eso se llaman servidores) se encuentran entre las dotaciones e instalaciones de nuestro proveedor de servicio de correo que además podría coincidir con nuestro proveedor de servicios de Internet (ISP) si el sistema de correo que utilizamos es mediante el uso de un programa cliente de correo como Outlook. Si accedemos al correo a través de una página web, estos ordenadores se encuentran en los servidores propios de esa empresa o entidad (Hotmail, Gmail o muchas otras que también nos aportan este servicio y además de forma gratuita).

Ver el siguiente esquema básico:

1 - RECEPCIÓN: Cuando un usuario nos envía un correo electrónico a nuestra dirección de e-mail, ese correo llega hasta nuestro servidor de correo entrante (también llamado servidor POP -éstos ordenadores llamados servidores están permanentemente encendidos-) y queda allí, en nuestra carpeta (una que se corresponde con nuestra cuenta de correo) a la espera de que ese mensaje de correo sea recogido por el propietario de ese, digamos buzón. Lógicamente, para acceder a esa carpeta o cuenta habrá que, identificarse mediante una contraseña que solo el propietario de la cuenta -nosotros-, conoce. Es mediante un programa cliente de correo como por ejemplo Outlook instalado en el ordenador del cliente, con el que se recogen esos correos y se presentan en la bandeja de entrada de la pantalla del usuario final y destinatario de ese correo, o sea, nosotros.
Tendremos por lo tanto en Outlook, que introducir los datos que indiquen cuál es nuestro servidor de correo entrante, cuál es nuestra cuenta en ese servidor, cuál es nuestra contraseña para acceder a la cuenta, así como algún datos más. A esto se le llama configurar la cuenta en Outlook -primer paso que aprenderemos inmediatamente en éste curso-.

2 - ENVÍO: Cuando nosotros enviamos correos a otros destinatarios desde nuestro Outlook -en el que ya tenemos configurada nuestra cuenta de correo- ocurre algo semejante pero en sentido contrario. Nuestro programa contacta y envía el correo a nuestro servidor de correo saliente (también llamado servidor SMTP), ordenador que busca al destinatario de nuestro correo en la web, busca al servidor de correo entrante del destinatario para depositar allí nuestro e-mail. El destinatario recogerá ese correo, o bien desde una página web si es que se trata de una cuenta web, o bien desde otro programa cliente en donde tenga configurada esa, su cuenta -quizás su Outlook-.

Cuando el tipo de correo utilizado es el tradicional -el de toda la vida-, tanto el remitente como el destinatario tienen que disponer de unos datos identificativos y únicos mediante los cuales poder ser enviada “la carta”.

Así por ejemplo, unos datos de correo válidos en el sistema tradicional serían los siguientes:
María Gil Ruiz
C/ San Simón, nº 2 - 1º piso
39002 Santander
Cantabria –España-

En Internet, de lo que se dispone es de una cuenta de correo electrónico también llamada dirección de e-mail.

Las cuentas o direcciones de correo, siempre tienen la misma estructura o forma y obedecen al siguiente “esqueleto”:


xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx

Si nuestra cuenta de correo es por ejemplo luisangelgg@gmail.com


Esto significa que en cada uno de los servidores mencionados, existe una “Carpeta” o “buzón” por donde se trasiegan nuestros correos (tanto enviados como recibidos).

Una dirección de correo es una información, “un algo” que nos identifica inequívocamente en Internet. No contiene ningún espacio en blanco, y en nuestro ejemplo, la interpretación de la cuenta de correo mostrada es la siguiente:

Se trata de la cuenta luisangelgg que es un nombre de usuario o de cuenta que no se repite en ese servidor.
El signo de @ se traduce por AT que en inglés significa en.
Para acabar, gmail.com es el dominio de la entidad cuyos servidores alojan nuestra cuenta de correo.

Si, como otro ejemplo, en la empresa que nos proporciona la cuenta de correo tenemos contratado un nombre de dominio propio -por ejemplo porque tenemos una página web accesible desde la dirección o url www.miempresa.com-, la cuenta de correo tendría la forma:

gilgambarte@miempresa.com

En los ordenadores servidores existirán carpetas numeradas y asociadas a ese nombre de dominio y a esa cuenta, por ejemplo para el empleado gilgambarte de la compañía miempresa la cuenta o carpeta en los servidores sería emp01, para el empleado María cuya cuenta es maria@miempresa.com le cuenta es emp02, y así sucesivamente (o alguna forma semejante).

En el ejemplo de la cuenta anterior, gilgambarte es el prefijo o también llamado nombre de usuario o identificador, y miempresa.com es el sufijo o dominio.

Es en definitiva el buzón de gilgambarte en el dominio de miempresa.com

Una dirección completa de correo electrónico es única y no se repite en todo el mundo. Identifica por lo tanto de forma inequívoca a un usuario en la gran red de Internet.

Una persona física, puede tener más de una cuenta de correo. Por ejemplo, una a nivel de empresa (a través de la cual se relaciona con clientes, proveedores, otros empleados, jefes…) y otra a nivel particular (donde intercambia correos con familiares, amigos…). Incluso dentro de la empresa podría tener más de una cuenta: Una como empleado el empleado Gil Gambarte y otra como comercial (compartida con los otros comerciales de la plantilla):

gilgambarte@miempresa.com Como empleado de la empresa MIEMPRESA
comerciales@miempresa.com Como comercial de la misma empresa
gilgambarte@gmail.com Correo particular a través de web
 

En resumen: El esquema gráfico de qué ocurre cuando enviamos y recibimos un correo podríamos representarlo de la siguiente manera: