Curso de Organización del Trabajo con Outlook 2007

Los usuarios profesionales dentro de una empresa administran el correo electrónico gestionando una o varias cuentas de correo de tipo POP, no cuentas casero-domésticas de tipo web.

Las cuentas de correo web son cuentas accesibles desde página web y utilizando el servicio de navegación como por ejemplo la típica cuenta de Hotmail (quién no tiene una cuenta de Hotmail), de Yahoo, de Mixmail, de Terra... Son esas cuentas de correo que se obtienen gratuitamente desde la propia página web de Hotmail, Yahoo, etc, con solo darse de alta y rellenar un sencillo formulario. Pero para acceder a ellas (y poder recibir y enviar correo básicamente) deberemos acudir a dicha página web, introducir nuestro nombre de usuario -o dirección completa de correo- así como la contraseña, y al entrar a la pantalla de nuestra cuenta "tragarnos" normalmente publicidades de ofertas o promociones, las pantallas de trabajo se nos quedan por tanto reducidas al estar flanqueadas por banners publicitarios (carteles en pantalla)), ventanas emergentes con reclamos que aparecen sin solicitarlas... Estas suelen ser cuentas, digamos de tipo personal o doméstico. Por ejemplo: pipo75@hotmail.com

Las cuentas de correo POP son las que se crean en unas máquinas -ordenadores- llamados servidores de correo, por parte normalmente de unas empresas informáticas con las que se contratan dichas cuentas (nuestra empresa que ya tiene acceso a Internet contacta con una empresa informática y contrata las cuentas de correo para sus empleados). Esto se hace normalmente bajo pago de unas cuotas mensuales o anuales acordadas, a dicha empresa informática la cual normalmente nos da servicios añadidos, asesoramiento on-line, tamaños de cuenta expresados en varios gigabytes de tamaño bajo demanda...
Este tipo de correo POP (acrónimo de post office protocol o protocolo de oficina de correos), por el hecho de tener un coste, estará muchísimo menos masificado en cuanto a número de usuarios y por lo tanto el rendimiento, potencia y fiabilidad dedicada de dichos servidores -que también existen para los casos de cuentas web- será mucho mayor y, como usuarios y clientes, nosotros disfrutaremos de todas las ventajas de pertenecer a un colectivo, digamos más selecto, más privado no tan masificado y por lo tanto con un mejor y óptimo servicio... Las empresas prefieren pagar pero disponer de un correo fiable, eficiente y veloz. Un ejemplo de cuenta POP puede ser: luisgil@adrformacion.com

Una cuenta de correo, que a nivel coloquial es como un buzón de correos en el portal de nuestra casa, es informáticamente y para entendernos, una carpeta en un ordenador (denominado servidor porque nos da este servicio), a la cual accederemos desde nuestro ordenador para ver los correos en ella depositados desde los ordenadores de los remitentes que nos han enviado los e-mails.
El acceso a dicho buzón (a dicha cuenta) se realizará desde un programa cliente instalado en nuestro ordenador (en nuestro caso MS Outlook 2007).

Pero el programa Outlook (que además de gestión de correo dispone de agenda, calendario, planificador de citas, reuniones, etc...), en cuanto a trabajo con el correo, inicialmente "no hace nada" es un programa "tonto" ¿Por qué? Porque no sabe con qué servidor contactar, dentro de un servidor con qué cuenta de correo trabajar (la nuestra)... ¿Que hay que hacer por lo tanto? Configurar en nuestro MS Outlook la cuenta de correo, nuestra cuenta de correo.

Configurar una cuenta de correo se consigue implantando, introduciendo, configurando unos datos que nos son aportados por esa empresa informática con la que contratamos la cuenta (dicho "manojo" de datos técnicos, nos son aportados vía fax, e-mail a otra cuenta normalmente). En suma y solo de esta forma (configurando en MS Outlook nuestra cuenta de correo), Outlook puede contactar con nuestra cuenta en el servidor (que puede encontrarse en cualquier país del mundo), es decir, primero con el servidor, dentro de ese servidor con nuestra cuenta, además, lógicamente para acceder a nuestra cuenta necesitará saber qué usuario somos, necesitará una contraseña privada para poder acceder a nuestro buzón o cuenta de forma segura...
Por lo tanto y solamente con esos datos aportados por nuestra empresa proveedora, pasaremos a configurar la cuenta en MS Outlook.

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