Curso de Outlook 2007

Los datos que nuestra empresa proveedora de la cuenta de correo nos tiene que aportar son como mínimo los siguientes (decimos como mínimo porque pudieran aportarnos datos adicionales más técnicos como números de puertos, protocolos de seguridad, etc...):

1 - Dirección de e-mail: La cuenta de correo que facilitaremos a nuestros clientes, amigos, proveedores, contactos en suma y la cual aparecerá normalmente en nuestra tarjeta de visita de la empresa. Por ejemplo: luisgil@adrformacion.com representa la cuenta de correo de luisgil en (el signo @ se traduce en inglés por at que significa en) el dominio adrformacion.com.

2 - Nombre del servidor de correo entrante: Nombre técnico con el que se reconoce en la red Internet al ordenador en el que se encuentra nuestra carpeta o buzón al que entran los correos que nos envían -al final se corresponderá con una IP-. Suelen ser nombres de la forma: pop.proveedor.com o bien pop3.proveedor.com. Por ejemplo: pop.adrformacion.com

3 - Nombre del servidor de correo saliente: También cuando nosotros enviamos correos a otros destinatarios, dichos e-mails son gestionados por un ordenador aparte. Se trata de un servidor pero esta vez de correo saliente. Por lo tanto, un servidor se encarga de los correos que recibimos (entrante) y otro de los que enviamos (saliente). El nombre de servidor de correo saliente se trata de un nombre técnico con el que se reconoce en la red Internet al ordenador en el que se encuentra nuestra carpeta o buzón por el que pasan los correos que nosotros enviamos a terceros -al final se corresponderá con una IP-. Suelen ser nombres de la forma: smtp.proveedor.com normalmente. (smtp es el acrónimo de single mail transfer protocol). Por ejemplo: smtp.adrformacion.com

4 - Nombre de cuenta (algunos lo denominan nombre de usuario): Es un nombre único en ese servidor -no existirá otro igual- para la carpeta o buzón. Se suele corresponder aunque no siempre con la parte izquierda de la cuenta de correo antes del @, el identificador que llaman otros. Si la dirección  de correo es luisgil@adrformacion.com el nombre de cuenta es luisgil.

 5 - Contraseña (también llamada password): Palabra secreta conocida solamente por la empresa proveedora -la cual nos garantiza como es lógico la confidencialidad de nuestros correos- y nosotros mismos. Normalmente la establecemos nosotros de forma que la recordemos con facilidad. Por ejemplo: l8u7i1s4   (que combinando letras y números para aportar mayor grado de seguridad a la contraseña mezcla las iniciales del nombre y los números de la matrícula del coche, por ejemplo...).

En condiciones normales las empresas facilitan de la mano de sus proveedores estos datos a sus empleados para que una vez configurada la cuenta la puedan utilizar mediante todas las posibilidades de trabajo que aporta MS Outlook y entre otras cosas contactar son sus clientes, empleados, proveedores, contactos personales... Por eso deberemos ser capaces de, datos de configuración en mano, configurar la cuenta correctamente en MS Outlook.

Una cuenta web, al ser creada solo suele ser accesible desde la página web desde la que fue creada. Lógicamente, al ser cuentas gratuitas, la contrapartida nos viene por tener que soportar publicidades y otros "incordios" en pantalla que hacen tedioso un trabajo serio con nuestro correo. Por eso, éstas páginas no facilitan los datos de configuración para que el usuario configure la cuenta en programas como MS Outlook y no vuelva a pisar la web. Les interesa que se siga visitando la web día a día.

Un caso especialmente reseñable es el de las cuentas de correo que facilita GMAIL (entorno de correo de Google) que, atípicamente SÍ facilita dichos datos de configuración. Por eso, si para seguir este curso no se dispone de una cuenta POP de correo con los datos de configuración conocidos como para poder configurarlos en nuestro MS Outlook y de este modo poder trabajar desde Outlook todo lo referente a correo, deberemos en primer lugar crearnos una cuenta de correo nueva desde la página de GMAIL (www.gmail.com). Una vez creada la cuenta accederemos a los datos de configuración y la habilitaremos para correo POP es decir, advertiremos a GMAIL que vamos a gestionar esa cuenta desde un programa externo también...