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Curso de Organización del Trabajo con Outlook 2007

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Primera prueba. Enviar y recibir un correo.

Una buena forma de comprobar que disponemos de la cuenta con la configuración correcta en Outlook es enviar un correo electrónico a otra cuenta de correo.

Consejo MUY IMPORTANTE para un buen aprovechamiento del curso: Con el fin de poder comprobar por nuestra parte envíos y recepciones de mensajes desde Outlook, una buena idea ahora que estamos aprendiendo, podría ser tener dos cuentas de correo y configurar las dos cuentas diferentes en nuestro Outlook bajo dos perfiles de trabajo diferente (por ejemplo: perfil Luis1 con una cuenta y perfil Luis2 con la otra).
De este modo podremos simular con mayor realismo el intercambio de información vía Outlook entre dos interlocutores diferentes.
La  configuración de una segunda cuenta se realiza EXACTAMENTE, de la misma forma con la que ya hemos configurado la primera. De ese modo podríamos ensayar, envíos y recepciones entre esas dos cuentas, observando en las bandejas correspondientes de Outlook que nos llega un mensaje nuevo, que se envía, etc...
Muy importante: Si enviamos en Outlook desde nuestra cuenta Gmail un correo a la misma cuenta, ese correo no se recibe en la bandeja de entrada, es decir que enviar correos de una cuenta, a la misma cuenta, técnica que en ocasiones puede ser muy útil, no nos va a funcionar con cuentas de Gmail.
Esta posibilidad Sí está operativa trabajando con cuentas POP de empresa cuyos servidores no sean de Gmail.
Es frecuente a nivel de trabajo, cuando se envía un correo con cierta relevancia, colocarnos a nosotros mismos como destinatarios también de ese correo. De esa forma, si nosotros recibimos ese e-mail, estamos en condiciones de "casi" asegurar que el correo ha sido también recibido por el destinatario final.

Para enviar un correo, deberemos, desde la pantalla principal de Outlook, hacer clic en el botón Nuevo o bien Menú de Acciones - Nuevo mensaje, o bien Ctrl + U:

Se superpone en pantalla el panel de redacción de un nuevo correo y colocaremos en el apartado Para... la dirección de correo -correctamente escrita, sin dejar espacios en blanco- del destinatario (otra cuenta que no sea la nuestra desde la que enviamos). En este primer ejemplo luisangelgg@gmail.com
A continuación en el apartado Asunto: escribimos una frase de cabecera para que quien reciba este e-mail lea como asunto en su bandeja de entrada al recibir el correo... En este ejemplo PRUEBA DE CORREO
Por último escribiremos en la amplia zona inferior de texto, el contenido de nuestro mensaje como por ejemplo:
Hola, ésta es mi primera prueba.
Saludos.

Pulsamos el botón de Enviar:

Si con la pantalla de redacción de un correo en curso, hacemos clic sobre el icono que aparece en la barra de herramientas con la forma de un clip, podremos elegir un archivo, desde cualquier lugar de almacenamiento (disco duro, pen-drive, cd...) de nuestro PC para adjuntarlo al correo electrónico con el fin de enviar junto al texto del mensaje, uno o varios archivos Windows. A esta operación se le denomina Adjuntar archivos y la estudiaremos más a detalle en el capítulo siguiente:

El correo pasa temporalmente por la Bandeja de salida (en ésta carpeta aparece un número [1] de color verde y encerrado entre corchetes mientras se produce el envío...

Cuando ese número [1] que aparece en la bandeja de salida desaparece, podemos afirmar que el correo ha sido enviado.
Otra cosa bien distinta es que el destinatario lo reciba...

Nota: El que un correo haya sido enviado no significa necesariamente que el destinatario lo reciba. Podemos habernos equivocado a la hora de escribir y teclear la dirección de correo del destinatario y, básicamente, las situaciones que se pueden dar son dos:
1 - Que exista esa dirección mal escrita, que haya alguien que la posea y por lo tanto ese alguien reciba nuestro correo (lógicamente para esa persona seremos unos desconocidos por lo que ese correo terminará en su papelera con toda probabilidad).
2 - Que esa cuenta de correo no exista y por este motivo el administrador de correo nos enviará "de rebote" un correo -que recibiremos en nuestra Bandeja de entrada- advirtiéndonos que ese correo no fue bien enviado, que la dirección no existe y que nadie lo recibió. Ese mensaje recibido en nuestra bandeja de entrada suele tener la forma:

Y al abrirlo, aunque en inglés averiguamos cuál es la cuenta de correo no encontrada. El correo recibido tendrá una forma parecida a esta:

Muy interesante: Puede ser ahora un buen momento para, de no tener configurada en Outlook más que esta cuenta, contactemos con alguna persona por e-mail o cualquier otro medio solicitándola que nos envíe un correo a nuestra dirección. Nosotros lo recibiremos en la Bandeja de entrada.
Como inicialmente Outlook viene configurado para que se realice la acción de Enviar y recibir - para "empujar" los correos enviados que pudieran, por alguna causa, haber quedado en la Bandeja de salida, así como para "recoger" los mensajes que hayan sido recibidos en la carpeta del servidor de correo entrante y colocarlos en la Bandeja de entrada- cada 30 minutos, por no desear esperar tanto tiempo, nosotros realizaremos esa doble acción pulsando con la frecuencia que deseemos sobre el botón de Enviar y recibir:

...Aparece una pantalla que presenta el progreso de ese envío y recepción:

Y, de haber recibido algún correo nuevo, la Bandeja de entrada presentará dicho correo:

Cuando recibamos nuestro segundo correo (recordemos que el primero fue un mensaje de bienvenida por parte del equipo de Gmail para agradecer nuestra confianza) en la Bandeja de entrada, habremos comprobado que también estamos en condiciones de recibir e-mails de cualquier remitente tanto tenga una cuenta web como POP.

Una vez comprobado el De (quien nos lo envía) así como el Asunto (de que trata el correo), con doble clic en el mensaje recibido lo abriremos para leerlo de forma completa en una pantalla que se superpone con el mensaje (esta ventana de mensaje, la podremos maximizar, minimizar y tratar como cualquier otra ventana Windows).

Si el mensaje recibido tiene archivos adjuntos, aparecerá junto al mensaje, un icono con un clip en la columna de datos adjuntos -columna con un clip en la bandeja de entrada-:

En este caso, tras abrir el correo, sobre el mensaje del mismo, aparecerán en forma de botón, tantos elementos como archivos adjuntos nos hubieran sido enviados en dicho correo. Solo con hacer clic con el botón derecho del ratón en cada uno de ellos, el menú contextual que aparece se nos presentarán, básicamente, las opciones de, o bien Abrir ese archivo o bien Guardar como ese archivo en una unidad de almacenamiento de nuestro ordenador, normalmente nuestro disco duro:

CONCLUSIÓN:
En éste momento, disponemos de una cuenta de correo electrónico, la tenemos correctamente configurada en Outlook y estamos en disposición de utilizarla para comunicarnos por este medio con cualquier persona, empresa, entidad o colectivo del mundo. Aprendamos ahora a sacar el mejor y máximo rendimiento a esa cuenta y al programa que nos ocupa: Microsoft Outlook 2.007. El acto de configurar la cuenta ya no lo tendremos que realizar más veces a no ser que deseemos configurar otra cuenta diferente en este Outlook o bien configurar esta misma cuenta en otro Outlook de otro ordenador -en el trabajo, en el domicilio particular-...

Primera prueba: Enviar y recibir

Consejo: Utilizar una cuenta de correo tanto para aspectos profesionales como para asuntos particulares puede ser "peligroso". Si utilizamos una cuenta de correo para suscribirnos a determinados servicios en páginas web, hacer compras, recibir informaciones, responder a correos enviados a nivel particular por personas conocidas o no tan conocidas, se va a dar lugar a la recepción de numeroso correo maligno en dicha cuenta. A este tipo de correo maligno se le denomina correo Spam. Hoy en día estos correos saturan los buzones de las cuentas de correo por lo que es preciso evitar esto, sobre todo en las cuentas profesionales. MS Outlook 2007 está dotado de un eficaz filtro anti Spam, pero este consejo invita a tener configurada una cuenta a nivel profesional utilizable para fines de empresa y trabajo y otra cuenta de correo para uso privado (rellenado de formularios en Internet, aportarla en procesos de compra...). De esta modo, utilizando cuentas por separado, si la cuenta particular "llamémosla de ocio" se satura o degenera, dejaremos de utilizarla y nos crearemos otra -son gratuitas por ejemplo las cuentas de Gmail-. De esta forma la cuenta profesional se mantendrá "limpia" y solamente con correos de trabajo.

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