Cuando a la vuelta de un gran viaje se desea enseñar a una serie de personas en qué lugares se estuvo, comentando mediante el uso de la palabra las diferentes anécdotas, datos interesantes, lugares visitados, etc. se suele reunir a un auditorio de amigos en torno a un proyector de diapositivas para, tras ordenar en una secuencia adecuada las diferentes fotografías del viaje, hacer un pase de diapositivas mediante una proyección sobre una pantalla, a la vez que se comentan a modo de información los puntos más interesantes sobre cada una de las imágenes y ,en general, de la idea que se desea exponer (en este caso el viaje).

PowerPoint es un programa ofimático que permite crear presentaciones. Estas presentaciones, o pases de diapositivas, pueden ser presentadas a una audiencia de personas que van a ser las destinatarias de la idea que se quiere transmitir, mediante la proyección de las mismas bien a través del ordenador, si se dispone de un ordenador conectado a un cañón de proyección, o a través de un retroproyector, si previamente se imprimen en transparencias de acetato.

Por tanto, una presentación es una secuencia de diapositivas que contienen información de diferente naturaleza (texto, gráficos, imágenes, organigramas, sonidos, etc...) relacionada con un mismo tema y que son visualizadas según un orden lógico, definido idóneamente por el usuario, para presentar una idea, un producto, evaluar planes de trabajo o de mercado, etc. Este sistema de presentaciones es el más profesional, extendido e idóneo para comunicar, transmitir y vender ideas a colectivos de personas.

Si bien con Microsoft Word, los archivos estaban compuestos por páginas (fundamentalmente) y constituían archivos con extensión .DOCX, si bien en Excel los libros de cálculo se archivaban en ficheros con extensión .XLSX, cada archivo de PowerPoint  estará compuesto por N diapositivas dispuestas en un determinado orden, cada una de las cuales las  diseñará, dará contenido y forma el usuario. Todas esas diapositivas se almacenarán en un archivo que en el caso de PowerPoint tiene extensión .PPTX.

Una presentación tiene como fin llegar al destinatario de tal modo que éste asimile de una manera clara y sencilla la idea que se quiera transmitir. Para ello es necesario, en el caso de tratarse de una presentación que ofrezca un producto al mercado, persuadir al destinatario con el mensaje para que compre o se informe más profundamente sobre nuestro producto. En el caso de una presentación de una campaña de ventas dirigida a los empleados de una compañía, la intención final es que tengan perfectamente clara la estrategia, el producto, a quien va dirigido, las cifras sobre esos productos en gráficas, la competencia, la publicidad de apoyo...

Para la generación de una presentación, deberemos seguir unas pautas de trabajo, que podemos secuenciar de la siguiente manera:

1. Arrancan con un análisis profundo sobre la materia que se quiere tratar. Esta tarea de análisis suele ser la más dificultosa. 

Tras el análisis, se suele confeccionar un bosquejo de la idea inicial a modo de esquema, en donde se especifique:

• El volumen de información que se quiera representar, que se traducirá en el número diapositivas de las que va a constar la presentación.
• El público al que se destinará la presentación (empresas, empleados, personas a contratar, gente joven) o si se va a tratar de una presentación cíclica (que se repite una y otra vez) para ser expuesta, por ejemplo, en un escaparate de una inmobiliaria presentando una nueva urbanización.

2. Planificar bien la presentación sin improvisaciones es muy importante. Suele ser  interesante dividir la presentación en distintas etapas por ejemplo, en el caso de la presentación de un producto, las N primeras diapositivas sirvan para realizar una introducción, las N diapositivas siguientes creen la necesidad en el público, las otras diapositivas que describan modularmente el producto y para concluir un resumen que apuntale definitivamente la bondad de ese producto.